著力提高數(shù)字環(huán)境下檔案工作質(zhì)量

文/青島市城陽區(qū)衛(wèi)生和計劃生育局綜合監(jiān)督執(zhí)法局　韓云飛

著力提高數(shù)字環(huán)境下檔案工作質(zhì)量

文/青島市城陽區(qū)衛(wèi)生和計劃生育局綜合監(jiān)督執(zhí)法局韓云飛

電子技術(shù)正以強勁勢頭改變著人類的生產(chǎn)生活方式，也由此引發(fā)檔案工作發(fā)展出現(xiàn)質(zhì)的飛躍。認(rèn)清信息化環(huán)境對檔案工作的深遠(yuǎn)影響，是做好新時期檔案工作的前提和基礎(chǔ)。文章主要針對提高數(shù)字環(huán)境下檔案工作質(zhì)量進(jìn)行研究，以期為改善檔案工作提供一定的借鑒與參考。

數(shù)字環(huán)境；檔案工作；信息技術(shù)

計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，給檔案管理提供便利條件的同時也帶來了許多的挑戰(zhàn)，只有解放思想、認(rèn)清利弊、因勢利導(dǎo)、主動作為，才能確保檔案管理工作始終適應(yīng)信息化環(huán)境下的發(fā)展要求，更好地為單位建設(shè)服務(wù)。

一、信息化環(huán)境對檔案工作帶來的影響

電子技術(shù)正以強勁勢頭改變著人類的生產(chǎn)生活方式，也由此引發(fā)檔案工作發(fā)展出現(xiàn)質(zhì)的飛躍。認(rèn)清信息化環(huán)境對檔案工作的深遠(yuǎn)影響，是做好新時期檔案工作的前提和基礎(chǔ)。

（一）檔案工作重心發(fā)生轉(zhuǎn)移。傳統(tǒng)檔案信息工作重在檔案的收藏和保存，在使用上受到限制很多，而數(shù)字化的檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)異地遠(yuǎn)程傳送，為需求者提供方便快捷的服務(wù)途徑，提高檔案利用率，導(dǎo)致檔案工作的重心由傳統(tǒng)的收集保管向開發(fā)利用轉(zhuǎn)移。

（二）檔案原件得到有效保護(hù)。檔案具有唯一性、原始性和憑證性的特點。原始檔案的保護(hù)是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。信息化環(huán)境下，檔案的利用方式發(fā)生了變化，開始大量調(diào)用數(shù)字化的檔案信息，有效保證了紙質(zhì)類檔案原件的保存，提高了檔案原件的保存年限。

（三）數(shù)字信息可反復(fù)使用和轉(zhuǎn)換。信息化檔案可將不同形式的檔案經(jīng)過信息化處理，變成數(shù)字化數(shù)據(jù)，可以多次查閱檔案信息情況而不影響其保存的完整性，使檔案信息的利用時效性得到充分釋放和體現(xiàn)，最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用。

二、信息化環(huán)境對檔案工作帶來的困難

任何先進(jìn)手段都有自身的局限性，數(shù)字檔案在給我們帶來便攜的同時，也帶來一些不利因素，主要體現(xiàn)在：

（一）檔案的原始性難以確認(rèn)。原始記錄性是檔案的基本屬性，原始檔案才有保存價值和憑證作用，這也是紙質(zhì)檔案最真實、最可靠、最珍貴的原因之一。電子檔案信息和原始載體可以分離，極易被復(fù)制、刪除或修改，載體與字跡材料沒有特性，真假難辨。

（二）檔案的真實性難以判斷和檢查。紙質(zhì)檔案可以加注各種證明，按制度規(guī)定加以標(biāo)記，而電子檔案很難實現(xiàn)這些功能。電子檔案從形成到交由檔案部門保管，需要文件拷貝、移交，即使歸檔的電子文件被刪改，檔案人員也難以考證和判斷其真實性。

（三）數(shù)字檔案缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息數(shù)字化的目標(biāo)是實現(xiàn)資源共享，而標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是有效共享的基礎(chǔ)，是數(shù)字化進(jìn)程首先需要解決的問題，數(shù)字檔案信息資源存在的發(fā)散性造成不同單位的檔案信息載體、內(nèi)容、格式、信息內(nèi)涵各有不同；各種不同管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，極大地限制檔案管理利用。

（四）存儲維護(hù)難度增大。數(shù)字化檔案信息的儲存載體多為計算機(jī)光盤、硬盤等介質(zhì)，容易受到熱磁衰減影響，存貯有效期在10年到20年左右；另外，隨著新材料和計算機(jī)技術(shù)發(fā)展，若干年后，現(xiàn)有存儲介質(zhì)和讀取設(shè)備極可能被淘汰，存儲的信息資料將不能被讀取。

（五）網(wǎng)絡(luò)安全威脅較大。數(shù)字化檔案在網(wǎng)絡(luò)上傳遞和應(yīng)用存在較大安全風(fēng)險，雖然網(wǎng)絡(luò)安全已經(jīng)有了包括軟、硬件在內(nèi)的多種防范措施，如系統(tǒng)預(yù)設(shè)用戶授權(quán)、防火墻技術(shù)、電子身份識別、數(shù)據(jù)加密等，但都不能從根本上解決網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全問題，給檔案信息安全留下隱患。

三、信息化環(huán)境下檔案管理的對策措施

檔案部門要充分認(rèn)清信息技術(shù)帶來的積極影響和不利因素，抓住人才培養(yǎng)、技術(shù)建設(shè)、制度規(guī)范等環(huán)節(jié)，著力提高信息化環(huán)境下檔案工作的正規(guī)化水平。

（一）加強人才培養(yǎng)。通過辦班輔導(dǎo)的方式，定期邀請專業(yè)人員授課輔導(dǎo)，刻錄光盤下發(fā)留存，并將專業(yè)知識摘編成冊；通過業(yè)余自主學(xué)習(xí)的方法，配套補充計算機(jī)、信息化等方面的教材，在拓寬檔案管理人員知識面的同時，強化專業(yè)能力素質(zhì)的學(xué)習(xí)提高；引進(jìn)專業(yè)人才，利用每年大學(xué)生畢業(yè)招聘會等時機(jī)，有計劃、有針對性的引進(jìn)一些檔案專業(yè)、管理專業(yè)的高層次人才，特別是每年要按照一定的數(shù)量規(guī)模引進(jìn)一批信息技術(shù)人員，解決當(dāng)前年齡結(jié)構(gòu)老齡化，學(xué)歷層次水平稍顯滯后等問題，加速實現(xiàn)人員管理結(jié)構(gòu)調(diào)整和技能升級。

（二）用好信息技術(shù)。要利用性能優(yōu)良的載體存儲檔案信息，確保電子存儲介質(zhì)安全可靠；要采用功能強大的軟件系統(tǒng)管理檔案，確保能夠智能檢索文本、圖像、視頻等不同格式的信息內(nèi)容；要能夠使用信息導(dǎo)航等技術(shù)通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布檔案信息，最大限度的方便利用；要采取訪問控制和網(wǎng)絡(luò)安全手段來實現(xiàn)文件傳輸?shù)慕^對安全可靠，確保檔案的真實性。

（三）建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。要根據(jù)數(shù)字檔案特點，加強統(tǒng)一規(guī)范，確保檔案信息在任何時間、地點都可讀、可看、資源共享。要建立字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)，包括英文數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、中文文字編碼標(biāo)準(zhǔn)、集外字符編碼標(biāo)準(zhǔn)等；要規(guī)范數(shù)據(jù)格式，包括文本數(shù)據(jù)格式、圖像數(shù)據(jù)格式、音頻數(shù)據(jù)格式、視頻文件格式等；要規(guī)范信息輸出方式，確保信息的顯示、打印、傳遞等，能夠直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)；要規(guī)范數(shù)據(jù)交換和網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議，確保不同的操作系統(tǒng)、不同類型的計算機(jī)、不同格式的數(shù)據(jù)都可以共享網(wǎng)絡(luò)。

（四）完善管理制度。要建立完善收集（獲取）、整理（組織）、著錄和標(biāo)引利用等各個環(huán)節(jié)中的制度規(guī)范，確保檔案使用管理有法可依。要細(xì)化歸檔的范圍，客觀評價電子數(shù)據(jù)價值，選擇性地歸檔；要明確電子文檔歸檔時機(jī)，防止數(shù)據(jù)流失；要規(guī)范移交方式，健全移交手續(xù)，確保文檔安全傳遞；要完善電子文檔管理條件環(huán)境，確保運行、貯存安全可靠；要規(guī)范文檔使用管理、審批、閱辦的程序方法，防止秘密信息外泄。