規(guī)范與統(tǒng)一
——文秘工作與檔案管理的銜接

文/江蘇省南通中等專業(yè)學校 蘇娟

規(guī)范與統(tǒng)一
——文秘工作與檔案管理的銜接

文/江蘇省南通中等專業(yè)學校 蘇娟

在實際工作中，我們要提高文秘人員的文檔一體化意識，將工作落實到文秘的日常工作中，強化文秘工作與檔案管理的全程管理，保證每一個工序的質(zhì)量過硬、責任優(yōu)先，開展文秘工作與檔案管理的立卷歸檔，及時對于公文內(nèi)容進行鑒定、編序、分檔和保管，實現(xiàn)文秘工作與檔案管理的規(guī)范統(tǒng)一。

文秘工作；檔案管理；規(guī)范；統(tǒng)一

現(xiàn)代文秘工作是配合公司領導、管理部門完成公司的運營決策執(zhí)行和行政管理執(zhí)行的重要組成部分，而在行政管理、組織運轉和績效考核中會產(chǎn)生大量的檔案管理資料。可以說，文秘工作與檔案管理是兩項相輔相成、相互影響的公司運營產(chǎn)物。當前，我國很多單位，尤其是事業(yè)單位，文秘工作與檔案管理還處在分塊管理、相互獨立的狀態(tài)，其不能有效推進文秘工作與檔案管理的一體化建設，不能充分實現(xiàn)文秘工作的時效性管理，阻礙了檔案管理工作的延伸和拓展，不利于文秘工作與檔案管理的銜接。因此，加強文秘工作與檔案管理的規(guī)范與統(tǒng)一，已經(jīng)成為了很多公司管理者的共識。

一、現(xiàn)階段文秘工作與檔案管理銜接存在的問題

現(xiàn)階段，我國文秘工作與檔案管理還處在相互獨立的狀態(tài)，兩者之間相互脫節(jié)，而在具體管理工作中極不規(guī)范，而文秘人員的檔案管理意識淡薄也是不能忽略的問題。

（一）文秘工作與檔案管理相互脫節(jié)。在當今信息時代，公司的管理和運營會產(chǎn)生大量的信息資料，而它就涉及到文秘處理工作和檔案管理工作這兩大模塊。其中，文秘工作主要負責處理的是公司運營管理所產(chǎn)生的文件，它涉及到文件的擬定、印發(fā)、傳閱、整理和保管等，而檔案管理主要負責文件的歸檔、鑒定、編序、分檔、保管和調(diào)閱，可以說，文秘工作主要負責文件的制定、流通和管理，而檔案管理主要負責文件的回收、歸納和保存。當前，我國很多公司將文秘工作與檔案管理分類管理、區(qū)別對待，忽視了文秘工作與檔案管理的關聯(lián)關系，其相互脫節(jié)的狀況很難保證文秘工作能夠給檔案管理提供有保存價值的文件，而檔案管理也很難保證給文秘工作提供有價值的檔案文件信息。它們之間成為了兩個獨立的部門，相互之間失去了關聯(lián)。

（二）文秘工作與檔案管理工作不規(guī)范。在現(xiàn)代信息化時代，要在公司海量的文檔信息中提取到有文檔管理和保存價值的信息，就必須從文檔的擬定開始就建立嚴格的操作規(guī)范和使用規(guī)程，而我國很多公司在開展文秘工作與檔案管理工作時則很難保證足夠的規(guī)范。首先，文秘工作的操作不規(guī)范，紙張使用很難保證達標。根據(jù)國家關于文書工作的有關規(guī)定，對于印刷紙和復印紙都有明確的規(guī)定，但長期以來，我國文秘工作的辦公用紙很多不能達到克數(shù)要求，不利于后續(xù)的檔案保存。其次，文秘工作與檔案管理的版記不全面，沒有嚴格的附件登記標準。版記的缺失容易導致文秘工作與檔案管理不能實現(xiàn)有效銜接，而附件的缺失則很容易造成檔案管理工作的難度增大。最后，文秘工作的種類不明確，容易造成相互混淆。我國關于文書有嚴格的劃分，但是在實際工作中，文秘工作會出現(xiàn)很多錯誤引用的現(xiàn)象，這樣會給文秘工作帶來不必要的麻煩，也給檔案管理工作留下隱患。

（三）文秘人員的檔案管理意識淡薄。目前，我國很多公司的文秘人員習慣于手動處理文檔模式，他們將工作僅僅局限于文檔的上傳下達，滿足于文件的擬定和傳達，很多文秘人員對于辦公軟件和計算機管理系統(tǒng)心存畏懼心理，不善于利用計算機技術和信息化網(wǎng)絡技術來服務于文秘工作與檔案管理，不利于檔案管理內(nèi)容的歸納和存檔。文秘人員的綜合素質(zhì)也不利于檔案管理工作的開展，我們很多公司的文秘人員都是從前臺接待或者文秘專業(yè)畢業(yè)生轉化而來，他們的業(yè)務知識和檔案管理的能力缺失，對于檔案管理的重要性缺乏足夠的認識，不熟悉本公司的檔案管理流程，也不能有效歸納文件資料的相互聯(lián)系，因此很難做到文檔管理的檔案化，更不能開展有效的檔案管理工作，責任心嚴重缺失。

二、實現(xiàn)文秘工作與檔案管理規(guī)范統(tǒng)一的側重點

在公司文秘工作與檔案管理中，應該側重文秘人員的“文檔一體化”意識，加強全過程管理，真正做到公文文書的“立卷歸檔”。

（一）提高文秘人員的“文檔一體化”意識。目前，在文秘人員中加強“文檔一體化”意識，是開展檔案管理工作的有效前提，它能夠從文書工作初期就可以有效加強對于文檔內(nèi)容的超強管理，可以有效保證有保存價值的文檔檔案的質(zhì)量，同時可以減少后續(xù)檔案管理工作的操作工序，避免不必要的重復勞動，加強文書工作和檔案管理工作的科學化、有序化。在文檔一體化建設中，文秘工作處于基礎核心地位，而文秘人員通過具體而繁瑣的文書工作可以給檔案管理提供充分完整的文檔原始數(shù)據(jù)，便于檔案管理的收集歸納、分檔管理，這就要求文秘人員必須具備極強的檔案管理意識。檔案管理屬于對于公司過往歷史的真實記錄和完整還原，而人們想要獲取企業(yè)經(jīng)營狀況，了解公司重大決策、公務活動和組織架構，就必須依靠大量的檔案文檔資料。所以，我們的每一個文秘人員必須要時刻樹立檔案管理意識，將日常工作內(nèi)容都要保持完整、科學和有序，保證其不僅能服務于當前的文書工作，也能為將來的檔案管理提供有效信息，而我們的公司領導一定要站在對歷史負責的態(tài)度，強化文檔人員的“文檔一體化”的管理意識，規(guī)范與統(tǒng)一每一份文書公文。

（二）強化文秘工作與檔案管理的“全程管理”。在文秘工作與檔案管理的整個過程中，首先，需要引導每一個工作人員樹立“質(zhì)量第一、品質(zhì)為先”的管理理念，強化對于文秘工作與檔案管理中的崗位質(zhì)量意識，只有保證每一個工序的質(zhì)量過硬、責任優(yōu)先，才能為“全過程管理”提供質(zhì)量保障。其次，公司要細化嚴格的文檔存儲質(zhì)量標準，需要根據(jù)國家關于檔案管理、文檔標準和行文規(guī)則制定具體的公文處理工作細則，保證對于文書工作中的文檔基本原則、文書格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文歸檔等工作都作出明確的規(guī)定，公司應該組織全體檔案人員和文秘人員認真學習國家相關法律法規(guī)，熟練掌握文檔歸納和管理的各項工作，在認真執(zhí)行的基礎上做到精細管理。最后，需要理順管理體系，建立完整有序的組織機構。

（三）開展文秘工作與檔案管理的“立卷歸檔”。在我國檔案管理的相關法律法規(guī)中，明確要求文檔內(nèi)容做到立卷歸檔，這是開展文秘工作與檔案管理規(guī)范統(tǒng)一的基本制度和核心要素，這就要求在公文使用完畢以后，需要檔案管理人員和文秘人員一起合作，及時對于公文內(nèi)容進行鑒定、編序、分檔和保管，保證能夠完整有序地落實好文秘工作的最后一個環(huán)節(jié)，也保證能夠科學合理地開展檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)，從而保證文書內(nèi)容做到立卷歸檔，有效開展文秘工作與檔案管理的銜接管理。而文秘人員應該熟練掌握“立卷歸檔”的應用原則和實施方法，當出現(xiàn)需要由文秘人員統(tǒng)一保持管理的文件材料時，其可以在檔案管理人員的指導和幫助下編寫公文文書的“案卷索引”，保證其能夠完整交接和合理對接，使得文檔管理工作能夠日常化和科學化。

三、文秘工作與檔案管理規(guī)范統(tǒng)一的實施策略

在認真研究了文秘工作與檔案管理規(guī)范統(tǒng)一的側重點后，就需要根據(jù)各個側重點開展有針對性的實施策略。

（一）開展“文檔一體化”的實施策略。在公司日常運轉中，文秘人員大多兼任著檔案管理工作，這樣對于開展“文檔一體化”具有一定的優(yōu)勢，但也對文秘人員提出了非常高的要求。根據(jù)檔案管理的要求，文秘部門在開展公文的檔案管理時需要基于以下幾點入手：首先，檔案管理應該落實到文秘工作的日常工作中，認真鑒別文件是否具有保存價值，應該根據(jù)檔案整理規(guī)范要求，利用不銹鋼釘進行重新整理裝訂。其次，檔案整理應該側重管理細節(jié)，對于本公司產(chǎn)生的公文文書，在經(jīng)過傳閱和批復，在領導簽字核準以后，都應該納入到檔案管理的原始文檔資料中，保證基于此公文文書所生成的所有資料收集齊全，文秘部門應該按照收集、整理、簽發(fā)、定稿、歸檔和傳閱等程序進行集中收集整理，并保證獨立成冊，從而為開展下一步的檔案管理工作打下堅實的基礎，而檔案管理應該做到將公文文書所產(chǎn)生的資料文件制作成件，整理成卷，實現(xiàn)公文文書等檔案資料的真實有效。

（二）開展“全過程管理”的實施策略。沒有規(guī)矩不成方圓，而文秘工作與檔案管理的規(guī)范與統(tǒng)一也離不開全過程管理，需要認真提高文檔質(zhì)量管理的標準化、規(guī)范化。首先，檔案管理人員應該對于文秘部門提供的公文文書等檔案資料進行全面普查，保證所有歸納成件、整理成卷的檔案卷宗都能真實有效，而檔案管理人員應該根據(jù)公司的實際情況，安排定期清查，劃分出各個部門移交檔案資料信息的詳細時間表，保證檔案資料能夠具有很強的時效性和客觀性，避免影響后續(xù)的檔案管理工作和工作效率。其次，文秘部門應該提高文檔的制發(fā)質(zhì)量，保證其能夠符合國家檔案管理法律法規(guī)的要求，具體到公文文書的制發(fā)標準中，應該認真檢查公文用紙標準、簽發(fā)手續(xù)、審批權限、公文格式和公文書寫是否符合要求。

（三）開展“立卷歸檔”的實施策略。在文秘工作與檔案管理中開展“立卷歸檔”，依據(jù)的是國家檔案法中的具體規(guī)定，它強調(diào)的是文件材料的統(tǒng)一保管，根據(jù)分卷原則和歸檔方法，及時做到整理歸檔，分類編目。在公司行政管理和經(jīng)營管理過程中，文秘人員應該認真收集整理管理資料，公文文書及時立卷歸檔，切忌拖沓延誤。在公司各個部門和主管機構聯(lián)合辦理的公文文書，其公文原件應該指定主導部門進行分門別類的管理，要求原件表頭信息清晰明確，原件內(nèi)容完整有效，保證能夠及時歸檔整理，而公文文書的復印件或者影印件則應該由協(xié)辦部門負責整理保存，這樣就可以清晰劃分公文文書的檔案管理責任人，方便使用者及時調(diào)閱，也方便檔案管理部門的索取和保存。當分管檔案管理的文秘人員或者檔案管理人員調(diào)離崗位時，需要主管部門將所有檔案管理文件及時回收清點，確保檔案材料的完整性。

四、結語

目前，我們很多公司的文秘工作和檔案管理還是兩個獨立的機構，這樣很容易造成全過程管理中的紕漏，也給檔案管理工作帶來不小的隱患。所以，認真加強文秘工作與檔案管理的一體化建設，提高全過程的有效管理，實施有效的“立卷歸檔”顯得非常有必要。

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