總承包單位電力工程檔案管理的過程控制分析

文/中國電建集團湖北工程有限公司　江舟

總承包單位電力工程檔案管理的過程控制分析

文/中國電建集團湖北工程有限公司江舟

本文分析了目前我國總承包電力工程檔案管理的整個過程的問題，主要包括了事前的控制、事中的控制、事后的控制，以期保證總承包單位電力工程檔案管理過程的有效控制。

電力工程；檔案管理；總承包單位

隨著我國電力行業(yè)的大力發(fā)展，而作為工程建設關鍵環(huán)節(jié)的工程建設項目檔案管理工作，是電力工程的歸集者，承擔著記錄電力發(fā)展足跡的任務，在新形勢下，電力工程的檔案管理工作愈發(fā)顯得舉足輕重。在總承包單位的檔案管理工作中，需要對建設工作的審批、采購、施工、監(jiān)督、竣工等工作進行如實記錄，是工程建設與竣工檢查的有效憑證。做好總承包單位電力工程檔案管理工作是保證建設質量的關鍵。

一、事前控制

（一）首先把握好總承包單位電力工程檔案管理的過程控制的特點。主要有以下幾點：

1.現(xiàn)實性?？偝邪鼏挝坏碾娏こ虣n案最基本的特點就是真實性，根據(jù)建設工程的細節(jié)與步驟如實地記錄，以便即使在存檔之后，可以為后期的復查檢測工作提供便利。另一方面，電力工程檔案的現(xiàn)實性也可以為下一個工程的建設工作的制定方案、領導決策等基本的建設工作提供必要的依據(jù)。

2.專業(yè)性。在對工程建設的過程中，需要許多專業(yè)之間緊密地聯(lián)系，比如通信、管道、電氣、土建等專業(yè)，各專業(yè)之間有明顯的分工與合作，對不同專業(yè)進行檔案管理也要把專業(yè)之間的聯(lián)系與區(qū)別有效地區(qū)分開來，彼此的檔案資料獨立也存在相應的聯(lián)系。

3.反復利用性。在進行一個項目的建設中，往往會依據(jù)已有的工程文件與技術方案對工程相關的工作進行制定與開展。隨著我國電力工程建設工作的標準化程度越來越高，總承包單位工程的檔案管理的通用性也得到了保障，一個優(yōu)秀的標準設計圖紙，可以一定程度上節(jié)約下一個工程的人力物力，節(jié)約設計的時間，也讓工程文件在反復使用的過程中，不斷得到改正，不斷地提高適用性，充分地得到利用與借鑒。

4.成套性?？偝邪鼏挝坏碾娏こ痰慕ㄔO是需要各項工作的有效協(xié)調，需要各個程序、各個階段的有機結合，由此可知各種工作的效能形成的文件也同樣存在著必要的聯(lián)系。這就要求電力工程檔案的管理過程中，需要建立一個成套的收集整理文件的系統(tǒng)，完整地反映總承包單位工程建設的全過程。另一方面，也對工程檔案的保管、利用提供制約與規(guī)范的作用。

5.變更性。在進行工程施工的過程中，由于面對的環(huán)境因素不盡相同，需要對已經(jīng)成文的檔案文件的相關標準值不斷進行改正與修改，而不是一味地單純復制照搬。要想在工程的生產(chǎn)、設計方面不斷得到創(chuàng)新發(fā)展，對總承包單位工程檔案的補充、修改是必不可少的，是總承包單位工程檔案有效正確地反映建設客觀變化的過程。

（二）加強檔案相關業(yè)務的培訓力度。眾所周知，檔案人員的業(yè)務知識將對整個總承包項目的檔案全過程的管理工作造成影響，所以，加強對檔案管理人員的素質就顯得刻不容緩。加強相關業(yè)務的培訓力度對管理人員業(yè)務水平的提高起著不容忽視的促進作用。相關的管理人員要每年制定檔案業(yè)務知識培訓的計劃，站在企業(yè)的角度，實行分階段分層次的培訓辦法。二級的承包單位可以對三級承包單位的電力工程的檔案管理人員進行一定的業(yè)務考核與業(yè)務培訓，三級承包單位的檔案管理者可以依據(jù)工程項目的不同分不同階段來對資料員與技術人員進行業(yè)務考核與培訓。這個層層遞進的培訓方式使培訓工作與考核工作環(huán)環(huán)相扣，全方位覆蓋了整個企業(yè)范圍，只有不間斷地進行培訓工作，才能使培訓目的得以實現(xiàn)。

（三）提高檔案管理人員相關業(yè)務素質。目前，我國的總承包單位電力工程施工技術在不斷地發(fā)展，總承包單位的隊伍也在不斷的壯大，需要相關人員加強自身的工作素質，來適應企業(yè)的發(fā)展需要。但是，從實際的工作中，可以發(fā)現(xiàn)相關技術人員與資料員對檔案業(yè)務知識比較匱乏，致使收集的檔案資料不合格或者資料收集不完善等問題出現(xiàn)。這就要求在電力工程檔案管理的工作中，需要新血液的注入與吸收，使原有的檔案技術人員的業(yè)務素質不斷地提高，積極補充有專業(yè)知識的新進技術人員，防止管理人員檔案業(yè)務知識缺乏的現(xiàn)象。

（四）重視總承包單位電力工程檔案管理的工作。在總承包單位電力工程的建設過程中，承包單位電力工程的檔案管理是一個關鍵的工作環(huán)節(jié)，檔案真實地記錄了總承包單位建設的實際工作情況，是在實際工作中逐步形成的重要資料。這就要求工程管理人員必須要加強對總承包單位電力工程檔案管理的工作，首先需要各部門的相關領導提高對檔案管理工作重要性的認識程度，涉及的部門主要有設計部門、建設部門、工程規(guī)劃部門，需要在相關的決策上，領導要對檔案全程的管理進行科學地分配，保證總承包項目的檔案管理上升至一個高度。然后強化相關參與工作的人員對檔案管理重要性的認識，由于檔案的管理需要對不同的檔案資源進行收集，對各個參與項目進行整理，這就需要在相關人員的幫助下，防止相關資料收集與管理的不到位。接著需要檔案管理人員自身對自己工作加以重視，檔案管理人員的素質將直接對整個總承包項目的檔案全過程的管理工作造成影響，同時，管理人員檔案的保存與保存的成效也與檔案管理人員息息相關，這就需要檔案管理人員需要有對工作職責實現(xiàn)的使命感與神圣感。

二、事中控制

（一）明確職責。在進行總承包單位電力工程檔案工作之前，總承包單位必須對工程施工過程中，各人員的職責進行必要的梳理。但是，目前在檔案管理過程中，往往會出現(xiàn)各崗位職責不清晰的現(xiàn)象，如資料員、技術員、項目總負責人。對職責的不清楚，就會在管理工作中存在空白與漏洞，導致資料不能夠及時地完成，出現(xiàn)不良的后果就會導致各相關人員相互推卸責任。由此可知，需要讓項目管理人員與工程檔案工作者共同商量科學有效的檔案管理制度，對總承包單位電力工程的檔案完成進度、質量與責任范圍進行明確，有利于電力工程的建設質量。

（二）及時形成檔案資料。在總承包單位電力工程的建設中，往往會出現(xiàn)工程前期缺乏合理科學的策劃，即使制定了計劃也沒有得到切實的實行等情況。這就給檔案管理的技術人員形成一種認為資料完成的時間還早的錯誤心理，這種懶散與僥幸的思想，也會一直延續(xù)到工程驗收與質量檢查時，此時資料人員便只能亡羊補牢，抓緊對檔案資料進行管理。歸根結底，這種不良現(xiàn)象形成的原因就是監(jiān)管機制的缺乏。要想改變這種現(xiàn)狀，就必須要健全電力工程檔案管理制度，明確檔案資料形成的質量與進度要求，并且實行定期檢查的機制，嚴格按照經(jīng)濟責任制開展檢查與監(jiān)督工作。

（三）保證資料的整體性。在總承包單位電力工程的建設過程中，每一項工作項目都存在的一定的聯(lián)系，這就要求在檔案的管理中，要把項目之間的聯(lián)系有機地結合，有效地把握彼此的特點。其中，工程的檔案資料需要與施工項目部、設計單位、生產(chǎn)廠家、監(jiān)管項目部、業(yè)主項目部等部門與單位進行必要的溝通，收集各參與建設單位的獨立資料，而檔案的技術人員需要站在整個工程的高度，有機地對這些資料進行整合，使這些資料環(huán)環(huán)相扣。密切聯(lián)系。一旦與各單位溝通環(huán)節(jié)沒有完善好，就會導致資料在數(shù)據(jù)或者時間節(jié)點上的脫節(jié)，犯低級的邏輯錯誤。比如施工單位與建設單位在工程質量的目標上不一致，項目管理實施規(guī)劃的時間相對于報表審批時間要滯后、監(jiān)督規(guī)劃開工時間與建設管理綱要時間不一致等。

（四）有效監(jiān)控項目的實施?？偝邪鼏挝浑娏こ痰臋n案管理人員要在工程建設過程中，有效地實行管理監(jiān)督職能，積極融入工程建設工作中。同時，總承包部門在嚴格監(jiān)管施工質量與進度之余，也要進一步加大對工程檔案的管理工作。監(jiān)督的主要工作內容包括檔案資料整理的質量與資料的完善性的系統(tǒng)檢查。針對一些有條件的施工單位，可以在檔案管理問題上，實施全過程的信息化管理，將檔案信息通過計算機的數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)建項目檔案編碼的系統(tǒng)，在網(wǎng)絡化的管理監(jiān)控中，對管理過程出現(xiàn)的問題，進行及時發(fā)現(xiàn)，及時解決，保證檔案管理工作的準確性與系統(tǒng)性。

三、事后控制

事后控制主要是做好竣工階段的總結工作，在工程竣工的階段，各個參與建設的單位都要書寫工作報告，總結單位的工作情況，把工作過程中的問題與解決問題的方法在單位上下得以有效地推廣，促進單位的可持續(xù)發(fā)展。這就要求工程資料的管理工作中，也要把工作總結這一部分有效地實施好，把工程檔案的管理過程中出現(xiàn)的不好的地方進行歸納總結，有利于下一次的工作中，可以科學地揚長避短，使檔案管理工作越做越好。在進行工作總結的過程中，二級承包單位可以讓檔案管理者在全企業(yè)召開檔案管理的工程會議，參與的三級承包單位需要把工作進展進行匯報，交流各自的工作經(jīng)驗，發(fā)揚先進的工作辦法，推廣良好的管理辦法，使電力工程的建設質量得到提高。

四、結語

綜上所述，總承包單位電力工程檔案管理工作作為復雜的一項工程，我們簡析了目前隨著電力建設水平的提高我國承包單位電力工程檔案管理的整個過程的問題，分析和探討的目的是能夠保障總承包單位電力工程檔案管理工作更加科學有效地進行。隨著電力建設的發(fā)展與進步，總承包單位電力工程檔案管理工作模式也需要加強和改進，才能更好地為電力工程建設服務。

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