關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的具體分析

吳　凡

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關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的具體分析

吳凡

【摘 要】本文對(duì)目前國(guó)內(nèi)各事業(yè)單位的人事檔案管理進(jìn)行了具體分析，對(duì)管理工作中存在的問題以及管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行了探討，希望對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的健康發(fā)展有所幫助。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 人事檔案管理 規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化

一、人事檔案管理的重要性和現(xiàn)狀

人事檔案管理對(duì)事業(yè)單位的重要性主要表現(xiàn)在對(duì)優(yōu)秀人才的挖掘和對(duì)人員的個(gè)人發(fā)展上。人事檔案是記錄和發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才的重要手段，通過查閱人員的個(gè)人檔案，可大致對(duì)其能力和各方面素質(zhì)有一個(gè)較為準(zhǔn)確的判斷，從而更加客觀地評(píng)價(jià)內(nèi)部人員，方便部門領(lǐng)導(dǎo)做出適合單位發(fā)展的人事調(diào)整，大大提升了效率。從另一方面來說，人事檔案也有利于提升人員的工作積極性，從而進(jìn)一步提升工作質(zhì)量，因?yàn)閷?duì)于人員來說，人事檔案反映了自己的能力和經(jīng)驗(yàn)，是自己努力工作的記錄，也是個(gè)人謀求更高發(fā)展的前提。目前我國(guó)事業(yè)單位在人事檔案管理上的工作難度越來越大，傳統(tǒng)的管理方式已無法適應(yīng)現(xiàn)代的更為復(fù)雜的管理環(huán)境，唯有通過重新對(duì)人事檔案管理進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化才能解決新出現(xiàn)的問題，促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

二、管理中出現(xiàn)的主要問題

（一）管理的信息化水平較低

隨著社會(huì)環(huán)境日益復(fù)雜多變，事業(yè)單位的人事檔案管理也越來越繁瑣。信息化技術(shù)作為新時(shí)期的重要科技成果，在很多領(lǐng)域受到應(yīng)用，不僅在很大程度上減輕了相關(guān)部門人員的工作壓力，還有效的提升了工作質(zhì)量，減小了出錯(cuò)率，同時(shí)還減少了紙質(zhì)檔案的使用，節(jié)約了資源，更易于保存。但在多數(shù)事業(yè)單位中，信息化技術(shù)并未被成熟的運(yùn)用，這一方面是由于人員素質(zhì)較低，對(duì)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)缺乏清楚的認(rèn)識(shí)，另一方面是由于相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的不重視，從而延誤了跟隨時(shí)代步伐發(fā)展自身的良好契機(jī)。因此，加大培養(yǎng)信息技術(shù)專業(yè)人員，引進(jìn)先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)，提升人事檔案管理的信息化水平，成為事業(yè)單位提升管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。

（二）人事檔案的更新速度較慢

人事檔案工作進(jìn)度要與單位的整體步伐相一致，及時(shí)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行更新和完善，從而避免因相關(guān)人員的懈怠耽誤單位員工的個(gè)人發(fā)展。但在目前事業(yè)單位中，對(duì)人員的檔案記錄少之又少，大多檔案僅僅標(biāo)明人員的部分履歷，既未對(duì)人員的整個(gè)工作情況進(jìn)行記錄，也未及時(shí)更新其最新工作動(dòng)態(tài)，這無疑對(duì)人員未來的個(gè)人發(fā)展造成一定阻礙，也不利于事業(yè)單位的正常發(fā)展。因此，有必要提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理水平，保證檔案更新工作的正常進(jìn)行。

（三）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視力度不夠

人事檔案管理工作質(zhì)量的好壞，歸根結(jié)底取決于部門領(lǐng)導(dǎo)在該項(xiàng)工作上的認(rèn)識(shí)。由于我國(guó)改革開放尚未達(dá)到十分成熟的階段，使得多數(shù)人員的思想認(rèn)識(shí)并未得到及時(shí)轉(zhuǎn)化，在很多關(guān)鍵問題上沒有較清晰的理解，從而在相關(guān)政策的貫徹落實(shí)工作上沒有做到位，影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。從另一方面來看，由于新形勢(shì)下單位的工作變得更加繁瑣復(fù)雜，人員的數(shù)量和種類也在不斷增加，這在一定程度上增加了人事檔案管理的工作量和難度，但是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并未及時(shí)采取有效的措施來應(yīng)對(duì)這一狀況，從而造成了檔案處理滯后、設(shè)備配備不齊全以及人事檔案保管不善等問題。

三、人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化措施

（一）提高信息化水平，充分運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段

通過引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，加大推行現(xiàn)代化管理，提高信息技術(shù)在管理中的應(yīng)用程度，可有效地對(duì)人事檔案管理進(jìn)行規(guī)范，從而保障管理工作與時(shí)俱進(jìn)良好發(fā)展。部門人員應(yīng)充分利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)來作為檔案管理的輔助工具，利用計(jì)算機(jī)記錄和更新單位人員的工作情況，利用掃描等技術(shù)來將之前的紙質(zhì)資料保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，使檔案管理工作更加高效，同時(shí)也提升了工作質(zhì)量，使管理更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）轉(zhuǎn)變思想意識(shí)，提升重視力度

通過轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)和基層人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，可有效保障管理工作的順利推進(jìn)，從而進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)作為決策的制定者，首先應(yīng)將自身的認(rèn)識(shí)提升到較高的水平，要對(duì)國(guó)外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和管理手段有透徹的理解，這樣才能更加準(zhǔn)確的把握事業(yè)單位發(fā)展和前進(jìn)方向的工作。與此同時(shí)，要加大對(duì)基層員工在專業(yè)素質(zhì)等方面的培養(yǎng)力度，強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，提升人員的責(zé)任心和使命感，鼓勵(lì)實(shí)事求是的工作態(tài)度，提升人員對(duì)計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用能力，從而保證檔案管理工作服務(wù)水平，達(dá)到進(jìn)一步提升人事檔案管理的質(zhì)量的目的。

四、結(jié)語

總而言之，新形勢(shì)下的事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化工作刻不容緩。加大對(duì)檔案管理的重視力度，提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)水平，轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的思想意識(shí)，建立健全相應(yīng)的管理制度，充分運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，提升檔案管理信息化水平，對(duì)于事業(yè)單位的人事檔案管理具有重要的意義，可以在很大程度上促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。本文對(duì)目前大多數(shù)事業(yè)單位在人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行了仔細(xì)分析，并客觀詳細(xì)地探討了使管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方法，為相關(guān)研究人員提供了一定幫助。

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（作者單位：哈爾濱市呼蘭區(qū)計(jì)劃生育服務(wù)中心）