企業(yè)檔案保密工作的創(chuàng)新思路

文/大港油田勘探開發(fā)研究院　董萍張艷；大港油田公司測(cè)試公司　王冠群

企業(yè)檔案保密工作的創(chuàng)新思路

文/大港油田勘探開發(fā)研究院董萍1張艷3；大港油田公司測(cè)試公司王冠群2

檔案不僅包括企業(yè)日常辦公資料、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)記錄，而且也包括一些專業(yè)領(lǐng)域的科研成果和企業(yè)商業(yè)機(jī)密，因此對(duì)檔案的保密工作要求非常嚴(yán)格。以往的檔案保存和管理過(guò)程中，雖然企業(yè)管理層也強(qiáng)調(diào)過(guò)保密工作的重要性，但是并沒(méi)有采取實(shí)質(zhì)性的措施。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)不斷升級(jí)，為了全方位的提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，必須創(chuàng)新檔案保密工作思路，以此來(lái)維護(hù)企業(yè)核心技術(shù)和商業(yè)機(jī)密的安全性。

企業(yè)檔案；保密工作；創(chuàng)新思路

一、重視檔案監(jiān)督工作，杜絕各種不良行為

許多企業(yè)檔案是對(duì)前人研究工作和技術(shù)成果的記錄，具有寶貴的借鑒和參考價(jià)值。而檔案管理本身就是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，在企業(yè)職工查閱、利用檔案的過(guò)程中，如果不注意做好監(jiān)督、保密工作，很有可能導(dǎo)致珍貴檔案資料的遺失和泄露。因此，要做好檔案利用過(guò)程中的監(jiān)督管理，杜絕檔案資料查閱、使用過(guò)程中的不良行為。具體來(lái)說(shuō)，可以從以下幾方面來(lái)落實(shí)。

（一）進(jìn)一步完善制度建設(shè)。以往的企業(yè)檔案管理，采用的是“一刀切”式的管理模式，即對(duì)于一些具有保密要求的檔案，任何企業(yè)職工不得借閱，雖然能夠保證檔案的安全性，但是也失去了應(yīng)有的借鑒價(jià)值，不利于企業(yè)各項(xiàng)工作的高效率開展。因此，必須制定有等級(jí)梯度的檔案監(jiān)督制度?？梢詫⑵髽I(yè)檔案的使用、查閱分為三種形式：一是閱覽形式，即在對(duì)企業(yè)職工開放的檔案室或圖書室，進(jìn)行檔案資料的閱覽、記錄；二是外借形式，對(duì)于一些保密等級(jí)要求不高的企業(yè)檔案，允許企業(yè)職工外借，但是必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還；三是復(fù)制形式，對(duì)于一般性的企業(yè)檔案，可以通過(guò)打印、摘抄等形式，用于企業(yè)職工的個(gè)人使用或長(zhǎng)時(shí)間保存。

（二）重視人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理責(zé)任意識(shí)。檔案管理人員作為保密工作的直接參與者，其自身的綜合素質(zhì)和保密管理意識(shí)，在很大程度上決定了檔案保密工作的質(zhì)量。在選拔該崗位職工時(shí)，不僅要求應(yīng)聘人員具備較為豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，而且要求具備高度的政治責(zé)任心，熟知檔案管理的法律法規(guī)。對(duì)于應(yīng)聘上崗的檔案管理人員，還必須定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核，一方面是不斷充實(shí)其檔案管理能力，適應(yīng)不斷變化的工作形勢(shì)；另一方面是確保管理人員始終保持較高的責(zé)任意識(shí)和敏銳的洞察能力，確保企業(yè)檔案的安全。

（三）審核借閱人的身份信息，完善檔案監(jiān)督措施。在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程中，部分企業(yè)為了打擊競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，往往采取非法手段，其中較為常見(jiàn)的是非法獲取檔案借閱憑證，竊取競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的內(nèi)部商業(yè)信息或技術(shù)機(jī)密。因此，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)借閱人的監(jiān)督與審核。在有條件的檔案管理室，還可以采用安裝監(jiān)視器的方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案館的全方位監(jiān)控。

二、加強(qiáng)檔案保密宣傳，構(gòu)建信息化保密系統(tǒng)

（一）定期開展保密宣傳教育座談會(huì)。對(duì)于企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)，檔案保密教育是一項(xiàng)常抓不懈的工作，許多企業(yè)職工由于工作環(huán)境的關(guān)系，對(duì)于檔案保密工作的重要性并不了解。通過(guò)定期開展企業(yè)內(nèi)部的職工教育，宣傳和講解《檔案法》中的有關(guān)內(nèi)容，使整個(gè)企業(yè)形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，提升檔案保密管理的責(zé)任感和使命感。

（二）組織觀看保密教育案例。單純的理論教育和普法工作，可能對(duì)于企業(yè)職工和檔案工作人員來(lái)說(shuō)并不直觀，通過(guò)組織觀看檔案保密教育的案例片，能夠更加直觀的展示檔案保密的重要性。例如，播放一些反面案例，向企業(yè)職工展示檔案泄密給企業(yè)造成的實(shí)際損失，以及對(duì)職工實(shí)際工作產(chǎn)生的負(fù)面影響，從而激發(fā)其職工對(duì)加強(qiáng)檔案保密工作的認(rèn)同，進(jìn)而在今后借閱檔案時(shí)能夠自發(fā)的做好保密工作。

（三）建立信息化的保密系統(tǒng)。企業(yè)檔案數(shù)量與企業(yè)年齡成正比，隨著企業(yè)建立時(shí)間的延長(zhǎng)，許多年代久遠(yuǎn)的檔案資料也不可避免地會(huì)出現(xiàn)破損、殘缺甚至丟失，尤其是一些稀少、沒(méi)有備份的原檔案，一旦損壞將會(huì)造成不可逆的損失。通過(guò)建立信息化檔案保管系統(tǒng)，將企業(yè)檔案以數(shù)字形式存儲(chǔ)，不僅減少了占地空間，而且避免了檔案丟失、損壞的問(wèn)題。除此之外，通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、企業(yè)網(wǎng)站訪問(wèn)口令等加密形式，能夠極大的提高檔案保密能力。

三、進(jìn)一步做好檔案開放中的保密工作

（一）做好檔案的審查工作。檔案的開放有利于為當(dāng)前企業(yè)工作提供必要的信息支持，但是在檔案開放之前，管理人員必須做好檔案的審查工作，通常來(lái)說(shuō)，需要經(jīng)過(guò)“三審”：一審為初審，檔案管理人員對(duì)需要公開的檔案，按照開放標(biāo)準(zhǔn)逐一審核，確保檔案資料在規(guī)定的開放范圍之內(nèi)；二審是中審，有檔案管理組長(zhǎng)或有較高資歷的同志，對(duì)于初審上報(bào)的檔案進(jìn)行檢查；三審是終審，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)一審、二審的情況，權(quán)衡利弊，確定最終開放的檔案。

（二）做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的，通常分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。

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