淺談如何在雨季做好檔案保護(hù)工作

文/大慶油田第七采油廠信息中心 曹春峰

淺談如何在雨季做好檔案保護(hù)工作

文/大慶油田第七采油廠信息中心 曹春峰

紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作一直是檔案保護(hù)工作的重點(diǎn)，檔案庫房的溫濕度控制是決定檔案“壽命”的關(guān)鍵，在雨季里，庫房溫濕度偏高，對(duì)檔案的保存極為不利，本文針對(duì)這一問題深入研究，為廣大檔案管理者提供一些經(jīng)驗(yàn)方法。

檔案保護(hù)；溫濕度監(jiān)控；應(yīng)急預(yù)案

一、前言

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展和進(jìn)步，檔案資源的開發(fā)力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強(qiáng)，因而，檔案如何被及時(shí)、有效的安全保護(hù)以及如何最大限度地延長檔案的壽命等問題，也相應(yīng)地突現(xiàn)出來，解決檔案保管及利用的安全問題越來越迫切，特別是近幾年雨季時(shí)期較長，檔案庫房溫濕度調(diào)控不及時(shí)，造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象。因此在較長的雨季里如何保護(hù)檔案成為檔案人員研究的新課題。

二、雨季對(duì)檔案保護(hù)工作產(chǎn)生的影響

（一）紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變現(xiàn)象。雨季中，檔案最容易發(fā)生的就是霉變現(xiàn)象，這種情形對(duì)紙質(zhì)檔案危害最大，具體內(nèi)容如下：

1.破壞紙質(zhì)材料結(jié)構(gòu)。紙張通常都含有一定的淀粉和蛋白質(zhì)，而且或多或少地含有一些水分，而霉菌和蟲卵生長發(fā)育需要水的存在和暖和的溫度。水分活度值低霉菌和蟲卵不能吸收水分，而在受潮后水分活度值升高，霉菌和蟲卵就會(huì)吸收紙張中的水分進(jìn)而分解，導(dǎo)致紙張變黃、變脆、從而直至腐爛。

2.生成霉斑。紙中的植物纖維物受到酸性水解便失去強(qiáng)度和粘合力，而紙中的酸主要來自于給紙上漿的硫酸鋁。當(dāng)紙開始受潮時(shí)，硫酸鋁開始產(chǎn)生硫酸鹽和水合氫離子，最后形成酸性物質(zhì)，在紙張中形成霉斑。

（二）磁盤檔案發(fā)生數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。磁盤檔案的材質(zhì)是由很多種化學(xué)物質(zhì)混合金屬元素制作而成的，具有不穩(wěn)定性，外界的化學(xué)物質(zhì)很容易會(huì)造成染料層的損壞而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的損壞。強(qiáng)光的照射和高溫的儲(chǔ)存環(huán)境極有可能會(huì)導(dǎo)致染料層物質(zhì)發(fā)生化學(xué)反應(yīng)而損壞；過于潮濕的環(huán)境容易使光盤染料層受潮變質(zhì)，嚴(yán)重時(shí)起霉點(diǎn)。這樣將會(huì)導(dǎo)致存儲(chǔ)在磁盤的數(shù)據(jù)就會(huì)丟失。

三、雨季中檔案保護(hù)的幾種方案

（一）庫房安全是檔案保護(hù)工作的基礎(chǔ)。首先，要注重檔案館庫的選址。要嚴(yán)格按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）建造檔案館庫房。《規(guī)范》明確規(guī)定：館址應(yīng)選擇地勢較高，場地干燥、排水流暢，空氣流通和環(huán)境安靜的地段；庫房內(nèi)不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點(diǎn)，給、排水管道不應(yīng)穿越庫區(qū)等。在有洪水危險(xiǎn)的地方，檔案庫不宜設(shè)置在建筑底層位置；庫區(qū)存放檔案的最低處離地面的高度不能少于15厘米。庫區(qū)屋頂和地面必須做好防水處理。

對(duì)于年代較早、沒有按照《規(guī)范》建造的檔案館或檔案室，如果有條件，應(yīng)盡快調(diào)整到地上空間，或按照《規(guī)范》加以改造。

（二）溫濕度控制設(shè)備是檔案保護(hù)工作的有力工具。溫濕度監(jiān)測系統(tǒng)是為了維護(hù)庫房檔案的完好，創(chuàng)造適宜檔案儲(chǔ)存的環(huán)境，當(dāng)庫內(nèi)溫濕度適宜檔案保存時(shí)，就要設(shè)法防止庫外氣候?qū)靸?nèi)的不利影響；當(dāng)監(jiān)控到庫內(nèi)溫濕度不適宜商品儲(chǔ)存時(shí)，就要及時(shí)采取有效措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)的溫濕度。

（三）更換檔案裝具是檔案保護(hù)工作的有效手段。1.為紙質(zhì)檔案更換無酸檔案裝具。因?yàn)槌睗竦目諝庵泻醒趸蚝脱趸栌龅酵只蛑参锢w維本身反應(yīng)生成酸性物。因此，防止檔案被酸化腐蝕，主要是隔離空氣中的酸性物質(zhì)，現(xiàn)在大多數(shù)檔案部門已采用ph值大于7的無酸紙盒。2.為磁盤檔案尋找“安全屋”。這需要選擇干爽、避光的地方來保存盤片，這是避免光照和潮濕對(duì)盤片影響的最根本的辦法。另外，不要使盤片與化學(xué)溶液接觸。還有一點(diǎn)是要特別注意的，不要用油性筆在光盤盤片上面直接寫上標(biāo)識(shí)。除了前面說的會(huì)引起盤片轉(zhuǎn)動(dòng)不規(guī)則外，油性筆里面的油墨還會(huì)隨著時(shí)間的變遷，慢慢滲透到盤片的染料層里面，導(dǎo)致光盤永久性損壞。正確的方法是，放棄用筆或者紙條在盤片上直接做記號(hào)的做法，改為在光盤盒上對(duì)光盤進(jìn)行標(biāo)識(shí)。當(dāng)光盤出現(xiàn)了污垢，需要清理的時(shí)候，要選擇柔軟的布（最好是鏡頭紙或者專用的布）由里向外一圈一圈地擦拭同時(shí)，對(duì)于長年不使用的盤片，最好每隔幾個(gè)月就轉(zhuǎn)動(dòng)一下，并且最好能夠播放一下或者讀取一下，檢查盤片是否讀取正常，對(duì)于出現(xiàn)異常的盤片要及時(shí)進(jìn)行備份以確保數(shù)據(jù)的安全。目前多數(shù)檔案庫房會(huì)購置磁盤消毒柜存儲(chǔ)磁盤檔案。

（四）制定有效的應(yīng)急方案是檔案保護(hù)工作的可靠保障。

應(yīng)急方案中應(yīng)包括應(yīng)急機(jī)構(gòu)的組成和職責(zé)，應(yīng)急通訊保障，防汛物資（專用工具、抽水機(jī)等）的準(zhǔn)備和災(zāi)后檔案的搶救等。同時(shí)，還要明確列出館內(nèi)的特殊檔案及其存放地點(diǎn)，以及熟悉各保管區(qū)的保管專業(yè)人員名單等。對(duì)于應(yīng)急方案的目標(biāo)：一是在可能的情況下，采取緊急行動(dòng)消除對(duì)館藏檔案的威脅；二是保護(hù)未受損的檔案；三是搶救已受損的檔案；四是穩(wěn)定已受損檔案的情況使之能恢復(fù)。災(zāi)害應(yīng)急計(jì)劃應(yīng)形成文件，發(fā)給每位工作人員，并存放在樓內(nèi)重要地點(diǎn)，并備份保存在其他地方，一旦遇到緊急情況，便于參考。三是要制定有效的預(yù)防措施。在易發(fā)生水災(zāi)的地區(qū)，檔案部門應(yīng)派專人與當(dāng)?shù)貧庀蟛块T保持密切聯(lián)系，及時(shí)了解當(dāng)?shù)氐奶鞖忸A(yù)報(bào)情況及汛情通報(bào)，對(duì)有可能出現(xiàn)的危險(xiǎn)做出預(yù)先判斷，然后制定并采取強(qiáng)有力的預(yù)防措施，在雨季加強(qiáng)巡查；分析可能發(fā)生的危險(xiǎn)，對(duì)建筑物進(jìn)行防水加固、增固建筑物結(jié)構(gòu)，對(duì)庫房的排水系統(tǒng)進(jìn)行檢查維修，及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫房的滲漏情況，進(jìn)行補(bǔ)滲加固；制定應(yīng)急搶救計(jì)劃，注意防水的同時(shí)，也應(yīng)預(yù)防電器故障的發(fā)生；根據(jù)實(shí)際情況，可將部分檔案轉(zhuǎn)移至安全地方，確保檔案安全。

[1}鄧支青.武漢大學(xué)信息管理學(xué)院[J].以紙質(zhì)檔案霉變?yōu)閷?dǎo)向的檔案保護(hù)工作研究,2014(8).

[2]毛一偉.西安市檔案局[J].淺談檔案保護(hù)技術(shù)的重要性,2004(2).