淺析影響檔案利用率的主要因素

文/姜福林　耿 紅

淺析影響檔案利用率的主要因素

文/姜福林1耿 紅2

檔案是歷史的積累，社會的財(cái)富，檔案的根本價(jià)值在于給人們的現(xiàn)實(shí)工作以借鑒參考。然而，社會的檔案意識和檔案界的社會意識、人們的檔案價(jià)值觀念、檔案工作自身的因素以及檔案工作者的素質(zhì)等因素，影響和制約了檔案信息的利用，因此，必須有針對性地開展工作，消除制約因素，才能有效地提高檔案的利用率。

檔案；利用率；主要因素

根據(jù)目前中國檔案利用的狀況進(jìn)行分析，我們可以直觀的看到檔案利用過程中所存在的一系列問題，而產(chǎn)生這些問題的因素也是來自于各個(gè)方面，下面是影響檔案利用率的幾個(gè)主要因素：

1　社會大眾對于檔案的意識不強(qiáng)

由于檔案在傳統(tǒng)的社會認(rèn)知中，是作為一種類似于保密文件的形式存在的，其服務(wù)的對象一般是國家政府機(jī)構(gòu)，而部門讓社會大眾普遍運(yùn)用。所以人們對檔案利用的了解知之甚少，也沒有形成一個(gè)相應(yīng)的利用檔案進(jìn)行工作生活的意識，也就使得檔案利用所扮演的角色無足輕重。即便是有部分人員懂得檔案利用的優(yōu)勢，由于傳統(tǒng)觀念造成的影響，使得他們進(jìn)去檔案館的次數(shù)少之又少并沒有真正實(shí)現(xiàn)檔案的利用。

2　檔案的開發(fā)利用方面不夠完善

目前在我國檔案利用的模式多以資料調(diào)用的形式展開，往往是當(dāng)需要某個(gè)方面的檔案才會進(jìn)行調(diào)查尋找，而沒有一個(gè)系統(tǒng)化的服務(wù)，沒有在前期對檔案進(jìn)行一個(gè)全面的分類、篩選以及編寫歸納。當(dāng)然，也有一些部門對于檔案進(jìn)行了整理加工，但是沒有將利用質(zhì)量提高，仍然不能適應(yīng)社會的需求，無法體現(xiàn)檔案管理的實(shí)際價(jià)值，這也就造成了目前我國在檔案利用方面的低效率和低質(zhì)量。同時(shí)，目前全國各地的綜合檔案館里存儲的大部分都是機(jī)關(guān)文件之類的，缺乏一些專業(yè)性強(qiáng)的檔案資源，比如科技檔案、經(jīng)濟(jì)發(fā)展檔案以及風(fēng)土人情檔案等。這就使得目前的檔案資源并不能滿足各行各業(yè)人士的需求，所以檔案利用無法在市場經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中占據(jù)有利地位。

3　檔案管理人員沒有專業(yè)質(zhì)素

由于檔案管理人員不具備專業(yè)素質(zhì)，在管理檔案的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案遺漏、內(nèi)容缺失的相關(guān)問題，使得檔案資源就會有部分遺失，利用者在很多時(shí)候都不能得到完全的資源利用，這也就造成了利用率無法提高的局面。除了對待信息的管理問題，檔案管理人員自身也沒有積極的檔案管理態(tài)度，沒有深入的思考檔案利用的現(xiàn)狀和相應(yīng)措施，不能及時(shí)地將傳統(tǒng)的檔案管理同當(dāng)下形勢進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，不能為檔案使用者提供便利，即便是有一些現(xiàn)代科技元素的加入，也只是部分的采用，而沒有一個(gè)信息的完善和檢索形式的改良，檔案使用者不能及時(shí)的獲取相應(yīng)檔案，造成不必要的困擾。

4　檔案信息自動(dòng)更新系統(tǒng)落后

對于一個(gè)檔案庫而言，里面所存儲的資料和信息是利用者所關(guān)心的，如果不能及時(shí)的對明天檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)更新，就無法同社會發(fā)展、需求同步，這樣一來就會使得檔案管理的規(guī)范化程度降低。特別是現(xiàn)在信息化社會的建立，絕大多數(shù)市民都是通過網(wǎng)絡(luò)的途徑來獲取相應(yīng)的需求，檔案信息更新系統(tǒng)沒有跟數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合，就無法及時(shí)有效的提供相關(guān)資料，隨著發(fā)展的加快，被市場所淘汰是一個(gè)必然趨勢。另外，信息資源具有一定的時(shí)效性，只有及時(shí)的能被利用的資源才會是有價(jià)值的，所以對于自動(dòng)更新系統(tǒng)的不斷優(yōu)化也是檔案信息發(fā)展的必要手段。

5　查檔手續(xù)太過繁瑣

因?yàn)槌跗诘臋n案提取程序是比較嚴(yán)格的，相應(yīng)的證件證明都必須齊全之后才能調(diào)用檔案，很多時(shí)候，查檔需要先跟公司或者相關(guān)政府部門進(jìn)行申請，通過了審核以后才能根據(jù)申請表信息來查看相關(guān)文件資源，對于一些密保性強(qiáng)的文件還需要更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)才能進(jìn)行查檔，給用戶帶了很大的不便。而目前一些互聯(lián)網(wǎng)平臺上的資源利用卻是十分便捷的，通常只需要在進(jìn)去系統(tǒng)的時(shí)候進(jìn)行一個(gè)簡單登記，就可以查找自己所需資源了。因此為了方便起見，許多的用戶都不會選擇過程繁瑣的傳統(tǒng)檔案查詢，而且尋找其他途徑來獲取相應(yīng)信息。

總的來說，影響檔案利用率的因素有多個(gè)方面的，為了提升檔案利用率，我們可以通過以下幾個(gè)方面來進(jìn)行改良：首先是解決檔案認(rèn)知意識的問題，可以通過加大宣傳力度來實(shí)現(xiàn)?？梢栽谏缃黄脚_上多推出檔案利用的一系列概念，讓社會大眾更多的了解到檔案利用的相關(guān)內(nèi)容，增強(qiáng)檔案利用的社會影響。其次是檔案的開發(fā)工作必須有所建樹，根據(jù)當(dāng)下的檔案利用現(xiàn)狀，結(jié)合社會的需求進(jìn)行相應(yīng)的檔案信息資源的合理開發(fā)，并且有針對性的設(shè)計(jì)更類檔案信息模式，讓不同的人群可以各取所需，為利用者提供全面系統(tǒng)性服務(wù)；然后是對于檔案工作人員的建議，工作人員可以改變服務(wù)形式，以積極主動(dòng)的服務(wù)態(tài)度來面對工作。主動(dòng)的去挖掘客戶的需求以及可能會有的要求，調(diào)整自己的工作狀態(tài)以適應(yīng)客戶。最后事檔案管理模式的改進(jìn)，公司可以利用現(xiàn)代化設(shè)備來強(qiáng)化服務(wù)，可以把檔案管理跟互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，通過計(jì)算機(jī)軟硬件的優(yōu)勢來提高檢索和資源更新的效率。在查檔認(rèn)證方面也需要多加改良，使用多個(gè)渠道的服務(wù)形式來提供檔案信息，最大程度的方便利用者的檔案查閱。除此之外，可以建立一個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)營程序，為檔案管理的規(guī)模化提供有力的保障。這一系列措施都可以全面的解決檔案利用的問題，發(fā)揮檔案利用的整體優(yōu)勢，提高檔案利用率。

6　總結(jié)

無論時(shí)代發(fā)展的方向是如何改變的，社會對于數(shù)據(jù)的需求是永遠(yuǎn)不會消退的，而檔案利用作為數(shù)據(jù)的形成載體也扮演著舉足輕重的角色。只是目前的檔案利用方面處于一個(gè)相對薄弱的環(huán)節(jié)，但是只要相關(guān)部門可以投入更大的力度來對其進(jìn)行改進(jìn)，相信在未來的發(fā)展過程中，檔案利用率會大幅度的回升，體現(xiàn)其應(yīng)有的社會地位。

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姜福林（1966.10—），男，籍貫：山東省威海市乳山市，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于山東省干部函授大學(xué)。

（作者單位：1.乳山市財(cái)政局 2.乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局）