流動人員人事檔案管理存在的問題及對策

文/四川省廣元市蒼溪縣人才交流中心 張桂華

流動人員人事檔案管理存在的問題及對策

文/四川省廣元市蒼溪縣人才交流中心 張桂華

在流動人員人事檔案的管理過程中，時常會產(chǎn)生各種各樣的問題，導致檔案無法得到高效管理。因此，必須要采取正確的措施，加強對流動人員人事檔案的管理力度。本文以蒼溪縣為例，分析了流動人員人事檔案管理中存在的問題，然后從實際出發(fā)，探討了流動人員人事檔案管理的改進對策，以期能為優(yōu)化蒼溪縣的人事管理工作貢獻一分力量。

流動人員；人事檔案；管理；問題；對策

隨著市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，人事制度改革也逐漸發(fā)生變化，國內(nèi)人員流動日趨頻繁，規(guī)模也在擴張當中。人員流動在某種程度上推動了社會經(jīng)濟的發(fā)展，但同時也引發(fā)了不少關于人事檔案管理的現(xiàn)實問題。當前，蒼溪縣在流動人員人事檔案管理方面，還存有一些問題。我縣應當嚴格遵守國家相關政策法規(guī)，積極采取合理措施，提升流動人員人事檔案的管理質(zhì)量。

一、流動人員人事檔案管理存在的問題

（一）流動人員人事檔案管理政策相對落后。流動人員的人事檔案管理難以滿足市場經(jīng)濟發(fā)展的必然需求。其檔案大多歸單位管理，而不少單位為了留住人才，用卡檔案的方式阻止人才跳槽。此外，還有不少流動人員對檔案的性質(zhì)與意義認識不清，缺乏保護檔案的理念，甚至主動放棄檔案。這就導致其工齡無據(jù)可算，戶口也沒地方掛靠，一些職稱難以申報，且考研、出國審核等證明也不能開具，為當事人帶來了難以估量的損失。

（二）信息查找不方便。當前我縣的流動人員檔案繁多，且沒有對這類檔案進行歸類處理，查找起來十分不便。此外，流動人員的檔案轉(zhuǎn)交制度也不夠完善，經(jīng)常會有移交不及時等現(xiàn)象發(fā)生，使得檔案管理工作缺乏應有的嚴謹性和完整性。有的檔案甚至被涂改或丟失，無法反映出真實情況，但管理工作還缺乏一定的規(guī)范性。

（三）信息化程度不足?，F(xiàn)階段，我縣流動人員人事檔案管理還存在信息化程度不高的現(xiàn)象。沒有引進新型設備與信息技術(shù)，導致管理效率不高，管理質(zhì)量下降，無法適應當前社會數(shù)據(jù)化、信息化、網(wǎng)絡化的發(fā)展需求。而一些檔案管理人員也沒有主動學習新的信息技術(shù)，使得信息化管理很難普及開來。

二、問題產(chǎn)生的主要原因

（一）人才流動頻繁。現(xiàn)階段，我縣人才流動越來越頻繁，僅2016年流動人員轉(zhuǎn)檔300人次，縱觀國內(nèi)各個地區(qū)，其流動人員人事檔案的數(shù)目也在逐步增加。在這樣的情況下，許多無人問津的人事檔案層出不窮。初步統(tǒng)計，我縣近幾年流動人員人事檔案已經(jīng)超出了5000份，而“棄檔”則達到了100多份，有些檔案保存時間已經(jīng)超出了十年。在這樣的情況下，流動人員人事檔案管理政策就很難跟上人才流動的速度，導致管理出現(xiàn)問題。

（二）管理工作缺乏規(guī)范性。管理工作不夠規(guī)范，這是造成我縣檔案信息查找不方便的最主要因素。全縣流動人員的檔案來源比較廣泛，其內(nèi)容也相對繁雜，通常一類檔案中就包含了各種人員，比如老師、科研人員、管理人員等，因而每一份檔案的內(nèi)容都存在較大差異。這些人員的檔案全部集中在我縣檔案中心，就會顯得雜亂無章，難以管理。

（三）管理人員素質(zhì)不高。檔案管理信息化程度不足，究其原因主要還是由于管理人員素質(zhì)不夠高。我縣目前的流動人員人事檔案管理人員依舊缺乏足夠的專業(yè)技術(shù)知識，有的人員甚至還不熟悉人事檔案的管理規(guī)定，也未能合理運用檔案管理方法與技能。此外，有的檔案管理人員還是兼職，自身未具備人事檔案管理的專業(yè)知識和技能，也難以勝任此類檔案管理工作。

三、流動人員人事檔案管理的改進對策

（一）完善流動人員人事檔案管理制度。從我縣實際情況出發(fā)，應當及時更新流動人員人事檔案管理制度，使我縣流動人員檔案管理辦法能夠緊跟經(jīng)濟社會發(fā)展步伐。我縣可以借助人事代理制度，樹立起流動人員人事檔案社會化公共服務管理的新形式。該制度主要是讓代理機構(gòu)根據(jù)我國政策法規(guī)的最新標準，在單位及個人委托的基礎之上，依據(jù)社會化服務模式，代為處理相關人事業(yè)務。這一方法能夠?qū)⑷耸鹿芾砗腿藛T運用割離開來，使單位人變成社會人。人事管理工作落到實處，就可以讓代理機構(gòu)全權(quán)負責處理。這一模式能轉(zhuǎn)變之前人事檔案封閉式、分散式管理的狀況，促使其朝著社會化、開放化的趨勢發(fā)展。同時還避免了人事檔案對單位過于依附的問題，賦予了流動人員人事檔案更多生命力。如此一來，流動人員人事檔案的管理制度能得到進一步完善，管理方式也能更加統(tǒng)一，有助于將“死檔案”變成“活檔案”，促進蒼溪縣檔案管理工作的開展。

（二）實行規(guī)范化管理，建立多種查找途徑。提倡對單位中的全部流動人員人事檔案實施規(guī)范化管理，并對其進行詳細分類。要根據(jù)當事人的名稱、性別、年齡、學歷、工作經(jīng)驗等，實行重新劃分與組織，同時建立多元化的查找途徑，讓檔案信息更容易被查詢和運用。人事檔案管理一定要按照相關制度進行操作，如需查詢、借閱此類檔案的有關資料，則必須辦理審批手續(xù)，不可讓閑雜人等隨意獲取檔案材料。查閱人員不可私自對外公開檔案內(nèi)容，如果是關系到國家機密的檔案，更需嚴加管理，不能任意涂抹、修改、撤銷、丟棄等。單位可以建立起獨立的人事檔案資料庫，對其實施科學規(guī)范的管理。

（三）提高管理人員素質(zhì)，推行信息化管理。針對管理人員素質(zhì)不高的情況，必須要建立并完善有關規(guī)章制度，強化對檔案管理工作的理論及實踐研究，提高檔案管理人員相關待遇，改善工作環(huán)境，建立專業(yè)檔案管理人員隊伍，對管理人員進行定期培訓，逐步提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力。流動人員人事檔案管理人員一定要全面意識到檔案管理工作的重要意義，要主動利用各種資源提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，改進工作方法。此外，對于信息化不足的問題，我縣應當積極引進現(xiàn)代化信息技術(shù)與管理手段，讓人事檔案管理人員學好信息技術(shù)與新型管理方法，運用電子文件、計算機、互聯(lián)網(wǎng)、光盤等信息化元素進行檔案管理。相關部門要添置現(xiàn)代化信息設備，創(chuàng)建流動人員人事檔案信息資料庫，做好光盤保存與管理工作，開發(fā)信息軟件，全面推行網(wǎng)絡服務。

四、結(jié)束語

加強流動人員人事檔案的管理工作，對當事人與企事業(yè)單位而言都十分有利。做好流動人員的人事檔案管理，能夠為我縣發(fā)展提供有力的根本保障。在新時期下，我縣流動人員逐漸增加，要做好人事檔案優(yōu)化工作，就必須掌握科學有效的管理方法，提高人才素質(zhì)，加強檔案資源開發(fā)意識，使管理工作能夠符合社會經(jīng)濟快速發(fā)展的現(xiàn)實需要。

［1］胡浩媛.淺議流動人員人事檔案管理存在的問題及對策［J］.廣西政法管理干部學院學報，2014（03）:127-129.

［2］王魯花等.新時期流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀、問題及對策［J］.人才資源開發(fā)，2014（16）:3-4.

［3］劉娟.流動人員人事檔案管理存在的問題以及改進措施［J］.山東工會論壇，2014（03）:87-88.