淺論煤礦企業(yè)如何加強(qiáng)檔案服務(wù)創(chuàng)新工作

文/甘肅省平?jīng)鍪腥A煤集團(tuán)山寨煤礦辦公室　杜立媛

淺論煤礦企業(yè)如何加強(qiáng)檔案服務(wù)創(chuàng)新工作

文/甘肅省平?jīng)鍪腥A煤集團(tuán)山寨煤礦辦公室杜立媛

檔案是用來記載企業(yè)發(fā)展歷史軌跡的最直觀、客觀的工具。對(duì)于企業(yè)的未來發(fā)展有著“前者之鑒、后事之師”的重要作用。只有在收集和保存好企業(yè)資料的基礎(chǔ)上，才能形成結(jié)構(gòu)完整清晰的知識(shí)體系，為企業(yè)未來的發(fā)展指明正確方向。本文將對(duì)煤炭企業(yè)檔案服務(wù)工作的重要意性進(jìn)行論述，提出檔案管理工作中存在的問題以及相應(yīng)的解決對(duì)策，用以強(qiáng)化檔案服務(wù)工作的有效開展。

煤炭企業(yè)；檔案管理；問題；相應(yīng)對(duì)策

由于煤炭企業(yè)如今正處在重大的轉(zhuǎn)型期，檔案管理服務(wù)所能為企業(yè)發(fā)揮的作用和意義更應(yīng)被煤炭企業(yè)所重視和利用，因此如何加強(qiáng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新工作，不僅是煤炭企業(yè)形勢(shì)發(fā)展的要求，更是煤炭企業(yè)檔案管理工作者所必須面對(duì)及解決的一項(xiàng)重要課題。

一、檔案服務(wù)創(chuàng)新的必要性

（一）檔案創(chuàng)新更有利于企業(yè)的各項(xiàng)工作開展?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，如今煤炭企業(yè)檔案種類從文書檔案，發(fā)展到專業(yè)檔案、聲像檔案、科技檔案以及實(shí)物檔案等多種檔案信息。隨著檔案種類的增多，查閱檔案信息耗費(fèi)時(shí)間增加，這就要求提高工作效率，傳統(tǒng)的檔案管理模式根本適應(yīng)不了社會(huì)的快速發(fā)展，因此，積極主動(dòng)做好我礦安全管理服務(wù)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，為全面建設(shè)和諧煤礦服務(wù)，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段，不僅是形勢(shì)發(fā)展的要求，也是我礦檔案工作都必須面對(duì)面一項(xiàng)重要課題。

（二）檔案創(chuàng)新可滿足擴(kuò)大資料收藏和管理范圍的需求。

現(xiàn)代化能源礦井檔案資料來源復(fù)雜，內(nèi)容廣泛，檔案工作所產(chǎn)生的安全效益和經(jīng)濟(jì)效益要求較高，在礦區(qū)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，每天產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案、電子檔案很多，檔案室接收不定，存儲(chǔ)量逐漸上升，使得對(duì)檔案的收藏和整理不得不提高效率，通過檔案服務(wù)的創(chuàng)新可對(duì)此問題進(jìn)行有針對(duì)性的解決。

二、當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

如今大多數(shù)煤炭企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重要作用和意義普遍沒有正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理只是用來記載企業(yè)日?，嵤隆⒊瓕懹涗浐捅９芄ぷ鞯墓ぞ?，使得檔案管理在企業(yè)管理中處于“不得不有，有了作用不大”的尷尬地位。且由于煤炭企業(yè)正處在發(fā)展建設(shè)的轉(zhuǎn)型期，企業(yè)管理的工作重點(diǎn)在經(jīng)濟(jì)效益的相關(guān)建設(shè)上，使得檔案管理工作變得過于簡(jiǎn)單，只要做到資料不丟失或不泄露即可。同時(shí)，對(duì)于已建立的檔案資料，企業(yè)管理者和職工缺乏充分利用，使檔案工作“形式化”的色彩濃重，管理工作也比較隨意和混亂，導(dǎo)致檔案管理的價(jià)值得不到充分體現(xiàn)。出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)不重視，基層職工更不重視的惡性循環(huán)。

三、如何做好檔案服務(wù)創(chuàng)新

（一）對(duì)現(xiàn)有檔案資料要進(jìn)一步的深化和完善。在收集和整理資料的過程中，檔案工作人員應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行合理分類、準(zhǔn)確編號(hào)。對(duì)文件資料進(jìn)行科學(xué)的分類陳列，或按照不同部門進(jìn)行分類，或按照不同屬性作用進(jìn)行分類，或按照時(shí)間順序進(jìn)行分類，并完善目錄閱覽等功能。還可將文件進(jìn)行條形碼編號(hào)處理，檔案員可將文件所劃分的小類別進(jìn)行條形碼粘貼，連接電腦，在條形碼信息里標(biāo)注好每個(gè)小類別里面存放的文件名稱，存放位置等信息。各部門技術(shù)人員需要借閱檔案時(shí)，檔案工作人員按照類別劃分找到檔案后可直接掃描文件的條形碼，將借閱記錄登記到電腦上，減少了手寫借閱信息花費(fèi)的時(shí)間，也避免了借閱資料損壞丟失情況的發(fā)生。既提高了服務(wù)質(zhì)量，也提高了檔案工作人員的專業(yè)技能。

（二）嚴(yán)格做好檔案收集、保管、利用、設(shè)備管理工作。面對(duì)龐大的檔案庫(kù)存數(shù)量，檔案相關(guān)管理工作無疑是繁雜的。在日常工作中，除了要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)檔案工作的法律法規(guī)行事，還應(yīng)對(duì)文件材料做好收集和歸檔工作。嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀工作。庫(kù)內(nèi)已安裝了防盜門、密集架；室內(nèi)也配有滅火器、防蟲劑、吸塵器、干濕溫度計(jì)等設(shè)備，職工在工作中應(yīng)對(duì)設(shè)備充分有效的使用，堅(jiān)決不讓設(shè)備成為應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)檢查的擺設(shè)。要做到切實(shí)有效地確保檔案安全，正確處理好檔案保管和靈活利用的關(guān)系，既保證檔案能被我礦職工靈活有效的使用，又要保證檔案不丟失、不損壞，檔案信息不失密、不泄密。

（三）運(yùn)用信息化技術(shù)保存、管理檔案，增強(qiáng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)在線互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。信息技術(shù)的運(yùn)用，能有效提高檔案管理的效率，使用檔案的便捷化?？梢詫⒓堎|(zhì)檔案原件用計(jì)算機(jī)掃描成電子圖片格式加以存儲(chǔ)和管理，這樣既方便檔案部門對(duì)信息的分類歸檔，也方便查閱部門通過搜索關(guān)鍵字等方式快速查閱檔案。一些隱私性的檔案文件可以通過加密形式保存，分類方法多樣，可以針對(duì)部門需求設(shè)計(jì)一套便捷的管理方式。

另外，在有了專門的檔案管理部門基礎(chǔ)上，各部門、各科室還應(yīng)建立部門內(nèi)部的檔案管理工作，配備一至兩名檔案專職非職工作人員，通過信息化技術(shù)對(duì)本部門相關(guān)資料進(jìn)行存放與整理。部門相關(guān)文件的更新與變動(dòng)應(yīng)及時(shí)上傳到檔案室并通知檔案工作人員對(duì)資料信息進(jìn)行審核，及時(shí)將更新內(nèi)容上傳到總服務(wù)器。既方便部門內(nèi)部的工作規(guī)劃與開展，也減輕了檔案員要對(duì)整個(gè)礦區(qū)所有檔案信息歸類、存放、錄入、上傳的大量工作。

檔案是煤炭企業(yè)發(fā)展成長(zhǎng)的原始見證，缺少檔案記錄，企業(yè)發(fā)展就成了無源之水。新時(shí)期，隨著煤炭企業(yè)的精細(xì)化發(fā)展，檔案管理部門更要提高工作效率，仁者見仁智者見智，管理人員要不斷學(xué)習(xí)，提高自我素養(yǎng)，努力開拓，配合企業(yè)提高整體服務(wù)水平，為煤礦企業(yè)的發(fā)展做好后勤保障工作。

［1］王沛瑩.論我國(guó)煤礦安全法律制度構(gòu)建［J］.煤炭技術(shù)，2013（08）.

［2］隋國(guó)民.我國(guó)煤礦安全監(jiān)管體系現(xiàn)狀及分析［J］.內(nèi)蒙古煤炭經(jīng)濟(jì)，2011（09）.