事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索

文/湖北省荊州市道路運(yùn)輸管理局 鄧決

事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索

文/湖北省荊州市道路運(yùn)輸管理局 鄧決

事業(yè)單位檔案管理工作困難重重，缺少外部監(jiān)督，獨(dú)立性強(qiáng)，存在條塊分割不明、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級(jí)管理存在固有矛盾與沖突、檔案室自身行政化傾向越來(lái)越明顯、檔案室自身各自為政、“私人檔案”、文件管理與檔案管理割裂等問(wèn)題，致使檔案管理的效率低下，檔案的價(jià)值得不到發(fā)揮。事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化應(yīng)著重解決過(guò)度集權(quán)、黨政合一、政事不分三個(gè)方面的問(wèn)題，明確改革的目標(biāo)，注重市場(chǎng)化、法制化、社會(huì)化、現(xiàn)代化。

事業(yè)單位；檔案管理；工作優(yōu)化途徑

檔案管理的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用。檔案管理是事業(yè)單位管理的重要組成部分，其管理的效用直接反映機(jī)構(gòu)的管理水平，直接影響人力資源管理、行政管理等相關(guān)管理領(lǐng)域活動(dòng)。不同于其他管理機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位人員調(diào)動(dòng)相對(duì)少，權(quán)利更加集中，缺少外部監(jiān)督，在我國(guó)許多事業(yè)單位名義屬于獨(dú)立機(jī)構(gòu)，但都受到政府行政部門的管轄，改革阻力大，檔案管理水平低。

一、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)與問(wèn)題

受政治體制影響，我國(guó)事業(yè)單位實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”體制與“雙重管理”模式，黨、政檔案統(tǒng)一管理并服從黨的領(lǐng)導(dǎo)。實(shí)踐證實(shí)，這種符合我國(guó)特色的檔案管理策略，客觀上為檔案的保管、利用提供了制度保障，符合我國(guó)實(shí)際國(guó)情，有利于檔案的完整與安全，符合精簡(jiǎn)、統(tǒng)一、效能的原則，在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，檔案事業(yè)發(fā)展得到監(jiān)督與保障，實(shí)現(xiàn)了快速平穩(wěn)發(fā)展。

隨著時(shí)間的推移，舊有的事業(yè)單位檔案管理也暴露出許多問(wèn)題，主要體現(xiàn)在：1.條塊分割問(wèn)題，在實(shí)際工作過(guò)程中，出現(xiàn)權(quán)利、信息兩條傳遞路線，管理空間條塊重疊交錯(cuò)，許多管理制度都有助于上級(jí)機(jī)構(gòu)強(qiáng)化對(duì)下級(jí)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)利，破壞了上下級(jí)職能部門的穩(wěn)定性。2.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理存在固有矛盾與沖突，部分地方事業(yè)單位在沒(méi)有與地方檔案行政管理部門協(xié)商的情況下，便制定內(nèi)部的檔案管理要求，這些要求可能與實(shí)際情況不符，如某事業(yè)單位要求某人限時(shí)從原單位調(diào)動(dòng)檔案，但實(shí)際情況是原單位檔案調(diào)動(dòng)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，許多事業(yè)單位檔案受多個(gè)部門管轄，同時(shí)有的事業(yè)單位拒絕接受當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。3.檔案室自身行政化傾向越來(lái)越明顯，事業(yè)單位往往混淆于行政部門、事業(yè)部門職權(quán)，事業(yè)單位在合并后事業(yè)職能弱化，許多單位人員更愿意爭(zhēng)取公務(wù)員資格，不利于事業(yè)單位檔案管理專業(yè)化的發(fā)展，從法律角度來(lái)看“局館合一”體制也容易造成法律責(zé)任不清問(wèn)題，如在出現(xiàn)檔案損毀、丟失情況時(shí)，往往互相推諉。4.檔案室自身各自為政，各種類型的檔案管理五花八門，事業(yè)單位建立“私人檔案”問(wèn)題仍十分普遍。5.從制度上、工作環(huán)境上看，文件管理、檔案管理割裂，影響管理的效率。

二、 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑

事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化應(yīng)著重解決過(guò)度集權(quán)、黨政合一、政事不分三個(gè)方面的問(wèn)題，同時(shí)積極改革。近年來(lái)，信息技術(shù)飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)背景下信息的利用效率明顯提升，電子檔案得到廣泛應(yīng)用，也給檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。改革的主要目標(biāo)從長(zhǎng)期來(lái)看，應(yīng)進(jìn)行體制改革；從短期來(lái)看，應(yīng)重新規(guī)范檔案管理機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位之間的關(guān)系，明確檔案機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位的地位與功能，建立與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的管理體制。

（一）市場(chǎng)化。事業(yè)單位需要將承擔(dān)的任務(wù)交給市場(chǎng)調(diào)節(jié)，以某專項(xiàng)運(yùn)動(dòng)管理中心為例，其堅(jiān)持市場(chǎng)化改革，一手抓、一手放，推動(dòng)體育市場(chǎng)發(fā)展，鼓勵(lì)市場(chǎng)主體參與體育事業(yè)，運(yùn)動(dòng)聯(lián)賽就是在這種思想下建立的。但遺憾的是，因種種原因，這些聯(lián)賽的市場(chǎng)化水平仍明顯不足，事業(yè)單位的干預(yù)強(qiáng)度仍較大，不僅使體育愛(ài)好者怨聲載道，還嚴(yán)重挫傷了參與企業(yè)的積極性。事業(yè)單位應(yīng)將市場(chǎng)自由競(jìng)爭(zhēng)文化帶入到檔案管理中來(lái)，從而促進(jìn)檔案工作改革開放、創(chuàng)新發(fā)展。

（二）法制化。依法治檔是檔案管理工作改革的重點(diǎn)，包括事業(yè)單位管理組織、編制、職能、工作程序都需要法制化，打破人治化的特征。當(dāng)前事業(yè)單位缺乏有效的外部監(jiān)督，法制化進(jìn)程十分緩慢，檔案管理仍受舊有的傳統(tǒng)習(xí)慣影響，權(quán)高位重者存在無(wú)視管理制度、干涉檔案管理活動(dòng)的現(xiàn)象。加強(qiáng)檔案管理法制化刻不容緩，將原來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)管理模式改為依法管理模式。

（三）社會(huì)化。事業(yè)單位是承擔(dān)發(fā)展社會(huì)事業(yè)責(zé)任的機(jī)構(gòu)，更不應(yīng)該脫離社會(huì)，應(yīng)充分利用社會(huì)、市場(chǎng)的力量進(jìn)行檔案事業(yè)的改革，一是需要還權(quán)給社會(huì)，不應(yīng)大包大攬。二是需要控制權(quán)利的范圍，接受社會(huì)的制約、監(jiān)督。近年來(lái)，媒體曝光的冒名頂替上大學(xué)、年齡簡(jiǎn)歷造假等事件，一方面反映了的確存在以權(quán)謀私、檔案管理被權(quán)力腐蝕的情況。另一方面也反映了社會(huì)大眾特別是新聞媒體發(fā)揮了監(jiān)督作用，客觀上為事業(yè)單位檔案管理社會(huì)化提供了外部動(dòng)力。事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)勇于接受大眾的監(jiān)督，打破過(guò)去相對(duì)隱秘的工作方式。

（四）現(xiàn)代化。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作也逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理者應(yīng)努力提高信息化技術(shù)水平，引入信息存儲(chǔ)、處理、輸送的設(shè)備，挖掘檔案管理的價(jià)值，使檔案管理更受重視，形成良性循環(huán)。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理改革不可能一蹴而就，現(xiàn)階段需要突破的問(wèn)題還不少。有志者應(yīng)確立近遠(yuǎn)期目標(biāo)，循序漸進(jìn)，借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，充分挖掘事業(yè)機(jī)構(gòu)內(nèi)所有人員的智慧，發(fā)揚(yáng)民族精神，群策群力，建立符合現(xiàn)階段事業(yè)單位自身特點(diǎn)的檔案管理方法，提高管理的效用。

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