創(chuàng)建文書檔案管理工作的分析

文/廊坊職業(yè)技術(shù)學(xué)院　姜昱

創(chuàng)建文書檔案管理工作的分析

文/廊坊職業(yè)技術(shù)學(xué)院姜昱

隨著時(shí)間的不斷推移，對(duì)于國(guó)家的管理工作來說，文書檔案管理工作已經(jīng)屢見不鮮，簡(jiǎn)單來說，就是某些事業(yè)單位管理工作中非常重要的工作內(nèi)容，也占據(jù)著單位正常工作的一部分。并且，隨著時(shí)代不斷變革，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)也在不斷向前發(fā)展，文書檔案管理也適時(shí)得到創(chuàng)新發(fā)展，但是，沒有什么是絕對(duì)完美的，創(chuàng)建文書檔案管理工作也是如此。使得目前的文書檔案管理工作中，還存在著一些難以解決的問題，例如，創(chuàng)建文書檔案管理的效率不高，檢索相關(guān)文件的速度也不夠快。本文接下來將詳盡的分析創(chuàng)建文書檔案管理工作。

創(chuàng)建檔案；文書檔案；管理工作；工作分析

其實(shí)我們不難以看出，作為一個(gè)社會(huì)工作者，檔案管理工作其實(shí)是非常必要的，它記錄每一個(gè)人或者是事物的發(fā)展進(jìn)程。但是對(duì)于我們探討的文書檔案來說，可以說，它不僅僅是單一的文字記錄形式，同時(shí)又是創(chuàng)建文書檔案管理工作的過程中進(jìn)行創(chuàng)新的一種方式方法。但是，由于時(shí)代的發(fā)展，對(duì)于創(chuàng)建文書檔案管理工作的相關(guān)人員以及相關(guān)要求都得到了提升，這就要求我們的意識(shí)和思想要緊跟時(shí)代的發(fā)展要求。接下來，我們將詳細(xì)的介紹創(chuàng)建文書檔案管理工作。

一、目前為止創(chuàng)建文書檔案管理工作中依然存在的問題

（一）相關(guān)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和意識(shí)不足。其實(shí)這個(gè)問題已經(jīng)存在了很長(zhǎng)一段時(shí)間，但在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作當(dāng)中，卻不能造成本質(zhì)上的問題，所以，日后就逐漸地被忽略了。但在現(xiàn)階段來說，這種情況雖然不多，卻可以說是路見不鮮，雖然創(chuàng)建文書檔案管理工作在穩(wěn)定發(fā)展中，但是相關(guān)工作人員在文化程度以及其專業(yè)素質(zhì)上面，其實(shí)還是很欠缺的。尤其是在社會(huì)不斷發(fā)展和變化的今天，對(duì)于創(chuàng)建文書檔案管理的工作理應(yīng)達(dá)到更高的要求，這樣就可以避免在日后的工作生活中出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤，給自己也給相關(guān)單位工作帶來麻煩，這都是很不必要的。其次，專業(yè)人員的素質(zhì)提升上去之后，也大大增強(qiáng)了工作質(zhì)量，提升了創(chuàng)建文書檔案管理工作效率和速度。

（二）檢索效率上的不足。通過相關(guān)人士的調(diào)查，我們不難看出一些端倪，現(xiàn)階段的創(chuàng)建文書檔案檢索工作是分為兩個(gè)部分的，其中主要分為計(jì)算機(jī)檢索和比較煩瑣的人工檢索。按照常理來說，應(yīng)該是以比較簡(jiǎn)便的計(jì)算機(jī)檢索作為主要檢索方式的，但是，出乎意料的卻是人工檢索占據(jù)檢索工作的很大一部分。由于人工檢索是很復(fù)雜的工作過程，為了方便以及提高相關(guān)人員的工作效率，工作人員開始編制出使用在工作中的檢索工具。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，我們的檢索要求越來越高，傳統(tǒng)的檢索工具開始呈現(xiàn)出檢索效率上存在不足的缺點(diǎn)。而造成這一現(xiàn)象的主要原因，其實(shí)在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，相關(guān)工作人員沒有注重檢索工具去適應(yīng)檢索內(nèi)容，這樣的檢索工具，使得檢索內(nèi)容成為不重要的一部分，這顯然是與我們的理念相違背的。

二、如何提升創(chuàng)建文書檔案管理的工作效率

（一）為檔案的規(guī)律需求進(jìn)行創(chuàng)新工作。這個(gè)道理其實(shí)倒并不難懂，一個(gè)單位只有不斷創(chuàng)新工作機(jī)制，才能緊跟時(shí)代的發(fā)展，適應(yīng)在社會(huì)的工作。對(duì)于單位中的創(chuàng)建文書檔案管理工作其實(shí)也是一樣，只有不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，才能讓創(chuàng)建文書檔案管理工作可以滿足日益增長(zhǎng)的需要。首先要進(jìn)行的就是要建立出自我營(yíng)銷工作，而對(duì)于自我營(yíng)銷工作最重要的就是要結(jié)合好單位的相關(guān)要求，與此同時(shí)還要做好長(zhǎng)期的宣傳工作，突出創(chuàng)建文書檔案管理工作的重要性。其次，建立出主動(dòng)參與的建議。自己在主動(dòng)參與之后就要將創(chuàng)建文書檔案管理工作融入重大的活動(dòng)中或者是日常工作中去，這樣的工作方式和參與方式，不僅可以將創(chuàng)建文書檔案管理工作的重要性凸顯出來，還可以涉入日常的工作當(dāng)中，實(shí)屬一舉兩得的創(chuàng)新工作方法。

（二）完善相關(guān)制度，提高執(zhí)行的力度。首先，對(duì)于單位來說，完善相關(guān)制度是很容易進(jìn)行的一環(huán)，當(dāng)然，我們不能將完善相關(guān)制度理解為創(chuàng)建全新的相關(guān)制度。而如果要積極做好創(chuàng)建文書檔案管理的創(chuàng)新工作，就不能完全清理掉從前的傳統(tǒng)制度，而是在此基礎(chǔ)上來制定與完善其他制度，原因就是我們對(duì)待傳統(tǒng)制度的態(tài)度不能一概而論，傳統(tǒng)制度有傳統(tǒng)制度的好處，也是有可取之處的一部分，也是前人留下的寶貴知識(shí)。在創(chuàng)建文書檔案管理中，還要提高建設(shè)好文書檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，我們的相關(guān)人員要設(shè)置得恰到好處，不能因?yàn)閱渭兊奶岣邫z索準(zhǔn)度提到一個(gè)難以企及的高度，也不能為了提高檢索速度將其設(shè)置的太低。

三、結(jié)論

綜上所述我們可以看出，創(chuàng)建文書檔案管理工作不是我們想象中的那么容易，創(chuàng)建文書檔案管理工作也是要具有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)的工作，而且，文書檔案的重要性是那樣的不言而喻。此外，創(chuàng)建文書檔案管理工作的好壞也是衡量一個(gè)單位管理水平與能力的基礎(chǔ)。因此，在實(shí)際的工作中，做好創(chuàng)建文書管理工作不僅關(guān)乎著信息的完整性和信息的準(zhǔn)確性，同時(shí)也對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的許多方面都有著直接的影響。

［1］朱鳴.文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［D］.電子科技大學(xué)，2013.

［2］王紅星.檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［D］.山東大學(xué)，2007.

［3］曾斌.從明檔到《中國(guó)明朝檔案總匯》［D］.東北師范大學(xué)，2012.