事業(yè)單位人事檔案管理探究

文/曹叢林

事業(yè)單位人事檔案管理探究

文/曹叢林

隨著我國事業(yè)單位人事制度改革的日益深入，事業(yè)單位人事檔案管理存在著一些問題，因此，切實做好當前事業(yè)單位人事檔案管理，促進事業(yè)單位人事檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、制度化就顯得尤為重要。本文對當前事業(yè)單位人事檔案管理進行了深入的思考，具有一定的參考價值。

事業(yè)單位；人事檔案；管理；思考

一、引言

事業(yè)單位人事檔案屬于干部人事檔案的主要組成部分之一，人事檔案是事業(yè)單位人才信息的主要載體，它能充分反映出事業(yè)單位干部職工的歷史背景、行為軌跡、個人經(jīng)歷、獎懲情況、工作表現(xiàn)、德才能績及其經(jīng)歷的重大事件，是選賢舉能、知人善任的主要工具。隨著我國事業(yè)單位人事制度改革的日益深入，事業(yè)單位人事檔案管理存在著一些問題。因此，切實做好當前事業(yè)單位人事檔案管理，促進事業(yè)單位人事檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、制度化就顯得尤為重要。

二、提升事業(yè)單位人事檔案基礎(chǔ)管理水平

一是組織保障。把人事檔案管理列入當前事業(yè)單位人事人才的一項重點工作來抓，事業(yè)單位應(yīng)該成立由單位一把手任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，1名專職人員，1名兼職人員為成員的“干部檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，并層層簽訂干部檔案管理責任書。

二是經(jīng)費保障。事業(yè)單位應(yīng)該加大資金投入，對檔案室進行裝修改造，安裝了鐵門、鐵窗等，配備鐵質(zhì)檔案密集柜，更新冷暖空調(diào)機、計算機、打印機、照相機、錄音機、滅火器、溫濕度計，不斷完善防火、防盜、防光、防塵、防潮、防蛀等設(shè)施。

三是人員保障。選配年紀輕、思想品質(zhì)好、工作認真負責的黨員干部擔任檔案室管理工作，并保持相對穩(wěn)定。在人事檔案審核要求上牢牢把握“嚴”、“細”、“全”、“準”、“精”、“實”六字關(guān)口，對手續(xù)不全和不完整、不真實并有疑問的材料，堅決不準歸入人事檔案。同時，要選拔重用檔案管理干部。堅持選拔政治素質(zhì)好、工作能力強、知識水平高、服務(wù)態(tài)度好、原則性強的年輕干部從事人事檔案管理工作，并把這個崗位作為人才培養(yǎng)、成長的平臺。注重抓好人事檔案管理人員教育提高和選拔使用。

三、優(yōu)質(zhì)服務(wù)提高事業(yè)單位人事檔案工作效能

一是嚴格防范。結(jié)合本單位的實際情況，制定完善的人事檔案管理制度，如《檔案保密制度》、《檔案整理制度》、《檔案查詢借閱制度》等，并根據(jù)制度規(guī)定，實行定期或不定期的檢查，切實把各項防范措施落到實處，同時堅持“三不轉(zhuǎn)遞”（接受單位不明不轉(zhuǎn)、沒有調(diào)函不轉(zhuǎn)、個人帶檔不轉(zhuǎn)）、“四不借出”（親屬檔案不借、手續(xù)不全不借、沒有經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準不借、非特殊需要不借）、“五不查閱”（牽涉到親屬不準查、未經(jīng)批準不準查、無查閱介紹信不準查、本人不準查、非黨員不準查）制度，并認真做好檔案查、取工作臺賬，堅持工作標準，嚴格工作紀律，對進出的檔案嚴格把關(guān)，履行好一系列手續(xù)，來龍去脈一落分明，確保人事檔案管理工作萬無一失。

二是方便快捷。結(jié)合檔案查閱特點，要指派專業(yè)人員預(yù)先對所管理的檔案進行科學合理的分類編排和存放，對干部查、取檔做到“隨調(diào)隨查，隨查隨用”。

三是主動服務(wù)。在接待查借閱檔案中，事業(yè)單位要注重創(chuàng)造良好的查閱環(huán)境和提高服務(wù)質(zhì)量，及時、準確、主動地提供服務(wù)。

四是檔案資料及時歸檔。事業(yè)單位要定期對本單位人事考核資料歸檔，嚴防丟失。對人事的年度考核表、工資變動表、入黨材料等及時予以整理填充，做到人事檔案分類準確、材料齊全、外觀整齊。

五是人事檔案管理員在人事檔案收集工作中要增強責任感和使命感，耐心細致，不厭其煩地開展人事檔案工作。

四、充分發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案作用

始終把加強人事檔案管理的最終目的，定位在為廣大干部職工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)上，注重發(fā)揮人事檔案工作的作用。

一是決策參謀作用。人事檔案可以為事業(yè)單位干部職工調(diào)整工資、評定職稱、復(fù)查歷史遺留問題等方面，提供大量的參考信息，發(fā)揮重要的參謀作用。

二是考核依據(jù)作用。在每次事業(yè)單位干部調(diào)整、選拔任用中，人事檔案都能夠發(fā)揮人事參謀作用，對干部結(jié)構(gòu)進行分析，為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供了可靠的依據(jù)，促進了事業(yè)單位干部隊伍結(jié)構(gòu)的進一步優(yōu)化。

五、加強事業(yè)單位人事檔案業(yè)務(wù)工作

第一，建立科室預(yù)立卷和文件整理規(guī)定，進一步明確各類人事檔案歸檔范圍，規(guī)范了文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案立卷整理程序和案卷質(zhì)量要求。

第二，規(guī)范相關(guān)檔案資料的數(shù)據(jù)錄入，由過去文件級數(shù)據(jù)錄入轉(zhuǎn)為各類檔案案卷的目錄的錄入，為今后實現(xiàn)人事檔案資料完全計算機檢索創(chuàng)造條件。

第三，加強文書檔案的歸檔整理。為了徹底糾正過去事業(yè)單位文書檔案管理原先存在的不規(guī)范的現(xiàn)象，可以請檔案局的專業(yè)人員親臨現(xiàn)場指導(dǎo)，傳授知識。同時，定期催繳應(yīng)歸檔的檔案，齊全完整地收集好各科室所形成的文件、材料并進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與當事人聯(lián)系，避免發(fā)生有文無檔的現(xiàn)象。

第四，大力加強人事檔案信息化建設(shè)，這有利于推行事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理水平，是信息化時代的需要，也是社會發(fā)展的需要。檔案管理人員要仔細核對人事檔案中的基本信息內(nèi)容，將審核無誤的干部檔案信息輸入微機，確保歸檔材料的真實性、準確性、完整性，這樣就能夠為人事檔案的查閱起到很好的向?qū)ё饔谩?/p>

六、加強人事檔案管理人員的繼續(xù)教育制度建設(shè)

眾所周知，加強人事檔案管理人員的繼續(xù)教育制度建設(shè)，旨在提高人事檔案管理隊伍的專業(yè)理論基礎(chǔ)、業(yè)務(wù)知識能力和服務(wù)工作技能，建設(shè)高素質(zhì)、高水平、高能力的人事檔案管理隊伍。采取請進來、送出去等多種形式進行分批、分階段、分成次培訓。培訓時，要從人事檔案的整理、歸檔、移交等方面注意的問題及事項進行專題講解，培訓人員還可以就人事檔案實際管理中存在的問題與培訓專家進行深入交流和探討。通過培訓能夠使事業(yè)單位全體兼職檔案管理人員的理論水平及業(yè)務(wù)素養(yǎng)有較為明顯的提升，為事業(yè)單位做好人事檔案管理工作夯實了基礎(chǔ)，也為今后人事檔案整理工作更加科學化、精細化、規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。

七、結(jié)語

總之，事業(yè)單位應(yīng)該抓住時機，既要從觀念上更新，又要從制度上更新，大力加強人事檔案管理，以便才能走出目前人事檔案所存在的制度困境。

［1］樊美麗.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考［J］.山西檔案，2010，（1）.

［2］袁雙盛.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議［J］.中國商界（下半月），2009，（08）.

（作者單位：山東省濟寧市兗州區(qū)工人文化宮）