淺議如何做好物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作

文/國網(wǎng)杭州供電公司 詹敏青

淺議如何做好物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作

文/國網(wǎng)杭州供電公司 詹敏青

近年來物業(yè)管理產(chǎn)業(yè)得到了快速的發(fā)展。物業(yè)管理公司在日益激烈的競爭中需不斷提升綜合競爭力，而在物業(yè)管理服務工作中物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作是其基礎(chǔ)性工作之一，這就要求物業(yè)公司必須認識到物業(yè)檔案管理工作的重要性，同時需不斷創(chuàng)新物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作模式。

物業(yè)電氣設(shè)備；檔案管理

一、物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理規(guī)范的必要性

物業(yè)企業(yè)在進行物業(yè)管理活動中逐步形成了物業(yè)檔案，物業(yè)檔案主要保存記錄了對業(yè)主有一定查考和利于價值的歷史記錄。進行物業(yè)檔案的管理即做好物業(yè)檔案文件的收集、整理、歸檔工作，從而提高物業(yè)的服務效率和水平。于物業(yè)企業(yè)而言，物業(yè)電力設(shè)備檔案管理是一項基礎(chǔ)性工作，加強物業(yè)電力設(shè)備檔案管理的規(guī)范性能有效提升物業(yè)管理的水平，但同時物業(yè)企業(yè)的綜合管理水平又制約著物業(yè)電力設(shè)備檔案管理。

二、物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作的實施要點

（一）規(guī)范物業(yè)電力設(shè)備檔案管理。進行物業(yè)電力設(shè)備檔案管理就必須是在相關(guān)制度、規(guī)范建立的基礎(chǔ)之上，以此來對物業(yè)電力設(shè)備檔案管理人員具體職責做出明確。所建立的制度和規(guī)范不僅要有較強的操作性，還需做到制度的配套，明確責任者的具體職責，這也是規(guī)范物業(yè)電力設(shè)備檔案管理的首要步驟。物業(yè)電力設(shè)備檔案管理制度建立的首要目的是為完善其監(jiān)督機制，從而有效提升物業(yè)管理的水平。物業(yè)電力設(shè)備檔案管理具體建設(shè)、規(guī)范包括了物業(yè)電力設(shè)備檔案的分類標準、業(yè)務范圍、歸檔制度、整理方法、保管制度、開放利用制度、管理人職責等規(guī)范。同時，對物業(yè)電力設(shè)備檔案管理人員進行專門的培訓和指導，增強他們的綜合素質(zhì)，規(guī)范檔案工作，才更利于物業(yè)電力設(shè)備檔案管理工作的開展和綜合水平的提高。

（二）將物業(yè)文件的形成、歸檔工作做好。物業(yè)文件的形成工作和歸檔工作是物業(yè)電力設(shè)備檔案管理的基礎(chǔ)性工作。規(guī)范物業(yè)電力設(shè)備檔案管理需從起點開始抓起，物業(yè)文件的形成、歸檔、整理、保管，和檔案的提供、利用、開放，以及檔案信息的研究、分析等都是電力設(shè)備檔案管理工作的內(nèi)容。但結(jié)合目前物業(yè)電力設(shè)備檔案管理實際情況看，需將重點放在物業(yè)文件的形成、歸檔工作上，物業(yè)人員需自覺將歸檔工作當作物業(yè)管理服務收尾工作來執(zhí)行，落實思路、規(guī)范配套、定期檢查以及做績效評估，并對形成文件的質(zhì)量進行檢查。

（三）凸顯行業(yè)特點，著重于物業(yè)電力設(shè)備管理專門檔案。在物業(yè)企業(yè)檔案中，基建檔案和行政檔案方面的管理相對更為完善，但是在物業(yè)電力設(shè)備專門檔案上卻比較隨意、松散，而且有著多種案卷形態(tài)，因此，需要對一戶一檔的電力設(shè)備檔案管理形態(tài)進行完善。在物業(yè)管理行業(yè)中物業(yè)專門檔案是其獨有的，而物業(yè)投入和正式運作后，物業(yè)電力設(shè)備專門檔案的使用率和重要性已遠大于了其他檔案，整體數(shù)量增加迅速，因此需作為重點管理對象。物業(yè)電力設(shè)備專門檔案管理中一般都實施一戶一檔管理模式，企業(yè)中有90%都采用了這種管理模式，但在不同企業(yè)中所采用的方式又有所區(qū)別，在業(yè)主檔案方面有的物業(yè)是將一戶作為一卷，而有的物業(yè)則是將一個樓棟列為一卷，再在這一卷下面建立子卷，而子卷就是每一戶業(yè)主的檔案。物業(yè)實施一戶一檔管理模式，不僅有利于對“戶”的電力設(shè)備進行針對性管理，還能有效提高物業(yè)的服務水平，為業(yè)主提供更多的個性化服務，極大地提升了物業(yè)管理的服務品味和質(zhì)量。

（四）物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理基礎(chǔ)工作做好，落實動態(tài)管理。在物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理中，還需做好電氣設(shè)備的動態(tài)管理。物業(yè)電氣設(shè)備檔案有著很強的動態(tài)性，并不是一成不變的，這就要求物業(yè)電氣設(shè)備檔案也需隨之做出相應的改變，從而確保與實際情況一致。物業(yè)公司在對電氣設(shè)備檔案進行管理中，平時需要做日常的維護，并定期進行檢查，對相關(guān)項目還需采取跟蹤的方式來保證電氣設(shè)備檔案的真實有效性。與此同時，物業(yè)企業(yè)在電氣設(shè)備檔案管理中，檔案對業(yè)主需具有一定的開放性，以便業(yè)主對電氣設(shè)備檔案的利用，物業(yè)需主動對相關(guān)電氣設(shè)備檔案信息進行公示。物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作是物業(yè)管理中十分重要的一部分，物業(yè)需從意識上認識到電氣設(shè)備檔案管理工作的重要性，并給予精神上、人力上、物質(zhì)上的支持和投入，才能有效提高整個物業(yè)管理水平。

（五）物業(yè)電氣設(shè)備檔案的現(xiàn)代化管理。從整體上來講，我國的物業(yè)管理在起步上是比較晚的，現(xiàn)目前只有大型物業(yè)公司才將現(xiàn)代化的管理方式運用到物業(yè)管理中。而物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作作為物業(yè)管理中不可分割的部分，兩者不能脫節(jié)，在現(xiàn)代化進程不斷加快的情況下，物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作也需要加入到物業(yè)管理現(xiàn)代化進程中，并且可根據(jù)物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理系統(tǒng)對具體管理模塊進行設(shè)置。此外還可運用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡技術(shù)建立起物業(yè)電力設(shè)備管理網(wǎng)站，為業(yè)主提供更為有效、快捷、透明的信息服務。此網(wǎng)站可包括業(yè)主的信息；物業(yè)管理公司簡介；電氣設(shè)備具體分布；相關(guān)費用公布；國家出臺的法律、法規(guī)、政策、標準；便民信息；意見反饋等相關(guān)內(nèi)容。運用現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術(shù)可將物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理特點和具體動態(tài)作用最大化地展現(xiàn)出來。

[1]張紅.物業(yè)檔案管理探索[J]科技創(chuàng)業(yè)月刊,2010,23(3).

[2]胡昌順.淺談物業(yè)檔案資料的建立與管理[J].檔案與建設(shè),2003(5).