事業(yè)單位檔案保存和利用管理方法分析

李小紅

摘 要：在社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展下，事業(yè)單位的日常管理事務(wù)不斷增多，而檔案管理也越發(fā)的復雜。面對種類繁多、數(shù)量龐大的信息檔案，傳統(tǒng)的管理方法顯然不能滿足現(xiàn)代事業(yè)單位檔案保存與利用的要求。在這種環(huán)境下，就需要轉(zhuǎn)變觀念，更新檔案管理方法，利用先進技術(shù)，確保事業(yè)單位的各項檔案管理工作能夠正常開展，為檔案的利用提供準確、及時、有用的信息，提升事業(yè)單位的辦事效率，切實為社會服務(wù)作出貢獻。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案保存；管理方法；管理理念

中圖分類號：G273.5 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.20.065

文章編號：2095-6835（2016）20-0065-02

當前，社會經(jīng)濟不斷向著市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)變，無論是民營企業(yè)還是事業(yè)單位，都面臨著激勵而殘酷的市場競爭環(huán)境。事業(yè)單位要想在這種環(huán)境下贏得健康、穩(wěn)定的發(fā)展，為社會主義建設(shè)作出貢獻，就需要轉(zhuǎn)變自己的經(jīng)營與管理理念，提升自己的辦事效率，尤其是檔案管理。由于事業(yè)單位的檔案管理種類繁多，數(shù)量龐大，所以檔案管理直接決定著事業(yè)單位的管理水平、決策水平和未來發(fā)展。這就要求事業(yè)單位檔案管理部門能夠清醒地認識到自身存在的弱點，與時俱進，有效開展檔案的保存與利用工作，將事業(yè)單位的工作效率與業(yè)務(wù)發(fā)展提升至一個新的臺階。

1 事業(yè)單位檔案保存與利用的現(xiàn)實意義

事業(yè)單位涵蓋內(nèi)容較廣，包括政府機關(guān)、學校教育部門、醫(yī)療服務(wù)機構(gòu)等，能夠在社會公共服務(wù)當中發(fā)揮異常重要的作用。其中，政府機關(guān)與學校教育部門能夠推動整個社會向著文明、法治、有序的方向發(fā)展；而醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)能夠確保我國公民的健康，并為我國公民提供基本的日常就診服務(wù)?？梢哉f，事業(yè)單位在長期的運營過程中，積累了豐富的檔案管理經(jīng)驗，通過檔案的保存與利用，能夠真實、客觀地還原與反映出事業(yè)單位的運行狀況，并對事業(yè)單位的辦事效率、公正性、真實性進行檢查。通常，檔案信息管理中的工作經(jīng)驗?zāi)軌蚪o事業(yè)單位后期業(yè)務(wù)的拓展提供借鑒作用，并提供必要的決策信息，使事業(yè)單位的社會服務(wù)水平得到不斷提升。所以，完善并提升事業(yè)單位的檔案管理效率，是社會發(fā)展的必然要求。事業(yè)單位一般面向群眾，需要為廣大人民群眾提供服務(wù)，因此，檔案管理具有一定的大眾性、社會性，而我國現(xiàn)階段正處于社會轉(zhuǎn)型時期，經(jīng)濟與社會矛盾還相對突出，所以，就需要對社會大眾心理進行深入的分析，并有效開展檔案的保存與管理工作，提升事業(yè)單位的辦事效率，做到真正為民服務(wù)。

2 事業(yè)單位檔案保存與利用的現(xiàn)狀分析

雖然在社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展之下，事業(yè)單位已經(jīng)充分認識到檔案管理的重要性，且檔案資源的價值也得到了日益的凸顯，但檔案管理現(xiàn)狀依然不容樂觀。一方面，事業(yè)單位在檔案管理過程中，由于對檔案資源的利用不足，在相關(guān)檔案資源的開發(fā)中多使用傳統(tǒng)的借閱形式、資料查閱形式，對于單位以外的人員查閱檔案信息存在較大的限制，使得資源共享機制缺乏，單位檔案信息不能得到深層的開發(fā)與利用；另一方面，普通的檔案管理在保存上多存在破損與殘缺現(xiàn)象，加之檔案管理工作制度沒有落實到位，使得檔案的完整性、精準性、有效性得不到保障。再者，由于受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，且技術(shù)水平有限，導致檔案信息資源不能得到永久性的保存，尤其在當前檔案種類不斷增多的情況下，檔案數(shù)量也急劇增多，如果依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，就會大大降低檔案的保存與利用效率，使檔案的壽命周期縮短。很多事業(yè)單位在資金投入、人力資源管理上還存在較大的缺陷，造成了檔案管理工作與本單位的運營狀況極不相符的現(xiàn)象，加之信息保密制度上的不足，使得公開查閱的資料信息較少，不能充分發(fā)揮檔案信息的重要作用。

3 事業(yè)單位檔案保存與利用的管理方法

3.1 強化檔案管理與開發(fā)

新形勢下，事業(yè)單位檔案管理效率要得到有效提高，還需要引入先進的科學技術(shù)，并將計算機功能充分利用起來，對檔案管理軟件進行開發(fā)，為檔案的保存與利用提供技術(shù)上的支持。另外，事業(yè)單位的檔案管理部門也要重視對檔案信息資源的開發(fā)與利用，并樹立服務(wù)意識，將一切工作都圍繞事業(yè)單位的中心業(yè)務(wù)來開展，為事業(yè)單位的運營決策提供重要的信息來源。當然，事業(yè)單位也要不斷地拓展自己的服務(wù)領(lǐng)域，積極開展多項編研活動，在對檔案信息進行收納、歸集、利用的同時，就檔案信息編寫更多的專題匯編材料，多方位地開發(fā)檔案信息資源，為使用者提供更加全面而高效的信息，讓檔案管理工作更加的規(guī)范化、延續(xù)化。在檔案利用上，還要拓寬其利用范圍，挖掘檔案價值，包括管理價值、科研價值、社會價值，讓更多的人了解檔案管理的重要性，使檔案信息的潛力得到有效挖掘。

3.2 加強檔案管理隊伍建設(shè)

事業(yè)單位的檔案管理隊伍建設(shè)直接關(guān)系到事業(yè)單位的管理效率、運營效率。因此，需要構(gòu)建一支擁有超高水平、超高技能、超高品德的專業(yè)檔案管理隊伍，讓檔案管理工作更加的專業(yè)化、標準化。在這當中，首先需用提升檔案管理人員的聘用要求，確保工作人員具備扎實的專業(yè)素養(yǎng)與較高的綜合業(yè)務(wù)水平、崇高的品德，能夠擔負起檔案保存與利用的重任。另外，事業(yè)單位還要建立一套科學而完善的檔案管理體系，對已入職的檔案管理人員進行定期的業(yè)務(wù)培訓、專業(yè)宣講，提升工作人員的計算機操作水平、歸檔水平、文字表達力，使其能夠?qū)Ｗ⒂跈n案管理工作，獨立解決工作上的難題，讓檔案信息更加真實、可靠、精準。與此同時，事業(yè)單位還要注重引進先進的檔案管理人員，為事業(yè)單位的檔案管理工作注入新鮮的血液，推動檔案管理工作的系統(tǒng)化、全面化、科學化發(fā)展。在這個過程中，要求事業(yè)單位加大人力與物力的投入，并協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，形成良好的工作氛圍，讓檔案的保存與利用價值實現(xiàn)最大化。

3.3 創(chuàng)新檔案管理理念

事業(yè)單位的檔案管理工作要滿足現(xiàn)代化要求，還需要不斷地創(chuàng)新自己的管理理念，完善管理方法，轉(zhuǎn)變以往的工作作風，對檔案進行動態(tài)化、全面化管理。同時，事業(yè)單位還要進行準確的市場定位，并樹立市場競爭意識，提升檔案管理效率，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，讓電子檔案信息實現(xiàn)真正的統(tǒng)一管理。在利用信息化技術(shù)進行檔案管理時，還需用建立不同種類的多媒體數(shù)據(jù)庫，并設(shè)置管理權(quán)限，既要實現(xiàn)檔案的共享與高效利用，又要保證檔案信息的安全性，并對管理模式加以完善，讓檔案管理具有一定的時效性與系統(tǒng)性，滿足檔案保存、利用、開發(fā)需求，讓事業(yè)單位的檔案管理工作更具現(xiàn)代化特征。在利用信息化進行檔案處理時，還用確保檔案能夠通過檢索方式，更加快速、精準地找到對應(yīng)的檔案信息，為使用者提供較大的便捷。需用注意的是，在事業(yè)單位的檔案保存與利用中，要以事業(yè)單位的發(fā)展趨勢為工作重心，讓檔案管理具有針對性、時效性，進而提升事業(yè)單位的社會服務(wù)水平。

4 結(jié)束語

目前，我國事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案管理模式。這種管理方式的轉(zhuǎn)變能夠大大提升檔案管理效率，有利于檔案信息的永久性保存，也方便了使用者對檔案信息的查閱、利用，降低了檔案保存的成本，讓檔案實現(xiàn)了真正的高效利用。可以說，檔案信息化管理有利于事業(yè)單位的未來發(fā)展，能夠提升事業(yè)單位的市場競爭力。基于此，事業(yè)單位就需要加強對檔案管理工作的重視，深入分析當前檔案管理工作中存在的問題，然后結(jié)合問題，制訂出有針對性的解決措施，以提升檔案管理工作的效率，為社會服務(wù)作出突出貢獻。

參考文獻

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