淺談中專學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、標準化管理

文/廣東省惠州市惠城職業(yè)技術(shù)學(xué)校 黃潔

淺談中專學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、標準化管理

文/廣東省惠州市惠城職業(yè)技術(shù)學(xué)校 黃潔

中專學(xué)校標準化、規(guī)范化的檔案管理是中專學(xué)校實現(xiàn)現(xiàn)代化的必由之路。本文將對中專學(xué)校檔案管理標準化、規(guī)范化的特點和內(nèi)容，以及檔案管理標準化、規(guī)范化的注意要點進行研究分析，以期給相關(guān)研究者以有益借鑒。

中專學(xué)校檔案管理；標準化；規(guī)范化；現(xiàn)代化

隨著教育教學(xué)改革的不斷深入，中專學(xué)校檔案管理的數(shù)量和種類不斷增加，給檔案的管理和利用造成了一定的困難。同時檔案的有效利用也對檔案管理提出了更高的要求。因此，中專學(xué)校進行檔案管理手段改革的任務(wù)十分緊迫。

一、中專學(xué)校檔案管理標準化、規(guī)范化的特點

（一）檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)要求較高。中專學(xué)校檔案管理人員的良好綜合素質(zhì)包括：良好的智力素質(zhì)、能力素質(zhì)、政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員必須具有較高水平的知識儲備，良好的基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識與交叉學(xué)科知識，熱愛自己所從事的工作，掌握得當(dāng)?shù)墓ぷ鞣椒ǎ瑩碛凶龊米陨砉ぷ鞯男判呐c激情。我們身處信息社會，檔案管理人員必須緊跟時代發(fā)展，處理解決好檔案管理工作中的各種問題，重視自身素質(zhì)的提升，不斷充實自身的檔案管理專業(yè)知識，具備熟練使用電子設(shè)備和多媒體設(shè)備的能力。

（二）檔案管理系統(tǒng)存儲量大、查閱方便。隨著多媒體管理方式的普遍應(yīng)用和“無紙辦公”的倡導(dǎo)，以計算機應(yīng)用為主要手段的工作模式逐漸取代傳統(tǒng)的管理模式?，F(xiàn)代檔案管理模式通過便利的文檔、靈活的文字軟件等分門別類地進行檔案管理，并形成檔案管理體系，能夠使得檔案閱取、查詢、溝通、利用更為方便。

（三）檔案管理成本較低?，F(xiàn)代化的檔案管理體系的容量很大，能夠合理地存儲很大容量的學(xué)生檔案，且能夠確保中專學(xué)校檔案管理的高效、安全運行，只需1～2位工作人員便可勝任繁雜的工作，極大地提高了檔案管理的工作效率，大大節(jié)省了檔案管理人力物力，降低了工作成本。

二、檔案管理工作標準化、規(guī)范化的內(nèi)容

（一）檔案管理技術(shù)的標準化、規(guī)范化。檔案管理技術(shù)是指通過檔案存儲、處理、加工、傳遞、溝通等先進應(yīng)用技術(shù)的使用，對印刷、復(fù)印、聲像和電子計算機技術(shù)進行廣泛的應(yīng)用，使檔案的管理、查閱、檢索、編目和各種統(tǒng)計工作規(guī)范、合理地處理。

（二）檔案管理組織的標準化、規(guī)范化。中專學(xué)校檔案工作的管理與組織，是在各種現(xiàn)代科學(xué)理論的指導(dǎo)下，在遵循檔案管理的客觀性基礎(chǔ)上，通過管理科學(xué)手段的運用，處理和研究檔案管理問題的，這樣能夠讓檔案管理機構(gòu)更加高效、管理方式更為科學(xué)、管理程序更加標準。

（三）檔案管理保護的標準化、規(guī)范化。檔案保護工作的現(xiàn)代化在傳統(tǒng)意義上來講主要是指檔案保護保管載體和檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的現(xiàn)代化。但是，隨著新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用，新型的檔案管理載體，比如，電子、機讀、聲像檔案等，這些存儲和記錄檔案管理信息的載體，有的是光學(xué)的，有的是磁性的，還有的是磁光性的。和傳統(tǒng)的檔案信息載體相比，新型檔案信息管理載體在使用方式、形成介質(zhì)和存儲模式上等的要求和特點是有很大區(qū)別的。因此，以新型檔案管理載體為手段的現(xiàn)代化檔案保護必將是檔案管理未來的主要研究方向。

三、中專學(xué)校在追求檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)注意的問題

（一）標準化、規(guī)范化的公文制法是基礎(chǔ)。檔案是由公文發(fā)展而來的，公文是檔案的前身。公文制法的水平與質(zhì)量，不但對公文本身具有一定的影響，而且對于檔案后續(xù)的質(zhì)量，進而對檔案管理標準化、規(guī)范化的質(zhì)量也具有很大的影響。所以，在追求檔案管理現(xiàn)代化的過程中，中專學(xué)校必須首先處理好公文制法的標準化、規(guī)范化，提升檔案管理的實體質(zhì)量，為規(guī)范化、標準化的檔案管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）“以我為主”的立卷歸檔原則是關(guān)鍵。無序化的立卷組合和重復(fù)性的相近公文是妨礙檔案管理工作標準化的一個重要問題。因此，要想讓檔案管理利用和檔案管理保管實現(xiàn)最大化的價值，就必須在工作實際中，始終堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，讓檔案檢索利用更為方便，讓檔案案卷更為完整，這樣才有助于檔案管理目標的實現(xiàn)。

（三）提升檔案案卷質(zhì)量是可靠保證。在檔案管理規(guī)范化過程中，檔案案卷裝訂水平和檔案立卷方法是十分重要的影響因素。檔案管理工作人員對不同門類的檔案必須細致認真地進行鑒定、收集、整理、接收和存儲，確保檔案或者載體的方便、完整和安全。認真檢查和確認移交的各種檔案資料和檔案案卷，及時處理所出現(xiàn)的問題。對于那些已經(jīng)整理完的檔案案卷和資料要進行及時地統(tǒng)計、鑒定和上架。要特別重視會議簡介、檢索工具、文件匯編等的編研工作，注重對各機構(gòu)有關(guān)工作的幫扶與指導(dǎo)。對于檔案日常管理工作人員，要不斷學(xué)習(xí)理論知識，兢兢業(yè)業(yè)、努力鉆研，不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力與業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時對檔案管理現(xiàn)代化的應(yīng)用設(shè)備，積極主動地了解熟悉和掌握相關(guān)維護技術(shù)和使用技巧，為自身工作的順利進行提供堅實的技能基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

檔案管理工作涉及中專學(xué)校管理的方方面面，必須在統(tǒng)一思想認識的基礎(chǔ)上，讓廣大中專教師在工作實際中主動了解檔案管理工作，全力支持檔案管理工作，這樣檔案管理工作才能不斷朝著標準化、規(guī)范化的方向發(fā)展，才能讓檔案管理在學(xué)校教育管理中發(fā)揮更大的作用。

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［3］徐凱歌.高校檔案信息化建設(shè)與管理探索［J］.中國教育信息化，2010（19）.

［4］秦林鳳.淺談學(xué)校檔案資料的收集整理工作［J］.科技致富向?qū)В?011（35）.