創(chuàng)新檔案利用新方式研究

趙 揚哈爾濱好民居建設投資發(fā)展有限公司 黑龍江哈爾濱 150026

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創(chuàng)新檔案利用新方式研究

趙 揚
哈爾濱好民居建設投資發(fā)展有限公司 黑龍江哈爾濱 150026

【摘要】檔案利用，是對檔案有利用需求的人通過系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足個人或組織等利用需求的一種行為過程，也是體現(xiàn)檔案信息資源利用價值的過程。檔案工作的最終目的是為廣大利用者提供服務，而利用形式是檔案管理部門為利用者提供服務的橋梁和紐帶，也是檔案管理者實現(xiàn)自身價值和重要手段。

【關鍵詞】檔案；服務；方式；利用

一、拓展檔案利用形式的多元化

服務是檔案工作的生命線，增強檔案工作服務能力是貫徹落實國家檔案局“服務先行”戰(zhàn)略構想、實現(xiàn)檔案工作自身價值的重要保障。檔案的利用是檔案工作的最根本目的。而對于企業(yè)檔案的充分利用，則能有效提高企業(yè)各項工作效率和工作質(zhì)量。檔案工作的服務性突出地表現(xiàn)在檔案利用工作這個環(huán)節(jié)上。提供檔案的服務形式包括檔案的檢索及開發(fā)編研檔案信息等。服務形式的定位，就是使檔案檢索及傳遞的檔案信息最有效、最具特色。同時也為企業(yè)領導和其他工作人員在制定方針政策、商洽工作、處理問題、總結經(jīng)驗等方面提供科學的依據(jù)和準確的信息。檔案工作的最終目的是為廣大利用者提供服務，而利用形式是檔案館為利用者提供服務的橋梁和紐帶，也是檔案館實現(xiàn)自身價值和重要手段。形象意識在日趨激烈的社會競爭中，各行各業(yè)都在樹立自己的服務形象。良好的服務形象帶給人們不僅是精神上的愉悅，還會加深人們的印象，帶來豐厚的利潤。檔案利用形式的變化必然導致服務形態(tài)的改變，所以必須轉變觀念，開拓創(chuàng)新，以科學的服務形態(tài)更有效地為檔案利用者服務。最大程度的提供檔案利用始終是檔案工作生存的保障。檔案工作中必須突破傳統(tǒng)的檔案利用服務模式，才能開拓檔案事業(yè)服務的新空間。

二、檔案網(wǎng)絡信息服務

在計算機及網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用的情況下，信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。在對傳統(tǒng)管理模式進行揚棄的基礎上，檔案部門要通過網(wǎng)絡及時、準確地向企業(yè)各業(yè)務部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務，在真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務。當前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務機制，積極主動地為經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場服務，為全面建設小康社會服務。要通過計算機網(wǎng)絡為用新形式下的用戶提供服務。要通過計算機網(wǎng)絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理的創(chuàng)新服務要通過計算機網(wǎng)絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。

在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。盡快實現(xiàn)網(wǎng)上檔案傳遞和辦理借閱，為用戶送檔上門。在網(wǎng)上設立虛擬檔案畫面、檔案編研成果網(wǎng)站，供用戶自如的選擇、欣賞自己喜愛的作品。為充分發(fā)揮檔案的價值，把檔案信息融入社會信息流中，推送到公眾面前，必須不斷強化檔案網(wǎng)站的服務功能。視用戶需求為網(wǎng)站建設的第一要件，使檔案網(wǎng)站為用戶所接受。

三、增強檔案管理的服務功能

檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴張，戰(zhàn)略目標調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。檔案越來越貼進群眾生活，貼近民生，檔案部門應突出服務這個主題，進一步強化服務意識，更新服務觀念，改進服務方式，增強檔案服務的及時性、針對性和實效性，以開拓進取的精神，努力實現(xiàn)檔案服務機制的不斷創(chuàng)新。知識經(jīng)濟時代檔案館的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創(chuàng)建檔案信息服務產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內(nèi)容的工作實體。實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度，降低管理成本。而實現(xiàn)檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理達到事半功倍的效果，使用電子軟件管理檔案通過網(wǎng)絡就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業(yè)務管理工作。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務的軌道上來。做到知識經(jīng)濟發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。

四、加強檔案管理現(xiàn)代化建設

檔案工作被看成是一項知識管理工作。知識管理是信息管理的延伸和發(fā)展。知識不是一般的信息，而是能在信息運用中改進人的行為的特殊信息。檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是21世紀檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展、不斷創(chuàng)新的必然趨勢和歷史性任務。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，以往的檔案管理手段顯得相對滯后。如何將檔案管理融入現(xiàn)代化科技之中，發(fā)揮科技優(yōu)勢，更快、更便捷地搞好檔案服務，是我們面對的緊迫問題。以人才建設為基礎，以現(xiàn)代化管理為手段，以檔案館管理現(xiàn)代化為突破口，以提高質(zhì)量、提高效率為重點，推動檔案事業(yè)發(fā)展的思想已達成了共識。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化。提高檔案的準確性和可靠度，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。因此，要積極應用計算機技術、光盤技術、多媒體技術以及信息高速公路等新技術、新成果，提高林業(yè)檔案管理水平，最大限度地開發(fā)檔案信息資源?？梢灶A見，在未來20年，檔案資源信息建設作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

五、結束語

展望未來，檔案事業(yè)面臨著新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇，各級檔案部門必須增強緊迫感和憂患意識，解放思想，轉變觀念，開拓進取，并在發(fā)展中得以創(chuàng)新，加快推動檔案利用方式建設，為構建和諧社會做出應有的貢獻。

參考文獻

［1］張陽寧.創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的不竭動力［J］.山西檔案，2011 年S1期.

［2］那新穎.淺談如何做好檔案開發(fā)利用工作［J］.黑龍江檔案，2011年03期.

［3］賈朝莉.科學發(fā)展觀是推動檔案工作創(chuàng)新與發(fā)展的動力［J］；山西檔案，2011年S1期.