高校檔案信息服務(wù)面臨的矛盾及創(chuàng)新的范式

文/廣西民族大學(xué)管理學(xué)院 曾歡

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高校檔案信息服務(wù)面臨的矛盾及創(chuàng)新的范式

文/廣西民族大學(xué)管理學(xué)院 曾歡

【摘要】信息時(shí)代高校檔案信息服務(wù)在實(shí)踐中面臨著眾多的矛盾，高校檔案部門應(yīng)該如何應(yīng)對這些矛盾呢？這不僅需要高校檔案部門認(rèn)識到矛盾的產(chǎn)生原因，也要看到在自身建設(shè)方式存在的不足，認(rèn)真執(zhí)行高校信息檔案服務(wù)的管理策略，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，探索檔案管理部門的發(fā)展方向。

【關(guān)鍵詞】高校檔案部門；信息服務(wù)；矛盾；創(chuàng)新范式

隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，高校建設(shè)數(shù)字校園、網(wǎng)絡(luò)校園、開放型大學(xué)以及校務(wù)公開等措施的實(shí)行，高校的各個(gè)部門正在開展豐富多彩的校園活動，檔案部門作為高校保存歷史遺產(chǎn)、傳承歷史文化的部門，勢必要對檔案管理進(jìn)行技術(shù)性改革，提升高校檔案部門的業(yè)務(wù)水平，優(yōu)化檔案部門的服務(wù)水平，推動高校信息化邁向一個(gè)新的臺階。以提供紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)前信息化趨勢下社會用戶對檔案信息的需求，檔案服務(wù)的方式在實(shí)踐環(huán)境中面臨著諸多的矛盾。

一、高校檔案信息服務(wù)進(jìn)退維谷

（一）高校檔案服務(wù)環(huán)境之間的矛盾。高校檔案工作的服務(wù)宗旨和目標(biāo)不僅是致力于服務(wù)于本校的師生，同時(shí)也著力于服務(wù)社會，努力實(shí)現(xiàn)滿足社會需求為最終目標(biāo)。然而，傳統(tǒng)社會沿襲下來的植根于人們心中的根深蒂固的封建性、資政性，形成了檔案信息只為政治統(tǒng)治服務(wù)的思想，檔案服務(wù)呈現(xiàn)出從檔案部門至政府機(jī)關(guān)單向流動的服務(wù)趨勢，“民可用使知之，不可使由之”的思想占據(jù)著檔案工作者對檔案信息服務(wù)的理解，高校作為文化建設(shè)的基地，其檔案部門也沒能夠從禁錮的思想中提前解放出來。

（二）檔案用戶需求之間的矛盾。高校檔案工作是高校建設(shè)和發(fā)展過程中無可取代的重要組成部分，首要和根本職責(zé)是服務(wù)于現(xiàn)行教學(xué)科研、學(xué)生管理、后勤保障等部門的工作。傳統(tǒng)的高校檔案管理服務(wù)工作大體上歸屬于對檔案實(shí)體提供服務(wù)的范疇，高校檔案信息服務(wù)圍繞著服務(wù)于本校師生的理念，采用封閉和半封閉的方式提供利用，這種單一、被動的提供利用的檔案信息服務(wù)方式即等待用戶前來查檔，并不能夠滿足信息時(shí)代檔案用戶多樣化的需求。提供查檔服務(wù)時(shí)，沒有對用戶的使用效果追蹤和考察；制定檔案服務(wù)制度時(shí)，未考慮師生需求并親身參與其中；編研產(chǎn)品時(shí)，高校檔案管理部門一貫主觀的把檔案的實(shí)體性管理與編研工作當(dāng)做兩件事情區(qū)分開來，因而編研產(chǎn)品的具體內(nèi)容由檔案部門自行決定而忽視利用者的需求。

（三）高校服務(wù)方式之間的矛盾。過去高校檔案部門提供檔案信息利用的方式主要是手工檢索為主，編寫卡片式、書本式的目錄等作為檢索工具，不僅不能夠迅速、準(zhǔn)確地查找檔案以提供利用，而且浪費(fèi)檔案工作者大量的時(shí)間、精力做這些機(jī)械、重復(fù)性的工作。

信息化環(huán)境下，傳統(tǒng)的單一檔案服務(wù)手段正面臨著挑戰(zhàn)，利用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備和手段產(chǎn)生的新型檢索工具孕育而生。一是產(chǎn)生時(shí)就能夠自動處理信息，進(jìn)行規(guī)范化、順序化等多元化檢索的能力，如各種光盤數(shù)據(jù)庫、電子出版物、多媒體文獻(xiàn)等等。二是采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)智能化，使用戶在檢索時(shí)能夠享受智能化帶給他們的便利。三是檔案館借助網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)點(diǎn)開展檔案聯(lián)機(jī)服務(wù)，如建設(shè)檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)電子郵件服務(wù)、電子文件傳遞、館藏目錄查詢等等。

二、提升高校檔案部門服務(wù)質(zhì)量的對策

（一）服務(wù)主體和對象的互通性。學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等記載著學(xué)校的歷史變遷，是學(xué)校重要的信息資源。高校檔案部門作為學(xué)校保存檔案的機(jī)構(gòu)，存在的價(jià)值和意義是保管學(xué)校的檔案信息資源，為師生和社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，是檔案部門存在的價(jià)值和意義。然而，信息環(huán)境下的檔案用戶卻不滿足于此種檔案服務(wù)，這就要求高校檔案管理部門能夠提供進(jìn)行過深入加工的信息。

（二）轉(zhuǎn)變被動服務(wù)的理念。被動地提供檔案信息利用方式早已經(jīng)是高校檔案管理部門為師生和社會各界提供檔案信息服務(wù)的常態(tài)化模式了，這種方式導(dǎo)致服務(wù)產(chǎn)生的效果收效甚微，收集的檔案信息也不能夠做到充分、系統(tǒng)，而檔案部門“主動服務(wù)”的口號也只是停留在語言上的號召，以“主動服務(wù)”開展的檔案信息服務(wù)活動遲遲沒有進(jìn)入公眾視野。

（三）改變服務(wù)手段。信息時(shí)代下，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)帶給人類巨大的便利，改變著人類的工作方式和生活方式，同時(shí)，人類已經(jīng)無法自拔地依賴于它。借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展管理活動能夠有效地提高管理的效率，這種管理的方式蔓延至高校檔案部門，高校內(nèi)部管理和社會公眾迫切要求檔案部門能夠利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升高校檔案服務(wù)的水平；整合現(xiàn)有各種網(wǎng)絡(luò)資源切實(shí)為利用者提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

三、創(chuàng)新高校檔案部門的服務(wù)范式

檔案工作技術(shù)水平不高、開放程度不足、利用程度不夠等等都是長期困擾著檔案部門的問題，也阻礙了高校檔案部門信息化服務(wù)的發(fā)展。高校檔案部門致力于文化事業(yè)的建設(shè)，除學(xué)校撥款外，本身并未有額外的創(chuàng)收，如何在撥款資金有限、人員有限的條件下實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效利用率是檔案部門的難題。因此，高校檔案部門要加快檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新，可以從4個(gè)方面著手：

（一）創(chuàng)新服務(wù)的意識。布爾沃一利說過，“思想的價(jià)值和思想的影響力是成正比的”，高校檔案部門工作者必須清楚地認(rèn)識到思想成就的價(jià)值，方才能夠創(chuàng)造足夠的影響力。面對網(wǎng)絡(luò)化、電子化、社會信息化對傳統(tǒng)檔案檔案部門服務(wù)的沖擊，墨守成規(guī)。規(guī)規(guī)矩矩做事的工作方式早已經(jīng)不被社會認(rèn)可，掌握并善于利用科學(xué)技術(shù)、建立新型的服務(wù)模式才是檔案部門的光明之道。

（二）創(chuàng)新信息資源共享機(jī)制。金馬曾經(jīng)在《21世紀(jì)羅曼司》一書中寫到：“如若說，在創(chuàng)新尚屬于人類個(gè)體或群體中的個(gè)別杰出表現(xiàn)時(shí)，人們循規(guī)蹈矩的生存姿態(tài)尚可為時(shí)代所容，那么，在創(chuàng)新將成為人類賴以進(jìn)行生存競爭的不可或缺的素質(zhì)時(shí)，依然采用一種循規(guī)蹈矩的生存姿態(tài)，則無異于一種自我潰敗”，人類已經(jīng)充分認(rèn)識到創(chuàng)新對社會所帶來的深刻變革。建立一套完整的檔案信息分析系統(tǒng)能夠更好地用系統(tǒng)的觀點(diǎn)和方法，把零碎、片段的檔案信息整合、歸并在一起，厘清檔案信息系統(tǒng)的信息分析優(yōu)勢和劣勢，擴(kuò)大檔案信息資源社會化共享面。

（三）創(chuàng)新服務(wù)方式。高校檔案部門傳統(tǒng)服務(wù)活動的開展是建立在本部門對檔案管理的便利操作上，依照本部門對檔案服務(wù)的認(rèn)識、理解、思維甚至想象制定服務(wù)準(zhǔn)則、確定服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式，并未顧及檔案用戶的實(shí)際需求。要提升用戶滿意程度，就必須創(chuàng)新服務(wù)意識，堅(jiān)持以“用戶需求為導(dǎo)向+以用戶滿意為目標(biāo)”的新服務(wù)理念，重新探討檔案服務(wù)方式。如建設(shè)“一站式”的檔案集中服務(wù)模式。

（四）創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。創(chuàng)新服務(wù)的目標(biāo)是解放封閉保存、限制開放的思想，實(shí)現(xiàn)檔案信息的利用從檔案部門向社會轉(zhuǎn)變，提高社會資源共享率。雖然高校檔案館保存著學(xué)校發(fā)展的豐富的信息資源，但實(shí)際情況是大部分高校檔案信息服務(wù)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和方式過于單一和粗淺，因此，要提升檔案服務(wù)內(nèi)容就必須以學(xué)校工作和本校資料為基礎(chǔ)，改變傳統(tǒng)服務(wù)觀念，創(chuàng)新檔案接收和征集的范圍，采用各種先進(jìn)技術(shù)完善檔案的結(jié)構(gòu)體系框架，利用多元化的服務(wù)手段進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)內(nèi)容豐富多樣化。

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