試論中職學(xué)校干部人事檔案管理的歸屬

文/河南煤炭衛(wèi)生學(xué)校 鄭鳳琴

試論中職學(xué)校干部人事檔案管理的歸屬

文/河南煤炭衛(wèi)生學(xué)校 鄭鳳琴

干部人事檔案管理是中職學(xué)校管理工作的重要組成部分，是人才選拔的主要依據(jù)，隨著中等職業(yè)教育的發(fā)展，干部人事檔案管理的歸屬越來(lái)越受到人們的重視。本文對(duì)干部人事檔案的歸屬問(wèn)題進(jìn)行比較分析，以便更好地管理干部人事檔案。

中職學(xué)校；干部人事檔案；歸屬

干部人事檔案管理是中職學(xué)校管理工作的重要組成部分，是人才選拔的主要依據(jù)，是人力資源管理的歷史憑證。隨著中等職業(yè)教育的發(fā)展，干部人事檔案工作也有了相對(duì)發(fā)展，學(xué)校干部人事檔案管理的歸屬越來(lái)越受到人們的重視?？墒侵新殞W(xué)校干部人事檔案應(yīng)該放在什么地方呢？人事處、組織部、還是綜合檔案室。檔案界對(duì)人事類檔案的歸屬問(wèn)題也一直存在分歧。本文對(duì)干部人事檔案的歸屬問(wèn)題進(jìn)行比較分析，以期為人事檔案規(guī)范化管理打下基礎(chǔ)。

一、中職學(xué)校干部人事檔案的重要作用

（一）干部人事檔案是中職學(xué)校人力資源管理的歷史憑證。干部人事檔案相對(duì)于其他類別的檔案而言，其憑證價(jià)值具有法律效應(yīng)，更具有現(xiàn)實(shí)效用。干部人事檔案是經(jīng)過(guò)組織認(rèn)可，記載個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文件材料，包括履歷、自傳、鑒定、考核任免、學(xué)歷學(xué)位、職稱、工資、獎(jiǎng)懲等等，在個(gè)人現(xiàn)實(shí)工作和生活待遇等方面發(fā)揮著十分重要的憑證作用。具有較強(qiáng)的保存和使用價(jià)值。

（二）干部人事檔案是中職學(xué)校選拔與培養(yǎng)人才的重要根據(jù)。從某種意義上講，干部人事檔案客觀反映單位組織對(duì)個(gè)人培養(yǎng)的全過(guò)程，個(gè)人成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴一般都能在人事檔案中找到縮影，是了解人才，發(fā)現(xiàn)人才、使用人才的重要根據(jù)。有了完整的人事檔案，組織人事部門就能及時(shí)準(zhǔn)確地了解每位干部的工作經(jīng)歷、思想作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、職稱待遇等情況，為全面考察、了解與正確使用干部，評(píng)聘專業(yè)人才的技術(shù)職稱提供重要的信息。

（三）干部人事檔案是中職學(xué)校信息服務(wù)的重要基礎(chǔ)。干部人事檔案在中職學(xué)校管理工作中具有導(dǎo)向和連接作用。是組織、干部、人事工作的基礎(chǔ)工程。具有人力資源的現(xiàn)實(shí)功能和檔案信息的服務(wù)功能，能更好地對(duì)中職學(xué)校教師隊(duì)伍的管理起到促進(jìn)作用。干部人事檔案也記錄了中職學(xué)校創(chuàng)業(yè)擴(kuò)建的成長(zhǎng)歷程，傳承著學(xué)校的文化精神，這賦予了干部人事檔案除了收藏和查閱之外的文化生命內(nèi)涵，并使之成為溝通學(xué)校內(nèi)外的重要橋梁，成為學(xué)校師生了解檔案信息、了解檔案工作的重要平臺(tái)。

二、中職學(xué)校干部人事檔案歸屬的現(xiàn)狀及原因

（一）現(xiàn)狀。2008年，教育部和國(guó)家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，并于當(dāng)年的9月1號(hào)開(kāi)始實(shí)行。（根據(jù)情況，中職學(xué)校的檔案管理參照《高等學(xué)校檔案管理辦法》執(zhí)行。）辦法規(guī)定：高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室，歸檔范圍包括黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)會(huì)類共11類。辦法中對(duì)人事檔案的收集并沒(méi)有涉及，這就使得中職學(xué)校對(duì)干部人事檔案的歸屬問(wèn)題有不同的見(jiàn)解，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案的管理問(wèn)題也有不同的看法。經(jīng)筆者走訪調(diào)查本省的幾所中職學(xué)校大致有以下幾種情況：干部人事檔案由學(xué)校綜合檔案室隸屬于辦公室管理，人事檔案由組織部門和人事部門分頭管理等等，總之是五花八門，并沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（二）原因。干部人事檔案顧名思義就是干部和人事這個(gè)字面上的意思，干部人事檔案一般都保管在組織人事部門。從我省中職學(xué)校發(fā)展情況和檔案管理的要求來(lái)看，干部人事檔案一般都保存在綜合檔案室。而這些綜合檔案室一般都隸屬于辦公室，并沒(méi)有保存干部人事檔案的職權(quán)。經(jīng)筆者了解，省內(nèi)的部分中職學(xué)校組織部門和人事部門是不分家的，屬于一個(gè)部門，但隨著學(xué)校的發(fā)展，組織人事部門承擔(dān)的業(yè)務(wù)也相應(yīng)增加，一些職責(zé)也明確化、細(xì)化，所以組織和人事部門也就分開(kāi)了。這樣一來(lái)，保管干部人事檔案的部門也就為了干部人事檔案的管理問(wèn)題需要進(jìn)行協(xié)調(diào)。組織部門認(rèn)為：組織部負(fù)責(zé)干部的任免、升遷等工作，應(yīng)該屬于組織部。而人事處認(rèn)為：人事處負(fù)責(zé)學(xué)校教職工的工資、職稱等工作，應(yīng)該屬于人事處。所以，干部人事檔案一般屬于組織部門和人事部門聯(lián)合管理。

（三）中職學(xué)校管理部門的重視程度不同。組通字〔1991〕13號(hào)文件中的干部檔案工作條例中明確規(guī)定：“管理一千人的檔案需要配備一名專職干部；二千以上的要配備二名專職干部，兼職人員要以主要精力從事干部人事檔案工作”。但是在高校干部人事檔案管理的過(guò)程中，這樣的“配備”幾乎難以實(shí)現(xiàn)。而檔案室長(zhǎng)期以來(lái)一直是清水衙門，無(wú)權(quán)無(wú)勢(shì)，很少有人問(wèn)津，甚至于有人還不知道有這個(gè)部門。在學(xué)校的工作中也是用著時(shí)重要，不用時(shí)想不起，處于無(wú)足輕重的地位。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工對(duì)于檔案工作缺乏足夠的了解和認(rèn)識(shí)，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。這種情況必然導(dǎo)致學(xué)校管理部門對(duì)干部人事檔案的去處有不同的意見(jiàn)和看法，把干部人事檔案置于次要的地位。

三、干部人事檔案歸屬的利弊分析

（一）干部人事檔案歸組織（人事）部門管理的利弊。1.由于干部人事檔案處于動(dòng)態(tài)之中，并非靜態(tài)不變，隨時(shí)都會(huì)有很多新形成的歸檔材料需要補(bǔ)充歸檔，比如：每年的各類工資表、年度考核表登記表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表、職務(wù)任免呈報(bào)表及考察材料、學(xué)歷（學(xué)位）材料，獎(jiǎng)懲及鑒定等材料。同時(shí)，由于人事部門在評(píng)聘職稱、晉升工資、人員退休時(shí)均需要隨時(shí)查閱當(dāng)事人的年齡、學(xué)歷、參加工作時(shí)間、職務(wù)任職時(shí)間、工資晉升情況、業(yè)務(wù)能力等材料，人事檔案作為人事工作的工具，集中由人事部門統(tǒng)一管理，比較便于利用。如今，在辦理調(diào)動(dòng)人員的手續(xù)時(shí)，一般商調(diào)前就要查閱要調(diào)動(dòng)人員的檔案，人員調(diào)配均在人事處，這樣檔案的傳遞和利用就順理成章地在人事處內(nèi)部進(jìn)行，提高了辦事效率。2.與干部人事檔案所具有的服務(wù)性、政治性、專業(yè)性、保密性的特點(diǎn)相適應(yīng)。由于干部人事檔案具有服務(wù)性、政治性、專業(yè)性，更具有很強(qiáng)的保密性，一般要求接觸人少，避免反復(fù)借閱調(diào)卷。由人事部門管理既有利于檔案資料的補(bǔ)充、歸檔，又有利于檔案的利用和保密，能夠比較有效地避免無(wú)關(guān)人員接觸人事檔案，因而實(shí)行組織（人事）部門管理有其存在的合理性。3.不滿足學(xué)校檔案統(tǒng)一管理。依據(jù)檔案集中統(tǒng)一管理要求，學(xué)校所有檔案歸檔案室統(tǒng)一管理，干部人事檔案當(dāng)然也在其管轄范圍之中，人事檔案雖歸檔案室管理，但一般管理人事檔案的人員也相應(yīng)地由組織（人事）部門劃歸到檔案室，還是由專門人員來(lái)管理人事檔案，人事檔案還是跟人事處聯(lián)系密切，雖然歸到一個(gè)部門了，但檔案庫(kù)房和辦公用房往往并不統(tǒng)一，人員也東一塊，西一塊，怎么能稱其為真正意義的集中統(tǒng)一管理呢？

（二）干部人事檔案歸綜合檔案室管理的利弊。1.集中統(tǒng)一管理、創(chuàng)新學(xué)校檔案管理模式。通過(guò)綜合檔案室將學(xué)校各門類檔案集中統(tǒng)一管理，在人、財(cái)、物等方面學(xué)?？梢酝ūP考慮，統(tǒng)籌安排，合理使用。不但創(chuàng)新了學(xué)校檔案管理模式，又有利于推進(jìn)學(xué)校檔案資源信息化建設(shè)。我們也應(yīng)當(dāng)看到，隨著中職學(xué)校信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案管理部門的信息化建設(shè)已是大勢(shì)所趨，如果將人事檔案納入中職學(xué)校的檔案綜合管理機(jī)制，對(duì)提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平和人才信息的利用率將有極大的必要性和可行性。因而，從今后的發(fā)展趨勢(shì)看，實(shí)行基于綜合檔案室集中管理的中職學(xué)校檔案綜合管理機(jī)制，將是干部人事檔案管理的發(fā)展方向。2.要協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，以促進(jìn)工作開(kāi)展。干部人事檔案內(nèi)大部分的零散材料都出自人事部門，像干部履歷表、年度考核表、學(xué)歷材料，職稱評(píng)審表、工資變動(dòng)表等等，人事部門工作上用起來(lái)比較方便，沒(méi)有主動(dòng)及時(shí)交接的積極性，這樣人事檔案的信息勢(shì)必滯后，不利于干部人事檔案及時(shí)收集工作的開(kāi)展。因而協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，以利于人事檔案工作的開(kāi)展是重中之重。

總而言之，中職學(xué)校干部人事檔案目前歸屬的不明確性，各學(xué)校要依據(jù)自身的特點(diǎn)，從實(shí)際出發(fā)，選擇適合自己管理的模式。只有這樣才能更好地做好干部人事檔案的收集、整理工作，有效的發(fā)揮干部人事檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化，為中職學(xué)校的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。