略論提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

文/張家口學(xué)院　席美珍

略論提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

文/張家口學(xué)院席美珍

隨著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息時代的不斷深入，檔案管理顯得尤為重要。它不僅是保存資料的一種方式，而且還是為社會和單位服務(wù)的重要信息資源。但是由于一系列的原因，檔案管理也存在許多問題，這些問題已經(jīng)危及檔案管理的方式、體系、理念等，甚至不能滿足社會與單位的需要，嚴(yán)重背離現(xiàn)代化社會檔案管理的方向。而要使檔案管理變得有條不紊，發(fā)揮檔案最大的作用，就要在檔案管理的過程中，重視檔案管理中細(xì)枝末節(jié)的問題，為更科學(xué)的檔案管理工作不斷進(jìn)行探索與實(shí)踐。

檔案管理；科學(xué)化水平；路徑

一、當(dāng)前檔案管理存在的不足

（一）檔案管理理念欠缺。理念是一切工作活動開展的基礎(chǔ)，檔案管理的完善離不開合理、完整的管理理念?，F(xiàn)階段，一部分單位在檔案管理工作中，因?yàn)槿狈侠怼⑼晟频墓芾砝砟?，從而出現(xiàn)了管理工作方向不明確，管理工作效率不高等現(xiàn)象。針對這一現(xiàn)狀，首先，單位領(lǐng)導(dǎo)人員并不重視檔案管理工作，這就使得檔案管理理念沒有灌輸?shù)綑n案管理工作人員上；其次，檔案管理工作人員對于檔案管理并沒有積極應(yīng)對的態(tài)度，在工作的過程中也是得過且過，并沒有真正意識到檔案管理對單位的作用和影響。

（二）檔案管理體系不完善。檔案管理體系不完善，不僅會使檔案管理工作存在許多漏洞，而且還會導(dǎo)致檔案信息有誤，制約檔案管理效率。首先，一些單位未設(shè)立檔案管理協(xié)調(diào)監(jiān)督部門，致使管理工作出現(xiàn)無人監(jiān)督管理狀況；其次，有的單位檔案管理制度和檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)未設(shè)立或不完善，從而出現(xiàn)檔案管理工作缺乏約束，雜亂無章的現(xiàn)象；最后，單位各個部門之間的聯(lián)系并不是很密切，從而使得檔案管理工作缺乏相關(guān)部門提供的信息，導(dǎo)致檔案管理整個體系不嚴(yán)謹(jǐn)。

1.檔案管理工作人員素質(zhì)較低。工作人員是檔案管理的核心，因此，他們素質(zhì)的高低與檔案管理工作的好壞息息相關(guān)，而檔案管理工作人員素質(zhì)比較低也是影響檔案管理科學(xué)化的關(guān)鍵。首先，檔案管理工作人員的工作態(tài)度與工作作風(fēng)有問題，他們不遵循單位檔案管理的制度，而且在工作的過程中也不認(rèn)真負(fù)責(zé)，這就容易影響檔案的準(zhǔn)確性，甚至容易造成檔案的丟失；其次，檔案管理工作人員的專業(yè)知識不夠，對于檔案管理也只是略懂皮毛，而沒有用科學(xué)的手段來管理檔案。

2.檔案管理方式落后。檔案管理方式落后主要體現(xiàn)在檔案管理的紙質(zhì)管理上。很多單位的檔案管理并沒有運(yùn)用電子信息管理，還是沿用舊有的紙質(zhì)管理模式，這種方式容易對檔案造成一定程度的損失。因?yàn)殡S著時代的推移，紙質(zhì)的檔案容易被損壞和偷盜，即使是做了很好的檔案保護(hù)，但是也抵抗不了紙質(zhì)自然的特性，因而會使檔案信息破損，從而提取不到重要的資源。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

（一）完善檔案管理的理念。檔案管理理念的進(jìn)步應(yīng)跟隨時代的發(fā)展，不斷地進(jìn)步與完善。因此，在檔案管理過程中，我們要不斷創(chuàng)新管理思維，完善檔案管理理念。首先，要根據(jù)時代發(fā)展的需要，單位對檔案管理的要求，人們對檔案的重視來樹立正確的理念；其次，在檔案管理工作中，要結(jié)合各種需要，適當(dāng)?shù)馗倪M(jìn)自己的檔案管理手段；最后，單位要強(qiáng)化檔案管理的重要性以及檔案管理中可能出現(xiàn)一些問題以及保護(hù)檔案管理的培訓(xùn)，以完善檔案管理理念。

（二）完善檔案管理的體系。完善檔案管理體系，就好比蓋房子一樣，要先打好地基，才能一環(huán)扣一環(huán)，做好以后的工作，以更好鞏固檔案的保護(hù)。體系是體現(xiàn)整個檔案管理工作過程的一個重要點(diǎn)，好的體系可以使工作井井有條，大家做到各司其職，因此要完善檔案管理的體系。首先，在檔案管理部門建立監(jiān)督小組，對工作人員的日常工作進(jìn)行監(jiān)督管理。此外，對檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)承當(dāng)?shù)呢?zé)任與義務(wù)進(jìn)行明確規(guī)范，嚴(yán)格要求遵循檔案管理工作內(nèi)容開展日常工作；除此之外，制訂嚴(yán)格的、可執(zhí)行的檔案管理工作規(guī)范，以避免在檔案管理工作中出現(xiàn)不規(guī)范的操作。

（三）提升檔案管理工作人員的素養(yǎng)?，F(xiàn)階段，一部分單位因?yàn)閷n案工作人員工作能力與職業(yè)素養(yǎng)重視程度不高，久而久之，致使檔案工作人員素養(yǎng)意識逐漸下降，直接制約了單位檔案管理效率的提升。因此，作為管理者，應(yīng)當(dāng)關(guān)注檔案管理人員工作能力與職業(yè)素養(yǎng)的重要性。具體來說，第一，在進(jìn)行各種會議、活動時，強(qiáng)調(diào)與灌輸檔案管理人員素養(yǎng)提升，對于單位發(fā)展進(jìn)步的重要意義。同時適當(dāng)?shù)闹赋鰴n案管理工作中存在的不足，可能產(chǎn)生的負(fù)面影響等等。同時，針對檔案管理工作人員素養(yǎng)提升，適度指導(dǎo)，使員工意識到提升自己素養(yǎng)的積極作用，更加認(rèn)真細(xì)致的開展檔案管理工作。第二，通過多種途徑增強(qiáng)各部門之間的交流。關(guān)注各部門間檔案管理交流工作的溝通交流，使管理工作者認(rèn)識到自身存在的不足，揚(yáng)長避短，實(shí)現(xiàn)檔案管理技能提升。第三，定期或不定期地對檔案管理工作者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)其專業(yè)知識儲備，增強(qiáng)檔案管理工作科學(xué)性。

（四）更新檔案管理的方式。現(xiàn)階段，仍有許多單位沿用傳統(tǒng)檔案管理方式，長此以往，對于單位檔案管理持續(xù)發(fā)展是非常不利的。因此，作為管理者，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理方式。在具體實(shí)踐中，第一，根據(jù)單位特點(diǎn)，與時俱進(jìn)開展檔案管理工作；第二，增加與相關(guān)單位的檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流，取長補(bǔ)短，不斷創(chuàng)新檔案管理方式；第三，要以電子信息化的檔案管理方式為主，以紙質(zhì)的檔案管理方式為輔，以更新檔案管理的利用方式，使檔案管理發(fā)揮出自己的優(yōu)勢。

三、結(jié)語

檔案管理是一項(xiàng)比較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要認(rèn)真對待才能夠更好地完成。但是新時代有新需要，如果不提升檔案管理的科學(xué)性，單位就很難適應(yīng)時代的發(fā)展，滿足時代的要求，那么接踵而至的又是一系列新問題。因此，各單位應(yīng)以科學(xué)的眼光不斷完善檔案管理，工作人員需要加強(qiáng)自身的工作技能。只有這樣，才會促進(jìn)檔案管理走向科學(xué)化！

［1］李文娟.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探討［J］.經(jīng)營管理者，2015（4）.

［2］葉萍.試析提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇［J］.教育教學(xué)論壇，2015（40）.

［3］孔菲.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑分析［J］.中國管理信息化，2015（20）.