淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

文/韓城礦務(wù)局實業(yè)有限公司 魏韓利

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淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

文/韓城礦務(wù)局實業(yè)有限公司 魏韓利

【摘要】本文分析了文書檔案管理工作面臨的機遇、挑戰(zhàn)以及應(yīng)對策略。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理；創(chuàng)新；對策

做好文書檔案管理工作，不僅能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者制定出該企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，而且還有助于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者及時地發(fā)現(xiàn)問題并予以改進。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須對文書管理工作引起高度重視。就現(xiàn)如今的實際情況而言，文書檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展既是一種機遇，比如有助于企業(yè)提升活力、有助于企業(yè)檔案管理技術(shù)的提升，同時又是一種挑戰(zhàn)，比如文書檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度、對文書檔案管理工作的重視不夠以及文書檔案管理技術(shù)較為落后等。本文對文書檔案管理的機遇以及挑戰(zhàn)進行了分析，并給出了具體對策。

一、文書檔案管理工作面對的機遇

（一）有助于企業(yè)活力的提升。在計算機技術(shù)飛速發(fā)展的今天，出現(xiàn)了計算機電子檔案，可謂是為檔案管理工作提供了便利，檔案管理者能夠在很短的時間內(nèi)分析企業(yè)的發(fā)展狀況，來為企業(yè)的良好發(fā)展提出科學(xué)合理的建議。同時，檔案管理也更趨于結(jié)構(gòu)化，檔案管理者可以根據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者提出的問題，有針對性地找出相關(guān)檔案，并對其進行分析，來幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更好地做出決策。此外，當企業(yè)進行改革時，難免會有一些歷史遺留問題，通過對相關(guān)檔案進行分析，會對這些歷史遺留問題的解決有所幫助。這些好處都會有助于企業(yè)活力的提升，從而實現(xiàn)企業(yè)的良好發(fā)展。

（二）有助于企業(yè)檔案管理技術(shù)的提升。由于傳統(tǒng)手工檔案管理的耗時長、難度大等特點，檔案管理通常只停留在檔案的存儲、管理以及運用等方面。對于計算機電子檔案而言，有了更高的檔案管理要求，檔案管理者不僅要做好文書檔案的存儲、管理以及運用等方面，同時還要更加關(guān)注文書檔案是如何生成的，確保其完整性，此外還要注重文書檔案的安全工作，確保文書檔案是安全的。同時，檔案管理者還要提高對資源共享的重視，比如搭建一個檔案管理平臺，讓使用者可以獲取自己所需求的資源。同時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要結(jié)合本企業(yè)的實際情況，對其檔案管理工作進行改進，來不斷提升檔案管理工作的水平。此外，企業(yè)在進行改革時，只有堅持企業(yè)檔案完整統(tǒng)一這一理念，對企業(yè)文書檔案進行合理地移交，才能使企業(yè)一些問題真正得到解決。

二、文書檔案管理工作面對的挑戰(zhàn)

（一）文書檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。在調(diào)查了一部分企業(yè)后，發(fā)現(xiàn)其在制度創(chuàng)新方面存在一個共性問題：文書檔案管理工作缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。一旦文書檔案工作沒有相應(yīng)的規(guī)章制度，其工作者就會很容易降低要求，思想上產(chǎn)生懈怠，那么就會導(dǎo)致其檔案管理工作出現(xiàn)一些錯誤，因而在企業(yè)進行決策時，從錯誤的文書檔案中分析出來的參考意見，自然不會對企業(yè)的發(fā)展有利。同時，檔案管理沒有相應(yīng)的規(guī)章制度，會導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)“一把手說了算”的情況，有可能讓文書檔案缺乏真實性，從而會出現(xiàn)腐敗的現(xiàn)象。

（二）對文書檔案管理工作的重視程度不高。就目前的實際情況而言，能夠發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)對文書檔案管理工作的重視程度不高，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)揮得效用不高。有些企業(yè)在進行文書檔案管理時，采取的是幾十年一貫的制度，文書檔案很少進行更新。同時，還有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者沒有認識到文書檔案管理工作的真正效用，對于文書檔案保持一種“重視管理，輕視使用”的態(tài)度，檔案管理者比較關(guān)注檔案管理的收集以及存儲工作，而輕視文書檔案的使用工作。

（三）文書檔案管理技術(shù)較為落后。文書檔案管理技術(shù)較為落后，也大大降低了檔案管理工作的效用。大多數(shù)企業(yè)在開展文書檔案管理工作時，首先是由微機來接收和保存電子信息，然后在單機情況下來對需求信息進行檢索。這種情況下，文書檔案其實已經(jīng)從檔案管理中脫離出來了，充其量只能算一個文本信息。文書檔案的獲取不能脫離其實際工作，而是要扎根于實際工作，只有這樣，文書檔案才能被多次利用，從而發(fā)揮其真正的效用。

三、文書檔案管理工作的具體對策

（一）要不斷完善檔案管理的規(guī)章制度。檔案管理工作只有建立相應(yīng)的規(guī)章制度，才能不斷提升企業(yè)檔案管理的工作水平。因此，在企業(yè)文書檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)者必須要不斷完善檔案管理的規(guī)章制度，首先要對原有的檔案管理制度進行科學(xué)分析，優(yōu)秀的東西要繼承，落后的東西要舍棄。其次要加強檔案管理體系建設(shè)，將檔案管理的責任進行合理分工，確保責任落實到檔案管理的每一個責任者。最后要建立檔案管理修訂制度，要在實際工作中對其進行檢驗，來保障規(guī)章制度的科學(xué)性。

（二）要不斷提升檔案管理者的素質(zhì)。在文書檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)者要不斷提升檔案管理者的素質(zhì)，首先要做好檔案管理人員的招聘工作，人員招聘必須要嚴格把關(guān)。其次要定期開展檔案管理交流大會，通過與其他檔案人員的交流，來幫助檔案工作者更好地完善自己。最后要建立獎懲機制，對檔案管理作出貢獻的要予以獎勵，來不斷提高檔案管理者的工作積極性。

（三）對企業(yè)的檔案管理工作改革。隨著企業(yè)需求的變化，自然也要對其檔案管理工作進行改革，只有這樣，才能發(fā)揮其真正的效用。在企業(yè)開展檔案管理工作中，首先要關(guān)注企業(yè)組織隊伍的變化，確保其領(lǐng)導(dǎo)作用能夠得以發(fā)揮。其次要有創(chuàng)新意識，比如檔案的收集可以從單單關(guān)注事后這一方面變?yōu)殛P(guān)注事情發(fā)生前、事情發(fā)生的過程以及事情發(fā)生后等方面，會讓文書檔案更加科學(xué)。最后要在符合規(guī)定的情況下讓檔案管理更加開放，讓需求者真真實實地感受到檔案管理的好處。

四、小結(jié)

綜上所述，文書檔案管理對于企業(yè)發(fā)展來說，既是一種機遇，又是一種挑戰(zhàn)。因此，企業(yè)必須要高度重視文書檔案管理工作，首先要不斷完善檔案管理的規(guī)章制度，其次要不斷提升檔案管理者的素質(zhì)，最后要對企業(yè)的檔案管理工作進行改革，從而讓企業(yè)在激勵的競爭中取得優(yōu)勢。