加強新形勢下測繪檔案管理工作之思考

文/湖南省地質測繪院　郭婧

加強新形勢下測繪檔案管理工作之思考

文/湖南省地質測繪院郭婧

近年來，隨著測繪地理信息工作在國民經(jīng)濟建設中服務領域不斷拓展，服務能力的不斷提升，測繪檔案所發(fā)揮的重要作用也日益突顯，但也使測繪檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。本文就如何加強測繪檔案的管理，提供快速、準確、全方位的測繪檔案服務提出了意見和建議。

測繪檔案；檔案管理；解決對策

測繪檔案是國家重要的基礎地理信息資源，是專業(yè)性很強的檔案資料，為我國各行各業(yè)和社會、經(jīng)濟的發(fā)展提供有效的信息服務，具有較好的參考依據(jù)和法律依據(jù)。隨著國家對城市化進程的不斷推進，城市規(guī)劃、道路建設、管線埋設等各項工作的力度日益加大，帶動了測繪工作的頻繁開展，形成了大量測繪檔案，也使得測繪檔案管理工作因此出現(xiàn)了一些新情況、新問題，特別是在當前信息技術和地理信息產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展的新形勢下，對測繪檔案管理工作提出了更高的要求，所以需要針對當前新形勢下測繪檔案管理的新特點，做好測繪檔案管理工作，更好地將測繪檔案的重要作用發(fā)揮出來，確保其在當前經(jīng)濟發(fā)展過程中提供地理信息保障作用。

一、測繪檔案管理工作面臨的主要問題

（一）測繪檔案類別增多。測繪工作涉及大地測量、攝影測量與遙感、工程測量、土地規(guī)劃等20余個專業(yè)，隨著科學技術的快速發(fā)展，國家大力倡導數(shù)字城市建設，除了傳統(tǒng)的測繪方法，更增添了無人機、三維激光掃描儀等新科技、新方法的應用，相應形成的檔案類別也大大增多，傳統(tǒng)的紙介質的地形圖和一些文本文獻資料已被數(shù)字化測繪產(chǎn)品所取代。

（二）測繪檔案收集困難。測繪項目工作通常周期不確定，從設計到驗收，短的幾周，長則幾年，且項目布點多、線長、面廣，項目檔案的收集難度非常大，極容易發(fā)生遺失情況。

（三）測繪檔案調用頻繁。由于測繪工作開展的經(jīng)常性，一些項目之間往往有相互關聯(lián)性，需要查閱以往的測繪資料做參考，這使得測繪檔案調用頻繁。在調用時往往需要進庫房查詢實物，不僅效率低、原件易損，同時頻繁進出庫房，容易破壞整個庫房的存儲環(huán)境，降低原件的存儲壽命。

（四）測繪檔案管理復雜化 。近年來地理信息產(chǎn)品開始廣泛應用，通過對地理信息產(chǎn)品進行深加工或是與其他信息產(chǎn)品進行組合后，各類綜合產(chǎn)品和信息開始形成，地理信息產(chǎn)品的開發(fā)利用價值和經(jīng)濟效益逐漸體現(xiàn)出來。這就導致部分測繪檔案管理人員由于自身價值取向存在偏差，在利益誘惑下，往往利用測繪檔案來謀取私利，導致科研信息被泄密，或是部分科研成果據(jù)為己有，使測繪檔案管理工作更加復雜化。

上述測繪檔案管理的問題和情況，迫切需要我們結合實際，采取有效措施，加以扭轉和改變。如此，才能為各級領導和決策部門及社會提供快速、準確、全方位的測繪檔案信息服務。

二、加強測繪檔案管理工作的對策

（一）增強社會對測繪檔案的認識。加強對測繪檔案的宣傳，努力提高全民測繪檔案的意識，加強測繪檔案相關法律法規(guī)和規(guī)章制度的宣傳，提高全社會測繪法制觀念及測繪檔案法制觀念，對測繪檔案工作在測繪活動中的地位和作用有一個深入的認識。各級測繪管理部門需要加強對測繪檔案管理工作的認識，將其列為管理工作的重要內容，從而從組織、人員和經(jīng)費上進行貫徹落實，確保推動測繪檔案工作法制化、規(guī)范化和科學化的發(fā)展進程。進一步強化測繪檔案的宣傳力度，運用典型的事例來擴大測繪檔案在經(jīng)濟建設和社會生活中的影響。

（二）改善檔案管理環(huán)境。如2004年，借單位新辦公大樓竣工之際，湖南省地質測繪院領導專門規(guī)劃了高標準的檔案保管室和檔案閱覽室，其中保管室面積達200平方米，新購置檔案密集架14組，同時配備專用電腦、掃描儀、抽濕機、防磁柜、自動報警系統(tǒng)、空調和消防器材等設施設備，檔案保管環(huán)境得到極大改善。

（三）建立檔案工作機制。為保障檔案工作有序開展，湖南省地質測繪院專門成立了檔案管理領導小組，并在技術職務名額較為緊張的情況下，安排專職檔案員1人、兼職檔案員7人負責具體的檔案管理工作，做好各類文件資料的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計等工作。

加強檔案管理制度化、規(guī)范化建設。湖南省地質測繪院結合本單位實際，先后制定了《檔案管理辦法》《檔案借閱和使用規(guī)定》《檔案室工作人員守則》等規(guī)章制度，進一步規(guī)范檔案人員的管理行為，使檔案收集、整理、鑒定、利用等工作有章可循，逐步邁入規(guī)范化軌道。

（四）采用經(jīng)濟制約手段。因測繪項目繁雜、項目部據(jù)點分散，檔案收集管理困難，湖南省地質測繪院通過頒發(fā)《關于做好年終結算的通知》等文件，規(guī)定：各項目部應在檢驗合格后，按項目要求整理成果資料，由部門負責人審核，報分管院領導審核后交付客戶；同時將歸檔所需資料送交院檔案室整理歸檔，憑檔案室歸檔清單進行項目產(chǎn)值結算。通過制度的形式，采用經(jīng)濟手段，將測繪資料的歸檔責任落實到全院每一位職工身上，形成了較強的約束力，具有非常好的效果。

（五）加強測繪檔案信息化建設。要加快建設和完善測繪檔案系統(tǒng)局域網(wǎng)，充分整合測繪檔案資源，真正做到資源共享，保證測繪檔案的完整性和應用的及時性。同時，要提高信息安全意識，堅決防止泄密、失密現(xiàn)象的發(fā)生。要加快現(xiàn)有館藏測繪檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設，積極推進一些重要的、容易受損的、利用頻率高的檔案資源的數(shù)字化進程，加強對珍貴的重要的測繪檔案的保護，以提高檔案利用效率和使用價值。

2008年，湖南省地質測繪院順利通過湖南省檔案局組織的檔案管理目標考核認定，達到省特級標準。筆者認為，測繪檔案管理工作細致、復雜、專業(yè)性強，必須在領導的充分重視，并給予政策、資金、人力、制度等支持和保障的情況下，才能取得良好的效果。