立卷檔案多層檔號(hào)設(shè)置探索與實(shí)施

文/河北省衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)綜合監(jiān)督執(zhí)法局 張冬夏

立卷檔案多層檔號(hào)設(shè)置探索與實(shí)施

文/河北省衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)綜合監(jiān)督執(zhí)法局 張冬夏

對于業(yè)務(wù)檔案種類繁多且交叉屬于不同科室的單位來說，忽略科室給不同種類的檔案編制代碼，大類下面根據(jù)此類檔案的不同性質(zhì)（檔案所處科室的不同職能）設(shè)小類，從而形成多層檔號(hào)的檔號(hào)設(shè)置方式，能夠解決檔案整理及錄入中出現(xiàn)的種種問題。我局從2004年10月開展立卷檔案多層檔號(hào)設(shè)置以來，經(jīng)歷了3次大的科室調(diào)整，增加了6類不同性質(zhì)的檔案和幾十種新增項(xiàng)目，檔案分類清楚，檔號(hào)設(shè)置條理分明，科室檔案管理人員操作簡單，容易接受，節(jié)省了檔案整理和錄入時(shí)間。

檔案；立卷；檔號(hào)

檔號(hào)是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。具有唯一性。業(yè)務(wù)檔案是各單位由于職能不同而產(chǎn)生的系統(tǒng)內(nèi)所獨(dú)有的種類檔案。對于很多單位來說，由于工作職能多，業(yè)務(wù)檔案種類繁雜，想要將大量種類繁雜的檔案理出清晰的條理，并在檔案種類和檔案所屬科室不斷變化的前提下給每一類檔案準(zhǔn)確定位，讓每一類檔案都能夠像穿在線上的珠子一樣，有清晰明確的所屬位置，達(dá)到快速查找的目的，需要有一個(gè)科學(xué)的檔號(hào)設(shè)置方法。

一、方法

采用河北省科怡檔案管理軟件的格式，并做了詳細(xì)分類，主要是根據(jù)省檔案局的檔案管理要求進(jìn)行整理并實(shí)施。

二、結(jié)果

例：我局業(yè)務(wù)檔案共分為十二大類。案件、抽檢、日常監(jiān)督、醫(yī)療衛(wèi)生、職業(yè)衛(wèi)生、衛(wèi)生許可、企業(yè)現(xiàn)場審核、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)備案、職業(yè)病診斷鑒定、量化分級、重點(diǎn)監(jiān)督檢查、專項(xiàng)監(jiān)督檢查。每一大類下面又分小類。

案件又分為：場所類案件、市場類案件等。

抽檢分為：場所類抽檢、市場類抽檢等。

醫(yī)療衛(wèi)生分為：醫(yī)師注冊、護(hù)師注冊、醫(yī)療機(jī)構(gòu)等。

職業(yè)衛(wèi)生分為：職業(yè)衛(wèi)生類和放射衛(wèi)生類等。

衛(wèi)生許可分為：消毒產(chǎn)品、食品添加劑、涉水產(chǎn)品等。

職業(yè)病診斷鑒定分為：職業(yè)病診斷鑒定、放射類職業(yè)病診斷鑒定等。

重點(diǎn)監(jiān)督檢查分為：環(huán)境類重點(diǎn)監(jiān)督檢查、傳染類重點(diǎn)監(jiān)督檢查等。

專項(xiàng)監(jiān)督檢查又分為：環(huán)境類專項(xiàng)監(jiān)督檢查、傳染類專項(xiàng)監(jiān)督檢查等。

為了使多種類的檔案脈絡(luò)明晰，條理清楚便于查找，經(jīng)過不斷地摸索，終于找到一種方便可行的檔號(hào)設(shè)置方法。

首先將所有的業(yè)務(wù)檔案用Y來代表，Y后面是十二大類業(yè)務(wù)檔案的順序編碼，之后是每一大類不同小類的順序編碼，然后是年度，最后是年度內(nèi)的大流水號(hào)

即：Y—大類代碼—小類代碼—年度—案卷號(hào) 的組成方式。例：

1.案件 Y1

（1）環(huán)境類案件 Y1-01

（2）醫(yī)療類案件 Y1-04

2.抽檢 Y2

（1）環(huán)境類抽檢 Y2-01

（2）傳染類抽檢 Y2-03

3.日常監(jiān)督 Y3

場所類日常監(jiān)督 Y3-01

4.醫(yī)療衛(wèi)生 Y4

（1）醫(yī)師注冊 Y4-01

（2）中醫(yī)機(jī)構(gòu) Y4-02

（3）西醫(yī)機(jī)構(gòu) Y4-03

（4）護(hù)師注冊 Y4-04

5.職業(yè)衛(wèi)生類 Y5

（1）職業(yè)衛(wèi)生 Y5-01

（2）放射衛(wèi)生 Y5-02

6.衛(wèi)生許可 Y6

（1）消毒產(chǎn)品 Y6-01

（2）保健食品 Y6-02

（3）.食品添加劑 Y6-03

（4）營養(yǎng)強(qiáng)化食品 Y6-05

（5）涉水產(chǎn)品 Y6-09

（6）建設(shè)項(xiàng)目審查 Y6-10

（7）放射衛(wèi)生許可 Y6-11

（8）職業(yè)病診斷機(jī)構(gòu)許可 Y6-12

（9）職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)許可 Y6-13

（10）職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu) Y6-14

（11）社會(huì)團(tuán)體 Y6-15

（12）科研機(jī)構(gòu) Y6-16

（13）普通食品碘鹽加工 Y6-18

（14）輔助生殖 Y6-19

（15）實(shí)驗(yàn)室生物安全 Y6-21

（16）互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)療衛(wèi)生信息服務(wù)審核 Y6-23

7.企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)備案 Y7

8.職業(yè)病診斷鑒定 Y8

（1）職業(yè)病診斷鑒定 Y8-01

（2）放射類職業(yè)病診斷鑒定 Y8-02

9.量化分級 Y9

10.企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)備案 Y10

11.重點(diǎn)監(jiān)督檢查 Y11

（1）環(huán)境類重點(diǎn)監(jiān)督檢查 Y11-01

（2）傳染類重點(diǎn)監(jiān)督檢查 Y11-02

（3）職業(yè)類重點(diǎn)監(jiān)督檢查 Y11-03

（4）放射類重點(diǎn)監(jiān)督檢查 Y11-04

12.專項(xiàng)監(jiān)督檢查 Y12

（1）環(huán)境類專項(xiàng)監(jiān)督檢查 Y12-01

（2）傳染類專項(xiàng)監(jiān)督檢查 Y12-02

三、討論與分析

這樣分類之后，每年檔案錄入時(shí)，在選擇相應(yīng)的類別，輸入歸檔年度后，軟件系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成“Y—大的類別—小的類別—?dú)w檔年度”的檔號(hào)格式。最后的案卷號(hào)（順序號(hào)）則由同一小類別每年一次大流水形成。

例：2012年形成的醫(yī)療類案件的第5卷的檔號(hào)為：Y1-04-2012-005

在現(xiàn)實(shí)中我們經(jīng)常會(huì)遇到這種情況，那就是同一類別的檔案分屬不同的科室，如果想讓每個(gè)科室都有自己獨(dú)立的檔案錄入系統(tǒng)，不同的處室檔案錄入不受其它處室的影響，那么在設(shè)置檔號(hào)時(shí)就可以設(shè)置成同一類別檔案的代碼相同，不同科室的用不同的小二層代碼來表示。

例：“案件”這一類別，就分布在醫(yī)療處、傳染病與學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)督處、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督處、稽查處等不同的處室。于是在“案件”這一類別下面又分為“醫(yī)療類案件”“傳染類案件”“環(huán)境類案件”“稽查類案件”等不同的小類別，檔號(hào)代碼分別為“Y1-01” “Y1-02”“Y1-03”“Y1-04”。后面加年度，每一小類別按年度排大流水。例2015年稽查類案件的第一卷的檔號(hào)應(yīng)該為：Y1-04-2015-001。

這種檔號(hào)設(shè)置方式，以類別為分類標(biāo)準(zhǔn)，所以在科室變動(dòng)時(shí)，檔號(hào)并不受影響。在不同科室有相同類別的情況下，既能使相同的類別具有相同的代碼方便統(tǒng)計(jì)和查詢，又因?yàn)楹竺娌煌男《哟a使處于不同處室的相同類別的檔案各自獨(dú)立方便檔案的錄入。避免了因科室變動(dòng)給檔案管理帶來的不便。

采用這種檔號(hào)設(shè)置方式，能夠一勞永逸將業(yè)務(wù)檔案不同的種類串成不同的串，條條清晰明確，粒粒位置精準(zhǔn)。同時(shí)也為將會(huì)產(chǎn)生的新種類的檔案理好了脈絡(luò)。我局從2004年在省檔案局專家的指導(dǎo)下實(shí)行這種業(yè)務(wù)檔號(hào)設(shè)置到今天11年的時(shí)間里，經(jīng)歷了3次大的科室調(diào)整，增加了6類不同性質(zhì)的檔案和幾十種新增項(xiàng)目，科室檔案管理人員操作簡單，容易接受，我們感到思路清晰，管理科學(xué)，一直運(yùn)行良好。