檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)

文/湖北省襄陽(yáng)市谷城縣住房保障和房屋管理局　崔萬有

檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)

文/湖北省襄陽(yáng)市谷城縣住房保障和房屋管理局崔萬有

產(chǎn)房檔案具有極為重要的價(jià)值，一直都是相關(guān)部門極為重要的管理“對(duì)象”，為了提升房產(chǎn)檔案管理的工作效率，優(yōu)化檔案存儲(chǔ)與查閱的功能，相關(guān)部門開始對(duì)房產(chǎn)檔案使用數(shù)字化的管理方式，使用數(shù)字化對(duì)檔案進(jìn)行管理雖然具有一定的優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)也存在一定的劣勢(shì)，本文將對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)分別進(jìn)行分析，并提出房產(chǎn)檔案管理的一些可行性建議，僅供參考。

房產(chǎn)檔案；數(shù)字化管理；優(yōu)勢(shì)；劣勢(shì)

我國(guó)現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，檔案管理部門為了適應(yīng)時(shí)代的變化、提升工作效率也開始使用數(shù)字化的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，但這種管理模式在為檔案工作帶來便利的同時(shí)，一些負(fù)面影響也隨之顯現(xiàn)出來，下面來詳細(xì)分析一下數(shù)字化檔案管理中的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)。

一、對(duì)檔案實(shí)施數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）可以有效提高立卷制度的執(zhí)行力。在檔案管理中，部門立卷的落實(shí)程度一直有待考量，很多檔案室至今仍然沒有建立健全的部門立卷制度，一些單位每年只會(huì)送幾次較為散亂的資料交由檔案室相關(guān)負(fù)責(zé)人代替本部門進(jìn)行立卷，而檔案管理人員每天都要由大量的工作去處理，無法詳細(xì)了解每一部門的工作內(nèi)容，因此上交資料是否齊備根本無從得知，對(duì)房產(chǎn)檔案的歸檔造成了直接的影響。在使用電子檔案之后，檔案管理人員可以與其他部門相互配合，由各部門將房產(chǎn)資料詳細(xì)錄入到電腦之中，并備份傳送到檔案室的電腦終端，再由其檔案管理人員對(duì)檔案統(tǒng)一進(jìn)行立卷編碼，這樣就能夠有效提升檔案歸檔的質(zhì)量。

（二）可以有效縮短檔案管理的工作時(shí)間。以往的檔案管理工作基本都是在固定的時(shí)間、固定的人員以及固定的地點(diǎn)開展的，對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)往往需要大量的時(shí)間才能完成，而且有些時(shí)候還會(huì)呈現(xiàn)事倍功半的情況。而使用數(shù)字化對(duì)檔案進(jìn)行管理，打破了原有辦公環(huán)境的局限性，電腦也取代了傳統(tǒng)的辦公工具成為主要的辦公途徑，在這種條件之下，各房產(chǎn)管理部門之間能夠?qū)崿F(xiàn)高效的配合，可以使用編碼以及解碼的方式對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，而且可以選用不同的載體對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制與儲(chǔ)存。這種辦公的方式極大地縮短了檔案管理的工作時(shí)間，相關(guān)部門只需將所要?dú)w檔的資料錄入到電腦終端，就會(huì)通過后臺(tái)傳輸?shù)綑n案管理終端，相關(guān)管理人員就可以利用電腦中設(shè)置的管理系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)資料進(jìn)行歸檔，整個(gè)過程用時(shí)較短且操作簡(jiǎn)單。

（三）可以將檔案內(nèi)的信息充分發(fā)掘出來。以往的檔案管理工作更加注重對(duì)檔案的保護(hù)與查找，但對(duì)于檔案的詳細(xì)信息登記由于人力不足以及工作量較大等原因，一直存在一定的不足之處，但實(shí)施數(shù)字化管理之后，所有的房產(chǎn)檔案都會(huì)按照一定的順序進(jìn)行分別儲(chǔ)存，在電子檔案立卷之后，使用者只需運(yùn)用檢索程序就能夠快速找出與輸入的關(guān)鍵詞相關(guān)的所有電子檔案，這樣查詢者就能詳細(xì)了解到相關(guān)房產(chǎn)的所有信息，便于使用者以此為依據(jù)對(duì)某事件做出更加全面的決策。

（四）有效提高了檔案的查詢效率。由于我國(guó)的人口數(shù)量較大、企業(yè)較多等原因，導(dǎo)致我國(guó)的房產(chǎn)檔案的數(shù)量規(guī)模較大，檔案管理者想要單純依靠人工對(duì)這些檔案進(jìn)行管理并不現(xiàn)實(shí)，而使用數(shù)字化的管理模式能夠使檔案管理部門與房產(chǎn)辦理相關(guān)部門通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行密切配合，這樣只要從房產(chǎn)的辦理開始，所有的信息都會(huì)及時(shí)傳輸?shù)綑n案室的電腦終端，這不僅為檔案的完整性提供了有力的保障，而且還能夠讓檔案管理員有足夠的時(shí)間對(duì)這些檔案進(jìn)行詳細(xì)的整理、分類，使查閱者可以通過電腦隨時(shí)隨地對(duì)所需要的信息進(jìn)行搜索。除此之外，即便是同一份電子檔案，相同的文件內(nèi)容也可以在系統(tǒng)中持續(xù)保存，且可以備份到不同的文件夾之中，發(fā)揮自己特有的功能。

二、對(duì)檔案實(shí)施數(shù)字化管理的劣勢(shì)

（一）檔案信息沒有被充分利用。由于一些檔案管理人員對(duì)于電子化檔案以及數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)不夠全面，且在技術(shù)方面也存在一定的不足之處，導(dǎo)致這些管理員仍然使用原有的管理理念與模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，檔案的搜索與使用工作沒有通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，仍然依靠人工，很多管理者只是將工作的重心放在了一部分可見的檔案管理上，并沒有意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)中眾多檔案資源所存在的價(jià)值，致使檔案信息資源的利用率較低。與此同時(shí)，檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)的利用也存在一定的局限性，一些管理人員只是使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文字進(jìn)行錄入和編輯，并沒有將數(shù)字化管理的功能全部開發(fā)出來，浪費(fèi)了大量的人力與物力。

（二）檔案儲(chǔ)存存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性。隨著信息技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題也隨之凸顯出來，電腦病毒以及黑客非法入侵等等都對(duì)系統(tǒng)中的檔案信息構(gòu)成了一定的威脅，檔案的保密工作存在一定的難度，與此同時(shí)，一些檔案在轉(zhuǎn)換成電子檔案時(shí)都是通過電子編碼技術(shù)對(duì)檔案編輯的，這種技術(shù)在操作時(shí)存在一定的弊端，因?yàn)榧词故菍?duì)原始憑證進(jìn)行修改也不會(huì)存在任何痕跡，管理人員很難分辨檔案中的資料是否是原始資料，所以即使是資料被人更改、攜帶病毒，管理人員也無法察覺，從而對(duì)整個(gè)檔案系統(tǒng)的安全造成了一定的威脅。

（三）檔案存儲(chǔ)的載體存在一定的束縛性。使用數(shù)字化模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，就需要將所有紙質(zhì)檔案電子化，并會(huì)將電子檔案存放在固定的硬件儲(chǔ)存器之中，這就直接增加了硬件設(shè)備的重要性，但硬件的儲(chǔ)存容量畢竟有限，且升級(jí)換代速度極高，一旦需要對(duì)存儲(chǔ)的載體進(jìn)行更換時(shí)，原有的一些文件很容易會(huì)出現(xiàn)讀取限制、軟件不兼容等問題的出現(xiàn)，造成管理部門不得不使用大量的時(shí)間與資金對(duì)原有的設(shè)備與軟件進(jìn)行保存。而且電子檔案的數(shù)據(jù)一旦受到病毒的入侵，很容易造成數(shù)據(jù)丟失等后果，對(duì)檔案中信息的安全性造成了極大的影響。

三、實(shí)施數(shù)字化檔案管理的策略

（一）與多部門進(jìn)行聯(lián)合，保證信息共享的有效實(shí)施。檔案管理部門要與相關(guān)部門之間進(jìn)行有效的聯(lián)合，建立健全的檔案管理系統(tǒng)，要對(duì)檔案管理進(jìn)行總體設(shè)計(jì)和檔案整理以及光盤備份等一系列的工作，并要統(tǒng)一各部門的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)檔案無法讀取的情況發(fā)生。而且，各部門要制定明確的規(guī)章制度，對(duì)于每天的重要信息都要進(jìn)行文字錄入，并上傳到檔案管理系統(tǒng)之中，系統(tǒng)可以使用雙服務(wù)器與光盤雙備份等等，提升檔案的管理效率與安全性，并要對(duì)檔案查看的權(quán)限進(jìn)行密碼設(shè)置，提升資源共享的安全水平。

（二）制定標(biāo)準(zhǔn)的錄入與備份操作程序。想要提升檔案的管理效果，就要規(guī)范檔案操作程序，實(shí)現(xiàn)管理工作高質(zhì)量開展。一方面，要規(guī)范房產(chǎn)檔案的錄入工作。 工作人員在進(jìn)行錄入時(shí)必須要時(shí)刻保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，并要掌握較高的打字水準(zhǔn)，要確保所有資料錄入的準(zhǔn)確、真實(shí)以及完整，并要對(duì)檔案信息進(jìn)行詳細(xì)的檢查，確認(rèn)無誤后方可立卷；另一方面，規(guī)范檔案掃描工作。在對(duì)房產(chǎn)檔案的信息進(jìn)行掃描時(shí)，要保證對(duì)所有資料都進(jìn)行掃描，要確定頁(yè)數(shù)沒有任何遺漏的情況。在進(jìn)行掃描與錄入之后，雖然可以對(duì)檔案進(jìn)行立卷處理，但是不能直接進(jìn)行歸檔，要對(duì)所有的文檔進(jìn)行再次檢查，要保證檔案中所有信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，同時(shí)要對(duì)檔案中歪斜的照片進(jìn)行調(diào)整，保證圖片的清晰、完整，之后在對(duì)文件進(jìn)行歸檔以及備份處理，備份時(shí)要按照規(guī)定程序進(jìn)行操作，避免出現(xiàn)因?yàn)閭€(gè)人操作不當(dāng)而造成數(shù)據(jù)的丟失。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)能力，實(shí)施高效管理。數(shù)字化檔案管理并不是單一對(duì)檔案進(jìn)行電子化處理，同時(shí)還要建立自動(dòng)立卷等快捷管理系統(tǒng)，這就對(duì)管理人員的專業(yè)能力提出了新的要求，不僅需要管理人員具有良好的信息分辨能力，能夠準(zhǔn)確對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、分類，同時(shí)還要掌握較好的計(jì)算機(jī)使用技術(shù)，使其能夠靈活對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。相關(guān)部門要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)于數(shù)字化管理的意識(shí)與信息保密意識(shí)，并提升他們的電腦操作水平，使其能夠?yàn)闄n案數(shù)字化管理模式的順利開展提供一定的助益。

四、結(jié)束語(yǔ)

由于房產(chǎn)檔案的重要性，相關(guān)部門一直極為重視對(duì)該檔案的管理與利用，鑒于傳統(tǒng)檔案管理的諸多弊端，相關(guān)部門開始嘗試使用數(shù)字化模式對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，雖然這種模式還存在一定的劣勢(shì)，但只要我們不斷探索、不斷改進(jìn)，勢(shì)必會(huì)將管理中存在的弊端一一解決，真正實(shí)現(xiàn)高效化的房產(chǎn)檔案管理。希望通過本文對(duì)檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)的分析，能夠?qū)Ψ慨a(chǎn)檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)與完善提供一定的幫助。

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