企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題及解決策略探究

文/惠州市惠澳大道工程開(kāi)發(fā)總公司　蔡白燕

企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題及解決策略探究

文/惠州市惠澳大道工程開(kāi)發(fā)總公司蔡白燕

隨著中國(guó)的經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)成立，漸漸地從小企業(yè)發(fā)展成大公司，工作人員的數(shù)量也在不斷增加。而隨著人力規(guī)模的擴(kuò)張，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能跟上企業(yè)進(jìn)步的步伐，此時(shí)社會(huì)上一些專(zhuān)門(mén)處理企業(yè)內(nèi)部檔案的機(jī)構(gòu)就應(yīng)運(yùn)而生。于是，一系列企業(yè)檔案管理的社會(huì)化問(wèn)題也隨之萌生，因此，萌生的檔案管理社會(huì)化問(wèn)題及解決方案就演變成了人們關(guān)注的焦點(diǎn)。

檔案管理；社會(huì)化問(wèn)題；解決策略

社會(huì)在不斷地進(jìn)步，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)也在迅速的發(fā)展，而在競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境下，一個(gè)企業(yè)能否快速地向著更好的臺(tái)階前進(jìn)，在很大程度上取決于人力資源管理的優(yōu)劣，在企業(yè)里人力資源的地位愈加重要，對(duì)企業(yè)在市場(chǎng)中的生存發(fā)展具有積極的推動(dòng)作用。企業(yè)檔案是企業(yè)在人事管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，它是對(duì)企業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)技能、工作能力與績(jī)效及工資待遇提升的一個(gè)重要憑證。所以，探究出現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理存在的社會(huì)化問(wèn)題及解決問(wèn)題的策略是首要任務(wù)，對(duì)企業(yè)管理水平的提升也十分重要。

一、現(xiàn)代化企業(yè)檔案的管理及存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)檔案社會(huì)化重視強(qiáng)度不高。隨著人員的增長(zhǎng)，一些企業(yè)將人事檔案的管理交由專(zhuān)門(mén)的采取電子檔案方式的組織處理。可它并沒(méi)有把大部分的電子檔案交給社會(huì)外包組織，而是留在企業(yè)內(nèi)部自行處理，但是企業(yè)用以創(chuàng)建以及管理電子檔案的技術(shù)操作人員都嚴(yán)重缺乏，因而在實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建、資料的完善和達(dá)到既定的要求上，易導(dǎo)致電子檔案的發(fā)揮效力低下，企業(yè)也仍然停留在傳統(tǒng)的檔案管理水平。

（二）企業(yè)檔案社會(huì)化監(jiān)管力度較弱。檔案管理隱含在企業(yè)的發(fā)展活動(dòng)中，不同于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門(mén)，無(wú)法為企業(yè)創(chuàng)造出一系列有價(jià)值的產(chǎn)品或者服務(wù)，因此會(huì)讓一些企業(yè)的管理者認(rèn)為檔案管理無(wú)關(guān)緊要，于是將檔案管理的相關(guān)事項(xiàng)置于后勤管理體系，要求下級(jí)對(duì)電子檔案實(shí)施社會(huì)化管理，集中精力與時(shí)間發(fā)展生產(chǎn)。

（三）企業(yè)檔案社會(huì)化安全保障能力低下。社會(huì)上從事專(zhuān)門(mén)電子檔案的機(jī)構(gòu)單位一般不會(huì)對(duì)某一個(gè)企業(yè)的電子檔案進(jìn)行單獨(dú)集中的管理，但不同的企業(yè)間存在著不同格式及使用不同軟件制成的電子檔案，這樣就容易引發(fā)處理系統(tǒng)的不兼容問(wèn)題，乃至于存在著數(shù)據(jù)信息的丟失和數(shù)據(jù)信息被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。

二、企業(yè)檔案管理的有效應(yīng)對(duì)策略探究

（一）有效加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)人事檔案意識(shí)觀(guān)念。要想加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的有效管理就要從多方面進(jìn)行考慮，針對(duì)企業(yè)管理人員對(duì)企業(yè)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)的現(xiàn)狀，應(yīng)該在宣傳上加大力度，不僅要宣傳檔案法的相關(guān)內(nèi)容，更是要通過(guò)具體事件宣傳企業(yè)檔案管理的重要性，比如在公司內(nèi)部中采取標(biāo)簽標(biāo)語(yǔ)或口號(hào)的形式讓員工耳濡目染，讓大家對(duì)其有著充分的認(rèn)識(shí)和了解，從而積極認(rèn)真地去對(duì)待企業(yè)的人事檔案管理。

（二）健全檔案科目，細(xì)化管理目標(biāo)。人力資源的有效分配是企業(yè)快速高效發(fā)展的前提，因此健全檔案科目，細(xì)化管理目標(biāo)是極其重要的操作過(guò)程。健全檔案科目就要進(jìn)行加強(qiáng)完善人員職稱(chēng)晉升以及干部選拔等層面的一系列相關(guān)工作，增加詳細(xì)表現(xiàn)員工個(gè)人特性以及專(zhuān)業(yè)能力水平的相關(guān)資料文獻(xiàn)，讓社會(huì)及用人單位的需求更加具體。對(duì)檔案科目的完善就需要從多個(gè)層面來(lái)反映企業(yè)員工的工作、態(tài)度及個(gè)人經(jīng)歷等狀態(tài)，利于企業(yè)對(duì)員工的能力發(fā)展進(jìn)行預(yù)測(cè)提拔。

（三）重視檔案的應(yīng)用，開(kāi)放性管理企業(yè)檔案。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)人員的流動(dòng)率也愈加的頻繁，所以對(duì)檔案信息資源的應(yīng)用開(kāi)發(fā)也就越來(lái)越重要。開(kāi)放的新的管理模式逐漸代替了傳統(tǒng)的封閉式管理模式，這就相當(dāng)于將企業(yè)的人事檔案直接面向社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的需求，更好地對(duì)人事工作關(guān)系和檔案工作調(diào)整服務(wù)，最終建立面向社會(huì)的公開(kāi)、透明的管理制度。

（四）規(guī)范檔案管理，使企業(yè)檔案管理工作得到完善。要

想使檔案的管理得以規(guī)范化，就要求企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)充分重視企業(yè)的檔案管理，及時(shí)改善企業(yè)檔案管理的條件。從具體的實(shí)際操作中來(lái)說(shuō)，就是要求能對(duì)企業(yè)檔案管理工作關(guān)心以及重視，成立專(zhuān)門(mén)的管理檔案工作小組，為解決檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題做好相關(guān)準(zhǔn)備，對(duì)管理的工作進(jìn)行檢查監(jiān)督。

（五）創(chuàng)新管理手段，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)提升管理水平。

要想在信息技術(shù)的應(yīng)用下提升管理水平，就要摒棄對(duì)管理的傳統(tǒng)理念，對(duì)其進(jìn)行更新。具體操作就是通過(guò)應(yīng)用先進(jìn)的管理理念，充分運(yùn)用信息技術(shù)建立企業(yè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)、先進(jìn)的管理。此外就是對(duì)管理人員及信息技術(shù)的要求：在企業(yè)內(nèi)部的電子檔案管理過(guò)程中，要求管理人員有著熟練的操作水平，以此來(lái)保障檔案管理工作的高效率。要不斷學(xué)習(xí)和加強(qiáng)新的技術(shù)和理論適應(yīng)時(shí)代變化下的新要求，只有如此才能真正解決企業(yè)檔案管理所存在的問(wèn)題。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，企業(yè)檔案是企業(yè)每一個(gè)發(fā)展的紀(jì)錄憑證，為企業(yè)未來(lái)的快速高效發(fā)展決策提供了重要的參考依據(jù)，企業(yè)檔案管理的社會(huì)化將會(huì)成為未來(lái)檔案管理發(fā)展的最終目標(biāo)。而對(duì)現(xiàn)代化企業(yè)檔案的管理，要從社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)角度出發(fā)，在檔案管理的過(guò)程中，摒棄舊模式，適應(yīng)新模式，將新的理念和技術(shù)融入于對(duì)企業(yè)檔案的管理中。除了管理模式的轉(zhuǎn)變外，企業(yè)檔案管理人員也要充分重視檔案工作內(nèi)容及其規(guī)范化， 對(duì)人員安排、技術(shù)操作等每個(gè)管理步驟環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致化的處理，讓企業(yè)檔案管理的質(zhì)量得到保障，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的快速發(fā)展。

［1］崔貴芳.社會(huì)化視角下企業(yè)電子檔案建設(shè)的現(xiàn)狀及前景展望［J］.管理觀(guān)察，2015（19）:97-98.

［2］高曉宇.社會(huì)化問(wèn)題在企業(yè)檔案管理中的分析［J］.黑龍江史志，2015（13）:98.

［3］孫莉.新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］.企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2016（03）:31-32.