做規(guī)范化零差錯出精品
——淺談辦公室公文處理中常見的問題及對策

文/江蘇省海安縣政府辦公室 顧宏俊

做規(guī)范化零差錯出精品
——淺談辦公室公文處理中常見的問題及對策

文/江蘇省海安縣政府辦公室 顧宏俊

本文筆者結(jié)合自身工作實際，歸納和分析了公文處理中的常見問題，并就提高公文處理質(zhì)量從加強學(xué)習(xí)、加強校核、規(guī)范程序和提高效率四個方面提出應(yīng)對策略。

公文處理；政府公文；公文格式；文秘人員

機關(guān)公文是黨政機關(guān)在實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)過程中具有特定效力和規(guī)范格式的文書。黨政機關(guān)辦公室作為公文的主要制發(fā)者，其處理水平和規(guī)范化程度，直接影響到黨和政府工作的權(quán)威性。秘書人員作為公文處理的直接承辦者，每一項工作都關(guān)系到黨和政府路線、方針、政策的貫徹落實，關(guān)系到黨委政府工作意圖能否貫徹下去?？梢哉f，公文辦理無小事，任何差錯和遺漏都可能會影響到?jīng)Q策和工作部署，影響到大局。筆者結(jié)合工作實際，就日常公文處理中出現(xiàn)的以及容易被大家忽略的一些問題進行粗略歸納和分析，期待與大家一起探討。

一、公文處理中常見的問題

辦公室日常處理的公文主要包括制發(fā)的下行文和基層部門的請示報告。

（一）下行公文常見問題。1.隨意升級發(fā)文規(guī)格。在公文制發(fā)過程中，以什么規(guī)格發(fā)文，存在著輕重緩急的區(qū)別。一些單位以部門發(fā)文沒有力度為由，把本應(yīng)屬于部門業(yè)務(wù)職能范圍內(nèi)的文件報政府，以較高規(guī)格的行文凸顯推動工作的力度，這勢必降低政府發(fā)文的嚴肅性，導(dǎo)致文件多發(fā)濫發(fā)。一些部門在臨近開會前幾天，匆忙印制文件，缺乏與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，留給秘書人員審核的時間又十分有限，無法保障公文審核的質(zhì)量。2.公文運轉(zhuǎn)時間過長。政府已決策通過的一些事項，不能及時出臺文件，使得相關(guān)決策部署得不到有效貫徹執(zhí)行。一些需要部門會簽的文件，在部門停留時間過長，缺乏有效的督辦機制，影響事項的部署執(zhí)行。3.機械套用上級文件。參照借鑒上級文件制定本地區(qū)文件時照搬照抄，缺乏具體化和可操作性，導(dǎo)致“上下一樣粗”。4.公文文種使用不當(dāng)。下級政府與上級部門是不相隸屬的機關(guān)，不具有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，在請批或批答有關(guān)事項時應(yīng)使用“函”，但在實際工作中卻往往使用“報告”或“請示”文種。5.公文排版不規(guī)范。如：正文層次序數(shù)不一致。國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，正文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注，一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字。實際使用過程中，有的公文未能嚴格按結(jié)構(gòu)層次序數(shù)標(biāo)注，體例不統(tǒng)一；有的公文未能按照公文字體要求排版，隨意把一些段落文字加粗。附件說明不規(guī)范。國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。實際制發(fā)公文中，出現(xiàn)多個附件后加分號和回行不對齊等不規(guī)范的現(xiàn)象。標(biāo)題排版不美觀。國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，公文標(biāo)題較長回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距適當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。在實際制發(fā)公文過程中，存在回行斷句不完整或標(biāo)題排版“頭重腳輕”等現(xiàn)象。另外，在公文排版中還存在段落不對齊，行距不均等等瑕疵。

（二）基層上行文常見問題。1.公文報送不規(guī)范。一是上行文直報。一些部門將需要政府審批的事項，以部門的名義，未經(jīng)辦文科室登記直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人。二是上行文多頭主送。極個別的基層單位，還存在多頭主送的現(xiàn)象，一份請示既報送政府，又報送黨委。2.公文行文不規(guī)則。一些基層單位把本應(yīng)屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)處理的問題向政府請示，如一些企業(yè)向政府上報請示要求兌現(xiàn)有關(guān)獎勵政策，我們指導(dǎo)他向發(fā)改委申請，由發(fā)改委扎口匯總后再向政府請示。3.公文處理效率不高。在收文處理中，有的部門不按程序辦理，不經(jīng)辦文科室登記，直接找領(lǐng)導(dǎo)批辦，辦理好后又不能及時交辦文科室存檔，導(dǎo)致文件辦理無法跟蹤，易丟失。有的公文交部門提出建議意見時，缺乏與來文機關(guān)的有效溝通，遲遲不能反饋意見。

二、提高公文處理質(zhì)量的對策

（一）加強學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力水平?！饵h政機關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機關(guān)公文格式》是我們處理公文的重要參考指南，我們要深入學(xué)習(xí)，熟練掌握格式規(guī)范。其次，要加強對上級精神、重大政策的學(xué)習(xí)，使得制發(fā)的公文既能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖又貼近本地實際。再次，要加強交流分析，通過心得交流、案例剖析等活動，借鑒好的經(jīng)驗和做法，對照查找存在的問題，提高公文處理綜合能力水平。

（二）規(guī)范程序，遵循公文運轉(zhuǎn)機制。運轉(zhuǎn)渠道要規(guī)范?；鶎踊虿块T上報的請示直接送呈領(lǐng)導(dǎo)審簽時，工作人員要指導(dǎo)他們必須送辦文科室登記運轉(zhuǎn)。運轉(zhuǎn)程序要規(guī)范。部門起草的代擬稿必須送政府辦審核，不得直接報縣領(lǐng)導(dǎo)審簽；部門提交的代擬稿、會辦意見必須由本部門主要負責(zé)人簽字；所有發(fā)文，各分工條線人員須事先審查并簽字，然后報主任擬簽。嚴格退文制度。對不符合發(fā)文要求的公文稿，要敢于否定和退回部門重辦。

（三）提高效率，明確公文運轉(zhuǎn)時限。公文具有極強的時效性，這決定了公文運轉(zhuǎn)不能耽擱，否則會給政府工作帶來被動。一般情況下，部門提出的會辦意見三個工作日內(nèi)必須完成，一些重大或復(fù)雜的事項，在短時間內(nèi)無法提出會辦意見的，要及時與來文單位溝通。一些需要盡快傳達貫徹的緊急公文，可先電話通知，再迅速印發(fā)正式文件。各分工條線的工作人員要完善督辦制度，對經(jīng)手的重要文件登記造冊，每日盤點在手或經(jīng)手的公文，按規(guī)定時限辦理完畢。

[1]榮遠,王應(yīng)選.“四個并重”做好公文處理工作[J].秘書工作,2014(11).

[2]繆齊貴.關(guān)于規(guī)范行政機關(guān)公文處理的調(diào)查與思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2009(11).

[3]欒照鈞.《黨政機關(guān)公文格式》要點圖解[J].秘書,2012(09).