人事檔案功能減弱的成因分析

武桂云哈爾濱輕工學(xué)校

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人事檔案功能減弱的成因分析

武桂云
哈爾濱輕工學(xué)校

【摘要】單位的社會(huì)職能逐步剝離，由“單位辦社會(huì)”回歸到“社會(huì)辦單位”，人們可以在單位外尋求滿足自身資源需求的空間與機(jī)制。同時(shí)，由于勞動(dòng)用工制度的改革，單位與職工都獲得了一種雙向選擇的權(quán)利，人們的擇業(yè)模式從單一走向多元，自謀職業(yè)成為了重要趨勢(shì)，用人單位也越來(lái)越注重個(gè)人能力，而不是檔案。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；功能弱化；成因

計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代管理模式與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)環(huán)境之間的沖突，不可避免會(huì)出現(xiàn)一些管理問(wèn)題。一方面是人事檔案管理的社會(huì)基礎(chǔ)發(fā)生了改變；另一方面，檔案管理沒(méi)有及時(shí)順應(yīng)時(shí)代變化進(jìn)行變革，仍停留在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的管理模式，在功能定位上強(qiáng)調(diào)單位控制和身份依附。我國(guó)的人事檔案制度立基于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的“單位社會(huì)”，單位壟斷人們“從搖籃到墳?zāi)埂钡囊磺匈Y源，人們必須依賴(lài)單位而生存。在那個(gè)時(shí)代，可以想象一個(gè)沒(méi)有檔案的人在一個(gè)單位里是何其艱難。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立改變了我國(guó)以單位作為基本單元的社會(huì)結(jié)構(gòu)，逐步由“單位社會(huì)”過(guò)渡到“后單位制社會(huì)”。單位的社會(huì)職能逐步剝離，由“單位辦社會(huì)”回歸到“社會(huì)辦單位”，人們可以在單位外尋求滿足自身資源需求的空間與機(jī)制。

一、人事檔案功能弱化

在過(guò)去，檔案是組織部門(mén)考察了解干部的工具；人才流動(dòng)環(huán)境下，傳統(tǒng)人事檔案的功能正在大大減弱和退化，更多的作用轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┫嚓P(guān)的人事服務(wù)，如出國(guó)政審、婚育證明、職稱(chēng)評(píng)定、辦理社會(huì)保險(xiǎn)等。而這些人事服務(wù)如今也與人事檔案逐漸分離了，前些年婚姻登記中的單位證明取消了；這兩年報(bào)考研究生的單位證明也取消了；在廣州因私出境已經(jīng)開(kāi)始不用政審了，持戶口本和身份證就能辦理；再如職稱(chēng)，目前社會(huì)化的資格考試越來(lái)越多，職稱(chēng)已不成為證明人才能力的唯一標(biāo)準(zhǔn)，據(jù)報(bào)道，在北京人才服務(wù)機(jī)構(gòu)存檔的6萬(wàn)多專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才中，申報(bào)職稱(chēng)評(píng)審的人數(shù)逐年在減少，每年只有不到1%要求評(píng)職稱(chēng)。鄒云是四川大學(xué)九四屆畢業(yè)生，畢業(yè)后把檔案放在了四川省人才交流中心，在四川華聯(lián)酒店呆了半年，然后去了深圳，成了自由職業(yè)者，在深圳一家酒店做部門(mén)經(jīng)理，鄒云對(duì)自己的檔案交了一年的代理費(fèi)后就一直沒(méi)有理會(huì)過(guò)。他向記者講述了棄檔的經(jīng)過(guò)，“畢業(yè)那會(huì)兒，大中專(zhuān)畢業(yè)生在學(xué)校所在城市只要找到接收單位，不論事業(yè)單位、國(guó)營(yíng)還是私營(yíng)企業(yè)，便可落下戶口，那時(shí)候戶口在人們心目中還看得很重。于是先落下戶口，放好檔案?！编u云說(shuō)，“但后來(lái)逐漸覺(jué)得檔案對(duì)自己沒(méi)什么用，商業(yè)社會(huì)誰(shuí)看你的檔案，考察檔案不如考察現(xiàn)實(shí)的人，只要你有完成某項(xiàng)工作的能力，誰(shuí)管你檔案里得多少分，是優(yōu)是良?！痹谏钲?，像鄒云這樣認(rèn)為檔案沒(méi)什么用而遺棄檔案者還不是少數(shù)。“深圳是世界上暫住人口最多的城市，”一位不愿暴露姓名的深圳市公安局警官向記者透露：“深圳的暫住人口已經(jīng)超過(guò)千萬(wàn)，這還是警方可以掌握的數(shù)字?！睋?jù)調(diào)查，深圳市的戶籍人口，只有200萬(wàn)左右，流動(dòng)人口與戶籍人口處于“嚴(yán)重倒掛”狀態(tài)。這些流動(dòng)人口是被深圳社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的巨大張力吸引過(guò)來(lái)的，他們并沒(méi)有發(fā)生戶口遷移，記錄著他們從中學(xué)開(kāi)始的不同時(shí)期工作軌跡的檔案也被塵封在內(nèi)地的某個(gè)角落，并不被人記起。因此，被遺棄檔案的增加與檔案的功能越來(lái)越弱化密切相關(guān)。

二、人事檔案獲取較困難

其實(shí)，如果人事檔案如果能方便調(diào)取的話，用人單位還是會(huì)有一定需求的，比如：至少可以通過(guò)人事檔案來(lái)鑒證人才的來(lái)歷與歷史背景，做到“用人不疑，疑人不用”。但現(xiàn)在人才全國(guó)性的異地流動(dòng)已非常頻繁，而不僅僅局限于本地范圍內(nèi)，只要不發(fā)生人事關(guān)系調(diào)動(dòng)，“檔”無(wú)需再隨“人”走而是留在了原地，給異地的用人單位調(diào)閱檔案造成了極大的不便。而且現(xiàn)行的人事檔案管理體制下，大多數(shù)非國(guó)有企業(yè)想要獲得人才的人事檔案是比較困難的。根據(jù)目前有關(guān)規(guī)定，只有將人事關(guān)系及檔案交給各級(jí)政府人事行政部門(mén)或人才流動(dòng)管理機(jī)構(gòu)保存的人員，才能享受應(yīng)有的待遇，比如保留原有身份、工齡連續(xù)計(jì)算、國(guó)家規(guī)定的檔案工資調(diào)升等。畢竟檔案是原生的，紙質(zhì)人事檔案有其唯一性，如果丟失或損壞，將無(wú)可替代。然而現(xiàn)實(shí)情況是，即使這些沒(méi)有人事檔案保管權(quán)的用人單位通過(guò)人事代理招調(diào)將員工的人事檔案保管在人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，也因查閱手續(xù)煩瑣而懶得理會(huì)了；況且用人單位對(duì)這種政治意義較強(qiáng)的“死檔案”興趣亦不大，久而久之，對(duì)人事檔案也就置若罔聞了。

三、人事檔案內(nèi)容陳舊

傳統(tǒng)的人事檔案重歷史輕現(xiàn)實(shí)，使得人事檔案不能全面、及時(shí)地記錄和反映一個(gè)人的近況，而是籠統(tǒng)記載著大量陳舊、靜態(tài)的經(jīng)歷資料。由于用人單位特別是非國(guó)有企業(yè)沒(méi)有法定的責(zé)任和義務(wù)提供員工在單位工作期間形成的歸檔材料，所以人才服務(wù)機(jī)構(gòu)現(xiàn)在的檔案材料收集處于被動(dòng)狀態(tài)，只能靠單位和個(gè)人的自覺(jué)行為。隨著多種經(jīng)濟(jì)成分迅速發(fā)展，用人主體多元化，人才流動(dòng)速度加快、規(guī)模加大，人才流動(dòng)與人事檔案的脫節(jié)，導(dǎo)致進(jìn)入檔案材料的內(nèi)容越來(lái)越少，不能滿足掌握一個(gè)人全部信息的要求，特別是缺少反映當(dāng)事人綜合能力、業(yè)務(wù)水平、個(gè)性特點(diǎn)的信息，缺乏有權(quán)威部門(mén)認(rèn)定的業(yè)績(jī)考核材料，從檔案中難以得出對(duì)當(dāng)事人全面、完整、客觀的評(píng)價(jià)。內(nèi)容簡(jiǎn)單、條目單一，由檔案記錄反映的個(gè)人有效信息極為有限，無(wú)法為用人單位提供更多的可用信息，與現(xiàn)代人力資源管理要求相差甚遠(yuǎn)。用人單位人事部門(mén)從人力資源開(kāi)發(fā)和產(chǎn)出的角度，最想從個(gè)人檔案中了解到的是員工在以往工作中的培訓(xùn)情況、績(jī)效考核情況、個(gè)人的能力水平、性格特征及工作特長(zhǎng)，但目前我國(guó)人事檔案的主要內(nèi)容是從中學(xué)到每個(gè)工作單位的各種大同小異、形式單調(diào)重復(fù)的情況表格，不能真實(shí)客觀地提供一個(gè)人最新的素質(zhì)能力信息；千篇一律的評(píng)語(yǔ)及調(diào)進(jìn)、調(diào)出證明等，很難從這種檔案記錄中反映本人的性格、能力、工作特長(zhǎng)或具體成績(jī)。因此檔案的內(nèi)容不足以成為用人單位選拔和使用人才的依據(jù)，以致有些單位和個(gè)人認(rèn)為檔案已無(wú)用處，對(duì)檔案置之不理。

總而言之，人才流動(dòng)環(huán)境下人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有較強(qiáng)的社會(huì)性，人事檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性、利用者對(duì)人事檔案需求的多樣性、人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開(kāi)放性都向傳統(tǒng)人事檔案制度發(fā)出了強(qiáng)烈挑戰(zhàn)。