企業(yè)公文處理常見錯誤及對策

文/新疆油田公司準東采油廠　張樂園；新疆克拉瑪依市教育局準東教育中心　馬淑英

企業(yè)公文處理常見錯誤及對策

文/新疆油田公司準東采油廠張樂園；新疆克拉瑪依市教育局準東教育中心馬淑英

企業(yè)公文處理是通過OA系統(tǒng)進行流轉(zhuǎn)，版頭部分為系統(tǒng)生成的標準模板，錯誤主要集中在主體和版記部分，對公文處理中常見的錯誤進行了歸納總結(jié)，并通過實例進行了分析改正，為規(guī)范化行文提供借鑒。

企業(yè)公文；常見錯誤；實例；分析

企業(yè)黨政公文是主要通過OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，版頭部分為系統(tǒng)生成的標準模板，一般不會有誤；正文和版記部分受人為因素影響較多，容易出現(xiàn)錯誤。本文主要對公文處理中正文和版記部分常見的錯誤進行分析。

一、主體部分常見錯誤

（一）標題常見錯誤。完整的公文標題應由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三部分組成，便于閱讀、處理、歸檔和查找。公文標題常見的問題有：

1.標題不完整。

（1）缺少發(fā)文機關(guān)。從OA系統(tǒng)收發(fā)文數(shù)量來看，缺少發(fā)文機關(guān)極其普遍。如《關(guān)于開展自覺抵制“三非”滲透自覺做“三好”職工活動的通知》，僅從標題上看不出是哪個部門的發(fā)文，標題中應增加發(fā)文機關(guān)名稱。此類問題從中央部門到地方政府、從集團公司到基層單位的發(fā)文中普遍存在，要引起辦公室人員的高度重視。

（2）缺少發(fā)文機關(guān)和事由。較為常見的是以“通知”“通告”等作為標題，無法從標題中反映公文信息，不利于受眾領(lǐng)會和辦理，并且容易將重要和緊急的文件忽略，不利于活動的開展。

（3）缺少文種。如《×××團委關(guān)于2014年團建重點工作安排》《×××工會關(guān)于2014年工作要點》都缺少文種。工作中往往在下發(fā)工作要點、工作安排、總結(jié)、計劃等日常用文時會忽略文種，這都是習慣性的錯誤。

2.生造文種。

（1）將“公示”當作文種。如《關(guān)于×××等18人的任前公示》?！肮尽睂儆趹梦捏w，而不是公文的文種。在制發(fā)公示性文書時，需向社會公示的，一般通過媒體發(fā)布公告；在部門（單位）或系統(tǒng)內(nèi)公示的，可使用“公告”或“通知”。因此，上述標題的正確寫法應為《×××公司關(guān)于×××等18人任前公示的通知》。

（2）將“復函”當作文種。如《關(guān)于永久封閉廢棄探井帳3井的復函》。公文只有“函”文種，“復函”是一種答復的函，作為文種使用不合適，此標題的正確寫法應為《×××公司關(guān)于永久封閉廢棄探井帳3井的函》。

（3）將“說明”當作文種。如《關(guān)于油田值班車和送班車合同簽訂有關(guān)問題的說明》?！罢f明”是實用文體寫作常用的表達方式，并非公文文種。上述標題應為《×××公司關(guān)于油田值班車和送班車合同簽訂有關(guān)問題說明的通知》。

3.錯用文種。

（1）“通報”錯用成“報告”。“通報”是下行文，用于向下級機關(guān)告知重要事項；“報告”是上行文，用于向上級匯報工作。如《×××公司關(guān)于危險廢物規(guī)范化管理專項檢查情況的報告》，此文主要是在公司范圍內(nèi)對檢查出的問題和整改措施進行告知，并非向上級機關(guān)反映情況，因此用“通報”文種更合適。

（2）“函”錯用成“請示”。“函”是平行文，用于不相隸屬機關(guān)之間的行文；“請示”是上行文，向有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)請示工作。如《關(guān)于取消×××公司污水處理廠國控企業(yè)的請示》，此文是企業(yè)給政府部門的文件，二者并無隸屬關(guān)系，應將標題改為《×××公司關(guān)于取消污水處理廠國控企業(yè)的函》。在實際工作中，企業(yè)為了方便推進工作，會主動把政府部門當作上級機關(guān)，在行文中常常會用上行文，這是明知故犯的錯誤。

（3）“請示”錯用成“報告”。請示與報告雖然都是上行文，但請示是事前行文，上級收到請示要答復，報告大多是事后行文。如《關(guān)于申請維護穩(wěn)定專項費用的報告》，此文是請上級機關(guān)解決經(jīng)費，應用“請示”文種。

（4）用“批復”答復“報告”。

例1：

關(guān)于對離退休職工管理中心第五屆工會

委員會委員選舉結(jié)果的批復

離退休職工管理中心工會：

報來《關(guān)于離退休職工管理中心工會第五屆工會委員會選舉結(jié)果的報告》文件收悉?！?/p>

上級機關(guān)收到的是報告，不應當以批復作答復。上例正確做法是，批復機關(guān)收到報告后，根據(jù)需要制作任免通知，這樣就可以解決同意報告中選舉結(jié)果的問題。

4.疊用文種。

（1）文種累贅。如《轉(zhuǎn)發(fā)《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《國家安全監(jiān)管總局關(guān)于進一步加強建設(shè)項目職業(yè)衛(wèi)生“三同時”工作的通知》的通知》的通知》，同一文種在標題中反復使用，造成標題冗長，這類錯誤多出現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)性公文中，上述標題應為《×××公司轉(zhuǎn)發(fā)國家安全監(jiān)管總局關(guān)于進一步加強建設(shè)項目職業(yè)衛(wèi)生“三同時”工作的通知》。

（2）文種連用。如《關(guān)于印發(fā)<石油石化礦區(qū)和諧穩(wěn)定工作指導意見>的通知》，該文主要對石油石化礦區(qū)和諧穩(wěn)定工作提出見解和處理辦法，應用“意見”文種發(fā)文，“通知”文種顯得多余，標題應改為《集團公司礦區(qū)服務工作部關(guān)于石油石化礦區(qū)和諧穩(wěn)定工作指導意見》。又如《關(guān)于對×××公司召開第四屆職工代表大會請示的批復》，“批復”是“請示”內(nèi)容的答復，二者屬于對應關(guān)系，同一公文標題中不能同時用這兩個文種，標題應改為《×××工會關(guān)于×××公司召開第四屆職工代表大會的批復》。

5.標題中濫用標點符號。

新的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，對公文標題中的標點符號未作明確要求，但按照工作的延續(xù)性，應沿用原《國家行政機關(guān)公文處理辦法》對標題中標點符號的使用規(guī)定。公文標題中的標點符號應遵循簡單少用的原則，一般只用書名號、引號和括號。

6.用詞重復。

（1）“申請”與“請示”合用。如《×××公司關(guān)于申請辦理經(jīng)營資質(zhì)的請示》，“申請”與“請示”詞義重復，標題應為《×××公司關(guān)于辦理經(jīng)營資質(zhì)的請示》。

（2）“同意”與“批復”同用。如《關(guān)于同意×××公司增補工會委員會委員的批復》，“同意”與“批復”詞義重復，標題應為《×××工會關(guān)于×××公司增補工會委員會委員的批復》。

7. 標題轉(zhuǎn)行或排列錯誤。

《黨政機關(guān)公文格式》規(guī)定標題排列應當使用梯形或菱形。公文標題不能排列成長方形或上下長、中間短的沙漏形，轉(zhuǎn)行時不能將詞語折斷。

例2：

×××工會關(guān)于組織職工觀看“怡寶

杯”2013年全國東南西北

中羽毛球大賽（××××站）的通知

該標題應改為：

×××工會關(guān)于組織職工觀看“怡寶杯”

2013年全國東南西北中羽毛球大賽

（××××站）的通知

（二）錯用主送機關(guān)?！皼Q議”“決定”“意見”這類公文不用標明主送機關(guān)。這是很多發(fā)文機關(guān)容易忽略的問題，經(jīng)常在此類公文中標注主送機關(guān)。

（三）正文常見問題。

1.首頁無正文。

正文是公文的主體和核心部分，公文首頁必須顯示正文。主要在表現(xiàn)在聯(lián)合行文時發(fā)文機關(guān)多、標題太長、主送機關(guān)過多，首頁無正文內(nèi)容，就要精簡發(fā)文機關(guān)；調(diào)整標題內(nèi)容，縮減標題字數(shù)；對主送單位用規(guī)范化簡稱，或在抄送中列出，為正文留出空間，避免首頁沒有公文內(nèi)容的情況。

2.正文結(jié)構(gòu)層序號使用不規(guī)范。

《黨政機關(guān)公文格式》對正文結(jié)構(gòu)層次序號使用有明確規(guī)定，依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”。但在實際使用過程中，有的將第二層序號寫成“（一）、”有的將第三層序號數(shù)字寫成“1、”，有的將第四層序號寫成“（1）、”“1）”“①”等，同一公文內(nèi)結(jié)構(gòu)層序號使用不一致也是較突出的問題。

（四）附件說明不規(guī)范。

1.不應使用附件說明而使用了。

印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，公文的主要內(nèi)容在附件，主件只起發(fā)布、按語、轉(zhuǎn)發(fā)的作用，無需作附件說明。

2.標點符號使用不當。

誤用“附件：1、”或“附件1：”等。公文附件數(shù)量的阿拉伯數(shù)字后面一般用實圓點來表示，如“附件：1.”。

3.正文附的標題和后面附件標題不一致。

（五）蓋章在空白頁。在空白頁標注“（此頁無正文）”并蓋章，或直接在空白頁蓋章都是錯誤的做法。當公文最后一頁無蓋章位置時，可通過調(diào)整行距或增減正文內(nèi)容進行解決，蓋章頁一定要有正文內(nèi)容。

（六）上報公文缺附注。附注是公文需要補充說明的事項，上報公文要在附注中標注聯(lián)系人和聯(lián)系電話，以便于上級機關(guān)在辦理該公文時聯(lián)系溝通。

二、版記部分常見錯誤

版記中問題較多是在抄送部分。常見問題有：

（一）抄送給個人。把抄送機關(guān)寫成領(lǐng)導是錯誤的，如“內(nèi)發(fā)：尼廳長、英副廳長、辦公室、造林處”，正確的做法是把“內(nèi)發(fā)”改為“抄送”，把領(lǐng)導個人改為領(lǐng)導所在的單位辦公室。

（二）仍在使用抄報。“抄報”“報送”“送”“發(fā)”現(xiàn)象依然存在，規(guī)范的做法是改為“抄送”。

（三）抄送標點使用不規(guī)范?！饵h政機關(guān)公文格式》規(guī)定“最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號”，但對多個抄送機關(guān)之間的標點符號沒有明確的規(guī)定，建議在同類抄送機關(guān)之間用頓號，在不同類抄送機關(guān)間用逗號。

（四）抄送格式不規(guī)范。抄送單位較多回行時沒有與抄送單位名稱第一個字對齊。

三、原因分析

（一）公文標準執(zhí)行不到位。《黨政機關(guān)公文處理工作條例》與原辦法有很大變化，部分單位和公文承辦人員在思想上未引起足夠的重視，按老方法干事、憑經(jīng)驗辦理，導致出現(xiàn)錯誤，使得與新條例規(guī)定的格式不相符。

（二）業(yè)務知識培訓不到位?！饵h政機關(guān)公文格式》和《黨政機關(guān)公文處理工作條例》實施后，很多基層單位沒有組織文秘人員進行學習和培訓，在實際工作中導致公文格式與標準不符的現(xiàn)象。

（三）不按規(guī)范發(fā)文。有些錯誤是明知故犯、按領(lǐng)導要求辦，尤其是企業(yè)給政府部門的行文中比較明顯，這就要求辦公室人員堅持原則，對不規(guī)范行文要及時改正，任何時候都要按公文的規(guī)范行文。