淺談如何做好辦公室文秘工作

文/神木匯森涼水井礦業(yè)有限責(zé)任公司 賀彥龍

淺談如何做好辦公室文秘工作

文/神木匯森涼水井礦業(yè)有限責(zé)任公司 賀彥龍

本文論述了做好辦公室文秘工作要具備的技能和素質(zhì)，結(jié)合學(xué)習(xí)談體會(huì)認(rèn)識(shí)。

辦公室文秘工作；素質(zhì)；體會(huì)

近日，有幸讀到一篇文章——《論文稿寫手的職業(yè)意識(shí)》，作者雄文。作為一名“文稿寫手”，讀罷，掩卷而思，該篇文章結(jié)構(gòu)精巧、語(yǔ)言優(yōu)美、內(nèi)容豐富、引經(jīng)據(jù)典、發(fā)人深思，勘稱“雄文”。

文章指出：“文稿寫手的職業(yè)意識(shí)，是人們對(duì)寫手職業(yè)角色的認(rèn)知、意向、評(píng)價(jià)、情感和態(tài)度等心理成分的綜合反映，是寫手職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能、職業(yè)作風(fēng)、職業(yè)道德、職業(yè)行為等職業(yè)要素的綜合，是每個(gè)出彩寫手必須具備的最基本的職業(yè)規(guī)范”，并從具備“稿比天大”的至上意識(shí)、登高望遠(yuǎn)的“上位”意識(shí)、敢于突破的“出位”意識(shí)、精益求精的工匠精神、勤撿“石頭”的儲(chǔ)備意識(shí)等九個(gè)方面表達(dá)了作者的觀點(diǎn)。結(jié)合自身工作實(shí)際，感觸良多，受益匪淺。本文就如何做好辦公室文秘工作淺談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、熱愛(ài)文秘事業(yè)，自覺(jué)扛起責(zé)任

愛(ài)默生說(shuō)過(guò)，“有史以來(lái)，沒(méi)有任何一件偉大的事業(yè)不是因?yàn)闊崆槎晒Φ摹薄Ｎ拿毓ぷ魇羌嗖钍?，只有熱?ài)文秘工作的人，具備甘當(dāng)文秘人員的職業(yè)認(rèn)同，才能自覺(jué)以良好的工作態(tài)度、工作精神、工作標(biāo)準(zhǔn)要求自己，規(guī)范自己，磨練自己，才能擁有“三不怕” （不怕寫、寫不怕、怕不寫）的敬業(yè)情懷，苦中作樂(lè)，不管遇到什么困難，都能出色地完成任務(wù)。辦公室文秘工作處于組織的中心位置，文秘人員的寫作行為不是個(gè)人行為，是為組織撰稿。文秘人員撰寫的文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、總結(jié)材料、匯報(bào)材料、經(jīng)驗(yàn)材料等文稿本身的特殊重要性決定了文秘人員的特殊重要性。作為文秘人員，必須認(rèn)識(shí)到這一特殊重要性，并將組織的事業(yè)和個(gè)人的工作緊密地聯(lián)系起來(lái)，增強(qiáng)工作的榮譽(yù)感、責(zé)任感，干一行、愛(ài)一行、精一行。

二、培養(yǎng)職業(yè)意識(shí)，保證工作質(zhì)量

一是樹(shù)立換位意識(shí)。所謂換位意識(shí)，就是從文稿的使用組織或個(gè)人的角度來(lái)思考和撰擬文稿。撰寫文稿不是作者的自我表述，而是一種代擬工作。文秘人員必須完全以用稿組織或領(lǐng)導(dǎo)的身份和角度來(lái)思考，來(lái)撰寫，即所謂“關(guān)起門來(lái)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)”“關(guān)起門來(lái)代表組織”。要設(shè)身處地考慮組織或領(lǐng)導(dǎo)所處的各種背景，考慮受眾情況；必須站在全局思考，服務(wù)大局需要；必須做“心靈捕手”，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急、慮領(lǐng)導(dǎo)之所慮。

二是樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。文稿工作要出彩，需要自覺(jué)摒棄“死框框、硬套套”，不斷追求創(chuàng)新、追求超越自我的精神。學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的源泉。作文文秘人員，要不斷學(xué)習(xí)充電，積極更新已有思想，走出自我認(rèn)知局限。要注重在形勢(shì)的變化中找到認(rèn)知的突破口，以新的認(rèn)知適應(yīng)新的形勢(shì)。要學(xué)習(xí)政府部門、上級(jí)單位有關(guān)精神，同本單位工作實(shí)際結(jié)合起來(lái)，提高自己的認(rèn)識(shí)。要走出思維定勢(shì)、僵化模式，積極研究新情況、采用新方法、解決新問(wèn)題。

三是發(fā)揚(yáng)工匠精神。文秘工作無(wú)小事，國(guó)家強(qiáng)調(diào)工匠精神，這不僅對(duì)制造業(yè)等生產(chǎn)行業(yè)具有重要意義，而且對(duì)文秘工作也同樣具有指導(dǎo)作用。文秘工作作為文字工匠，要寫出高質(zhì)量文稿，必須發(fā)揚(yáng)工匠精神，增強(qiáng)工匠意識(shí)。在寫作過(guò)程中，要具有高度認(rèn)真的工作態(tài)度，高度專注的工作狀態(tài)，精益求精的價(jià)值取向，必須“想得到、做得細(xì)、抓得實(shí)”，精雕細(xì)刻，字斟句酌，追求精品。

四是樹(shù)立儲(chǔ)備意識(shí)。“天才在于積累”，作為一名文秘人員，必須善于 “撿石頭”，通過(guò)各種途徑，積累與寫作有關(guān)的點(diǎn)滴素材，包括思想觀點(diǎn)、政策舉措及數(shù)據(jù)案例等，以備寫作之用。要加強(qiáng)順便撿，在日常工作生活中，有些零散材料當(dāng)時(shí)看起來(lái)不起眼、不成形，但卻是日后寫作中必不可少的原料。要開(kāi)展專門撿，通過(guò)閱讀書籍報(bào)刊、瀏覽網(wǎng)頁(yè)、學(xué)習(xí)有關(guān)文件、調(diào)研等，發(fā)現(xiàn)有價(jià)值素材，并勤做筆記。通過(guò)不斷地積累儲(chǔ)備，豐富知識(shí)內(nèi)容，提高寫作水平。

三、爭(zhēng)做出彩寫手，書寫非凡人生

夢(mèng)想是人生的方向，也是工作的動(dòng)力。作為文秘人員，要心中有夢(mèng)。這個(gè)夢(mèng)想就是職業(yè)規(guī)劃，要樹(shù)立爭(zhēng)做出彩寫手的職業(yè)愿景，以此來(lái)不斷激勵(lì)自己，不忘初心，低調(diào)奉獻(xiàn)，務(wù)實(shí)精進(jìn)，正確看待一時(shí)榮辱得失，高度敬業(yè)、全身心投入、不斷完善自我，以自己的優(yōu)秀工作業(yè)績(jī)，贏得組織認(rèn)可，憑實(shí)干讓夢(mèng)想成真、為人生添彩。