從史志的編纂看石油企業(yè)如何搞好檔案編研工作

文/勝利油田現(xiàn)河采油廠信息（檔案）管理中心 韓秋蓮

從史志的編纂看石油企業(yè)如何搞好檔案編研工作

文/勝利油田現(xiàn)河采油廠信息（檔案）管理中心 韓秋蓮

參與企業(yè)編史修志，是檔案編研的重要內(nèi)容之一。從《現(xiàn)河采油廠志》編纂過程中存在的問題看，檔案編研工作必須以館藏檔案為主要對(duì)象，滿足企業(yè)利用檔案為主要目的。通過制定詳盡的編研計(jì)劃，選定編研課題時(shí)了解企業(yè)發(fā)展需求，講究實(shí)用性和針對(duì)性，達(dá)到提升編研成果質(zhì)量的目的。

史志；編纂；檔案；編研

一、《現(xiàn)河采油廠志》編纂

在現(xiàn)河采油廠廠慶之際，《現(xiàn)河采油廠志》出版。全書共39萬字，由概述，大事記，隊(duì)伍機(jī)構(gòu)，勘探開發(fā)，油田建設(shè)，生產(chǎn)管理，經(jīng)營(yíng)管理及附錄、編后記等部分組成，詳盡記錄了采油廠自1986年1月成立以來廣大干部職工以油為業(yè)、以苦為榮、同心同德、艱苦創(chuàng)業(yè)的歷史事實(shí)，記錄了采油廠兩個(gè)文明建設(shè)的成果。

檔案室在志書的編纂過程中發(fā)揮了重要作用。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，本次廠志編寫過程中，共提供采油廠生產(chǎn)管理、科研、基建檔案360余卷，油田勘探開發(fā)檔案200余卷、照片600余張，錄像帶300余盒，實(shí)物檔案200余件。檔案室的編研成果《現(xiàn)河采油廠大事記》《現(xiàn)河采油廠組織機(jī)構(gòu)沿革》等直接涉及志書內(nèi)容，為其提供了大量素材。本人作為志書編纂辦公室成員，參與了該志書篇目制定、資料征集、撰寫、印刷等工作，體會(huì)深刻。

二、企業(yè)如何做好檔案編研工作

參與企業(yè)編史修志，是檔案編研的重要內(nèi)容之一，從現(xiàn)河采油廠志書的編寫及檔案利用情況看，在檔案編研工作中，必須重視和做好以下六個(gè)方面工作：

（一）做好編研工作選題。檔案編研工作是以館藏檔案為主要對(duì)象，滿足檔案利用為主要目的。就企業(yè)內(nèi)部而言，其主要作用在于為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策、企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供依據(jù)和服務(wù)。這就要求在選定編研課題時(shí)，首先要了解企業(yè)發(fā)展需求，講究實(shí)用性和針對(duì)性。當(dāng)前，隨著石油石化企業(yè)實(shí)現(xiàn)國(guó)際化經(jīng)營(yíng)跨越式發(fā)展，面臨著更復(fù)雜的國(guó)內(nèi)外環(huán)境。這就要求檔案編研人員在選題時(shí)必須了解企業(yè)需求，圍繞企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，把握需求，了解企業(yè)信息需求，選準(zhǔn)切入點(diǎn)，不能閉門造車。否則就會(huì)產(chǎn)生花費(fèi)相當(dāng)?shù)娜肆ξ锪?，編研出的東西利用價(jià)值不大，我們已有不少這方面的案例。

其次，選定編研課題時(shí)，必須對(duì)館藏檔案資料進(jìn)行充分調(diào)研，對(duì)該專題館藏檔案資料情況有詳盡的了解，這樣最后的編研成果才會(huì)材料充足，內(nèi)容豐富，參考性強(qiáng)。

（二）制定詳盡的編研工作計(jì)劃。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。編研工作更是如此。檔案編研工作必須在做好選題的基礎(chǔ)上，編制有明確目標(biāo)的工作計(jì)劃，并在實(shí)際工作中有可靠執(zhí)行措施保證檔案編研工作按計(jì)劃進(jìn)行，做好人員分工安排，定期對(duì)編研工作進(jìn)度進(jìn)行檢查，嚴(yán)格按計(jì)劃完成工作量。如果沒有切實(shí)可行的編研計(jì)劃，就會(huì)形成目前有些單位那樣單純?yōu)榱藨?yīng)付年終檔案檢查評(píng)比，集中突擊進(jìn)行檔案編研，這樣就很難保證編研成果的質(zhì)量，極易形成“編而無用、用而無編”的現(xiàn)象，造成人力和物力的浪費(fèi)。

（三）豐富檔案資源為編研工作提供保障。檔案資源是檔案編研工作的“源頭”，檔案收集過程中的歸檔率、準(zhǔn)確率是直接影響檔案編研質(zhì)量的重要因素。無論是史志的編纂還是進(jìn)行檔案編研，如果沒有檔案資料的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率作保證，編研工作便是無米之炊，更難以保證編研成果的質(zhì)量。因此，在文件歸檔率及準(zhǔn)確率控制上，除了檔案部門應(yīng)加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)人們檔案意識(shí)外，企業(yè)還須建立檔案形成全過程動(dòng)態(tài)控制體系，將檔案歸檔工作納入企業(yè)節(jié)點(diǎn)管理流程，并有嚴(yán)格的考核機(jī)制和配套制約措施，保證歸檔文件材料的準(zhǔn)確、齊全，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案檢索手段自動(dòng)化確保編研材料全準(zhǔn)性。在進(jìn)行檔案編研時(shí)，往往涉及檔案資料多，年代長(zhǎng)。特別是石油企業(yè)涉及油氣田勘探開發(fā)檔案類別多，紙質(zhì)、聲像、磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)類別多樣，如果檢索手段不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，就難以保證編研成果所需資料的全準(zhǔn)性。因此企業(yè)在確定對(duì)庫(kù)藏檔案數(shù)字化對(duì)象時(shí)，首先應(yīng)確保全部庫(kù)藏檔案目錄首先實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，并逐步實(shí)現(xiàn)庫(kù)藏檔案中重要的、利用頻率高的檔案原文數(shù)字化。通過檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)檢索手段的自動(dòng)化，確保檔案編研工作中檔案查詢的完整準(zhǔn)確與快捷。同時(shí)應(yīng)逐步完善檔案管理系統(tǒng)功能，充分利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)部分檔案編研項(xiàng)目在系統(tǒng)內(nèi)生成的功能。

（五）重視編研材料的完整與編研成果的質(zhì)量。檔案編研工作是由編輯和研究?jī)煞矫娼M成的。通過對(duì)館藏檔案的深入研究、深度加工、深層開發(fā)，對(duì)檔案信息進(jìn)行集成和整合，提煉成有較高利用價(jià)值的檔案信息成果，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展提供可靠的信息和快捷服務(wù)，不能只是材料的堆積。其次，要保證編研所選材料的真實(shí)性和內(nèi)容的完整性。石油勘探開發(fā)企業(yè)要做到高效高水平開發(fā)，必須依靠歷史資料。而不同的開發(fā)時(shí)期由于人們認(rèn)識(shí)水平以及科技發(fā)展水平的不同，對(duì)同一問題會(huì)得出不同的結(jié)論，有時(shí)甚至是相反的結(jié)論。通過對(duì)檔案史料的編研，按照其內(nèi)在聯(lián)系組成一個(gè)有機(jī)整體，為利用者提供準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的檔案信息，使地質(zhì)工程技術(shù)人員能進(jìn)行分析和比對(duì)，達(dá)到去偽存真的目的。同時(shí)，在資料選用時(shí)，應(yīng)做到凡與此專題有關(guān)的資料盡可能收集齊全。選用的資料能反映本專題的發(fā)生、發(fā)展和變化過程，保證材料的完整與系統(tǒng)性。其三，編研成果完成后，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，應(yīng)盡快交付印刷并發(fā)放到有關(guān)單位和人員。還可以充分利用企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，發(fā)送到企業(yè)網(wǎng)站上，實(shí)現(xiàn)高效快速的信息交流。在這一過程中要注意收集有關(guān)單位對(duì)編研成果的意見反饋，為以后檔案編研工作積累經(jīng)驗(yàn)。

三、結(jié)束語

通過《現(xiàn)河采油廠志》的編寫，充分體現(xiàn)了檔案編研工作無可替代的作用，也擴(kuò)大了檔案部門的社會(huì)影響。因此檔案人員應(yīng)充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，積極投入到企業(yè)編史修志及檔案編研等工作中去，發(fā)揮檔案信息資源獨(dú)特作用，編輯出質(zhì)量高、實(shí)用性強(qiáng)的檔案編研成果。