以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化探析

文/山東省滕州市衛(wèi)生和計(jì)劃生育局　鄭晨明

以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化探析

文/山東省滕州市衛(wèi)生和計(jì)劃生育局鄭晨明

文章通過(guò)對(duì)當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀以及存在問(wèn)題的分析，提出五種實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的路徑：完善檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)、提高檔案質(zhì)量、保障檔案的機(jī)密性、電子檔案信息建設(shè)。

檔案管理；科學(xué)化；機(jī)關(guān)管理

檔案作為儲(chǔ)存人類(lèi)信息的載體，在機(jī)關(guān)管理等方面發(fā)揮著不可忽視的作用。以科學(xué)的方法管理檔案，具體表現(xiàn)為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，對(duì)檔案管理內(nèi)容做到實(shí)時(shí)更新，對(duì)檔案管理水平進(jìn)行不斷提升，變被動(dòng)為主動(dòng)。

一、檔案管理現(xiàn)狀以及現(xiàn)存的問(wèn)題分析

（一）相關(guān)意識(shí)缺乏。多數(shù)單位缺乏對(duì)檔案管理的認(rèn)知，忽略了檔案管理在單位管理基礎(chǔ)中的重要作用，認(rèn)為檔案管理與業(yè)務(wù)之間風(fēng)馬牛不相及。相關(guān)人員更沒(méi)意識(shí)到在這個(gè)信息化社會(huì)檔案的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理僅僅是在收集些過(guò)時(shí)的個(gè)人信息，即便投入再多的人力、物力、財(cái)力也同樣出不了績(jī)效，于是就出現(xiàn)“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的現(xiàn)象。

（二）管理力量薄弱與管理質(zhì)量有待提高。在某些單位，檔案管理崗位的流動(dòng)性較高，由于管理人員變動(dòng)頻繁導(dǎo)致檔案管理工作不能正常銜接，管理水平無(wú)法穩(wěn)定提升。另外，經(jīng)數(shù)據(jù)顯示，大多數(shù)從事檔案管理工作的人員專(zhuān)業(yè)化程度較低，由于單位未加強(qiáng)檔案管理相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)并告知員工檔案管理的重要性，致使員工“不懂不問(wèn)，不會(huì)不學(xué)”。從而使檔案管理工作越發(fā)散漫。

（三）檔案管理不能有效服務(wù)于社會(huì)。該問(wèn)題主要體現(xiàn)在兩方面：一是工作人員在保管檔案過(guò)程中，由于多方面的原因?qū)е履承n案信息丟失出現(xiàn)斷代現(xiàn)象。二是過(guò)度重視檔案保管。檔案管理本身是為單位服務(wù)，然而多數(shù)管理人員并不習(xí)慣通過(guò)該方法為單位的管理與發(fā)展提供相關(guān)服務(wù)，以此來(lái)提高單位管理的高效化。不僅沒(méi)有物盡其才，還導(dǎo)致資源的閑置。

二、檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化

（一）完善檔案管理機(jī)制。將檔案管理工作放在單位日常管理工作的重要位置。定期開(kāi)展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，使員工意識(shí)到檔案管理的重要性。作為管理者，應(yīng)把檔案管理列入每日章程，列入日?；A(chǔ)性工作行列，以便于定期研究、檢查。另外，管理者應(yīng)切實(shí)把工作具體落實(shí)到各個(gè)階層，建立檔案管理小組，定期向責(zé)任人匯報(bào)工作進(jìn)度，不定期對(duì)基層進(jìn)行檢查、督導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)化管理。

（二）加強(qiáng)對(duì)工作人員的檔案管理素質(zhì)培訓(xùn)。通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)交流，使員工準(zhǔn)確把握檔案管理工作流程，建立一支專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍。另外，人事在選拔工作人員時(shí)一定要人盡其才，充分了解員工心理、特長(zhǎng)與潛能，把熱愛(ài)該工作的人員分配到該工作崗位上，激發(fā)他們的工作熱情與潛能，在一定程度上降低崗位的流動(dòng)性，減少人才的流失。

（三）提高檔案質(zhì)量。首先需要規(guī)范檔案管理工作流程：材料收集、歸檔。材料收集過(guò)程要實(shí)時(shí)更新采集范圍，不僅僅收集紙質(zhì)信息，還有電子信息如照片、錄像、音頻等，以保障信息的完整與準(zhǔn)確。歸檔過(guò)程需要將檔案根據(jù)時(shí)間、地區(qū)等要素嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)，保證組卷合理，標(biāo)題明確，提高單位檢索信息時(shí)候的效率。

（四）引入現(xiàn)代科技，注重電子信息存檔的建設(shè)。單位首先要做好檔案建設(shè)的規(guī)劃，儲(chǔ)備足量電子信息，做好信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。其次，需要建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)統(tǒng)一管理檔案，將檔案的各項(xiàng)信息如庫(kù)存、目錄、保存年限等統(tǒng)統(tǒng)列入微機(jī)管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化、數(shù)字化管理。最后要積極推廣網(wǎng)絡(luò)查詢與借閱，充分利用現(xiàn)代科技的簡(jiǎn)便快捷實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)管理的高效化。

三、指導(dǎo)基層醫(yī)院檔案管理

在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)該對(duì)工作進(jìn)行指導(dǎo)，進(jìn)而提升管理效率。主要指導(dǎo)方式包括以下幾點(diǎn)：

（一）摒棄傳統(tǒng)管理方式。在指導(dǎo)過(guò)程中，相關(guān)指導(dǎo)人員應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)管理方式，保證能夠更好地提升管理工作質(zhì)量，將檔案指導(dǎo)工作重點(diǎn)放在服務(wù)中，要求醫(yī)院能夠更好地為患者提供醫(yī)療服務(wù)，進(jìn)而提升醫(yī)院的整體服務(wù)質(zhì)量，樹(shù)立正確的管理服務(wù)理念，這樣，不僅可以提升檔案管理工作效率，還能增強(qiáng)醫(yī)院管理效率。同時(shí)，相關(guān)指導(dǎo)人員應(yīng)該重視自身指導(dǎo)工作，以信息式指導(dǎo)方式，提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而增強(qiáng)自身工作效率。

（二）重視檔案管理電子化。相關(guān)指導(dǎo)人員在執(zhí)行工作的過(guò)程中，要對(duì)檔案管理的電子化進(jìn)行重視，督促檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)信息技術(shù)知識(shí)，保證能夠更好地接受指導(dǎo)。要加強(qiáng)檔案管理工作的安全性，確保檔案信息不被泄露，指導(dǎo)工作人員對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督，保證檔案管理人員能夠更好地完成電子化信息任務(wù)。同時(shí)，還要指導(dǎo)檔案管理人員優(yōu)化自身工作，以便于相關(guān)人員對(duì)檔案信息進(jìn)行查找，保證基層醫(yī)院檔案信息管理的先進(jìn)性。

（三）重視先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的引進(jìn)。在基層醫(yī)院檔案管理工作中，先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的引進(jìn)是較為重要的，相關(guān)指導(dǎo)人員應(yīng)該對(duì)此類(lèi)問(wèn)題加以重視。在引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的過(guò)程中，要指導(dǎo)檔案管理人員學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)處理檔案信息，形成聲音與圖像結(jié)合的檔案信息，使其在傳播過(guò)程中，更有利于相關(guān)人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行理解，在此基礎(chǔ)上，要設(shè)立完善的檔案信息咨詢數(shù)據(jù)庫(kù)，保證能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的目的，進(jìn)而提升檔案管理工作效率，增強(qiáng)基礎(chǔ)醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量。另外，相關(guān)指導(dǎo)人員應(yīng)該重視檔案科學(xué)技術(shù)的開(kāi)發(fā)與創(chuàng)新，可以安排專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員設(shè)定屬于基層醫(yī)院的網(wǎng)站，使宣傳工作效率提升，為其發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

目前，我國(guó)的檔案管理模式為實(shí)體檔案為主，電子檔案為輔。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化信息建設(shè)將成為重點(diǎn)。想要有效促進(jìn)機(jī)關(guān)的高效化管理，建設(shè)專(zhuān)業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，完善檔案管理制度迫在眉睫。

[1]李國(guó)蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].山東社會(huì)科學(xué),2011(1):174-176.

[2]楊洋.以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(5):5-5.