淺談學(xué)校檔案管理工作的誤區(qū)及改善途徑

文/廣西壯族自治區(qū)南寧市賓陽(yáng)中學(xué)　黃彥程

淺談學(xué)校檔案管理工作的誤區(qū)及改善途徑

文/廣西壯族自治區(qū)南寧市賓陽(yáng)中學(xué)黃彥程

現(xiàn)在越來(lái)越多的學(xué)校開(kāi)始注重檔案管理工作，而且檔案管理工作水平的高低，也會(huì)對(duì)學(xué)校管理水平產(chǎn)生直接的影響。因此加強(qiáng)檔案管理極為重要，本文正是基于這種要求，對(duì)當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作所存在著的誤區(qū)及其產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析，最后在此基礎(chǔ)上提出促進(jìn)檔案管理工作水平提升的相關(guān)建議。

學(xué)校檔案管理；誤區(qū)；改善途徑

一、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠。在一些學(xué)校，高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)存在著不足，這導(dǎo)致了學(xué)校檔案管理的資金供給力度不夠，檔案資料的收集難度也相對(duì)較大。很多時(shí)候，只是為了應(yīng)付上級(jí)部門或者領(lǐng)導(dǎo)的檢查才會(huì)象征性的進(jìn)行管理。

（二）從業(yè)人員綜合素質(zhì)較低。目前在學(xué)校從事檔案管理工作的人員基本上是以兼職為主，這些人員一般沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的訓(xùn)練，他們對(duì)檔案的分類、收集、篩選和甄別以及利用等方面的工作不能夠做到游刃有余。而且一些工作人員缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，難以開(kāi)展個(gè)性化的服務(wù)，這些都極大的影響檔案管理工作的先進(jìn)性和規(guī)范性。

（三）規(guī)章制度不夠完善。由于檔案管理工作對(duì)于學(xué)校的管理而言極為重要，所以國(guó)家還為此制定了《檔案法》來(lái)促使學(xué)校加強(qiáng)檔案管理工作。而且在這個(gè)檔案法的支持下，也有助于學(xué)校構(gòu)建完善的檔案管理制度。然而現(xiàn)在一些學(xué)校的檔案管理制度具有典型的形式化，管理相對(duì)混亂，沒(méi)有統(tǒng)一的分類方法。在檔案管理中，更多重視檔案的存儲(chǔ)，但是檔案的利用程度卻顯著較低，難以發(fā)揮出檔案的教育及服務(wù)功能。

（四）現(xiàn)代化程度低。目前，一些學(xué)校的檔案室還處于傳統(tǒng)的管理模式下，檔案管理環(huán)境相對(duì)落后，缺乏先進(jìn)的硬件設(shè)施，缺乏使用現(xiàn)代化的存儲(chǔ)技術(shù)和管理技術(shù)，比如微縮、光盤、多媒體以及計(jì)算機(jī)等技術(shù)。學(xué)校檔案的現(xiàn)代化管理水平較低，影響了檔案的保存和利用。

（五）服務(wù)意識(shí)不夠強(qiáng)。之所以要加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理，其目的就是讓這些檔案資料為學(xué)校的教育和教學(xué)提供重要的服務(wù)和支持。可是現(xiàn)在很多學(xué)校由于檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，各部門對(duì)平時(shí)工作形成的檔案不注重收集、及時(shí)歸檔，造成檔案資料的缺失，因此就不能為學(xué)校的教育教學(xué)發(fā)揮出服務(wù)功能作用。這些體現(xiàn)在：一是不能夠?yàn)閷W(xué)校教職工的職稱評(píng)定、薪資調(diào)整等提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支持。二是不能夠?yàn)槔闲Ｓ褜ふ以谛５木唧w情況，并為他們出具相應(yīng)的證明。三是不能夠?yàn)楫厴I(yè)生提供完善的個(gè)人檔案，后勤服務(wù)能力不強(qiáng)。

二、學(xué)校檔案管理工作中的誤區(qū)

在諸多的學(xué)校管理工作中，檔案管理無(wú)疑是其中的重要組成部分，尤其是在《檔案法》頒布實(shí)施之后，學(xué)校也開(kāi)始逐步重視檔案的管理工作，然而在具體的實(shí)踐中，卻存在著思想上和工作上的管理誤區(qū)，主要體現(xiàn)在：其一，對(duì)軟件服務(wù)不夠重視，硬件設(shè)施卻很重視。其二，僅僅重視行政類文件的存儲(chǔ)，對(duì)于教學(xué)類文件的收集不夠重視。其三，僅僅重視文字性材料存儲(chǔ)，忽視實(shí)物等材料的存儲(chǔ)。其四，重視制度，卻忽視執(zhí)行和意識(shí)培養(yǎng)。其五，重視本學(xué)校內(nèi)部文件存儲(chǔ)，忽視學(xué)校外部相關(guān)資料的存儲(chǔ)。其六，只注重當(dāng)前發(fā)生數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，忽視歷史資料的收集和存儲(chǔ)。

三、改善學(xué)校檔案管理工作的途徑

（一）領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作。只有領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作進(jìn)行充分的重視，這樣才能為后續(xù)的檔案管理工作提供高屋建瓴的管理思路。為此要構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，并以校長(zhǎng)為團(tuán)隊(duì)組長(zhǎng)，不同處室領(lǐng)導(dǎo)成為團(tuán)隊(duì)隊(duì)員。該團(tuán)隊(duì)要解決檔案管理工作存在的各種問(wèn)題，比如資金問(wèn)題、硬件和軟件方面的問(wèn)題等。幫助檔案管理從業(yè)人員改善工作環(huán)境，完善制度，督促?gòu)臉I(yè)人員綜合素質(zhì)的提升，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)等，從而讓檔案管理工作的水平不斷提升。

（二）樹立正確的檔案觀。第一，要明確服務(wù)觀念。檔案管理的根本目的就是要為學(xué)校提供各項(xiàng)服務(wù)。第二，要重視檔案資料的篩選和收集，從而提升這些資料的開(kāi)發(fā)利用效率，而這些對(duì)于提升檔案管理的服務(wù)水平起到關(guān)鍵性的作用。第三，要明確系統(tǒng)觀念。檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，需要學(xué)校上下一致的通力配合，才能夠保障信息資料的準(zhǔn)確性和可利用性。第四，要有現(xiàn)代化觀念。積極地應(yīng)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)來(lái)提升檔案管理的水平，比如引入電子信息管理技術(shù)，從而提升檔案管理和服務(wù)的效率。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理工作不僅體現(xiàn)出專業(yè)性，同時(shí)還體現(xiàn)出政治性，這就需要管理工作人員具有較高的綜合素質(zhì)。對(duì)此學(xué)校應(yīng)該摒棄過(guò)去兼職的思維，聘請(qǐng)專業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行管理，而且還需要做到持證上崗，并為他們提供成長(zhǎng)進(jìn)步的渠道，比如構(gòu)建相應(yīng)的培訓(xùn)平臺(tái)，以及相應(yīng)的激勵(lì)措施，促進(jìn)他們自我主動(dòng)提升專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。這些工作人員除了要熟練掌握本專業(yè)的知識(shí)之外，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，這樣才能夠讓檔案管理的現(xiàn)代化提供重要的人才基礎(chǔ)。

（四）提高服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作水平高低的一個(gè)重要標(biāo)志就是教育教學(xué)服務(wù)水平的高低。這些服務(wù)的內(nèi)容主要有：第一，可以為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供重要的數(shù)據(jù)支持。第二，可以為教職工的職稱評(píng)定、薪資調(diào)整等提供重要的數(shù)據(jù)支持。第三，能夠?yàn)槔闲Ｓ烟峁┫嚓P(guān)的在校情況并為他們提供證明材料。第四，能夠?yàn)楫厴I(yè)生提供檔案，提升后勤服務(wù)能力。

（五）促進(jìn)制度的完善。不斷完善檔案管理工作制度是保障檔案管理規(guī)范、系統(tǒng)和科學(xué)運(yùn)行的關(guān)鍵。為此，檔案管理作為學(xué)校的重要組成部分，在對(duì)應(yīng)的工作目標(biāo)中，都需要將相關(guān)的檔案管理工作內(nèi)容納入進(jìn)來(lái)，并對(duì)其進(jìn)行考核。比如將檔案管理工作和相關(guān)人員的獎(jiǎng)金和年終考核進(jìn)行掛鉤，同時(shí)也將其和年底的評(píng)優(yōu)進(jìn)行緊密聯(lián)系。這樣才能夠讓所有部門都能夠充分重視檔案管理工作。另外還需要對(duì)不同部門的職責(zé)進(jìn)行明確，構(gòu)建量化和規(guī)范化制度，做到歸檔有明確區(qū)間，借閱有相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，有著嚴(yán)格的保密條款等，通過(guò)將規(guī)章制度的細(xì)節(jié)化完善，才能夠有效地提升檔案管理工作水平。

［1］何偉華.關(guān)于中學(xué)檔案管理工作的相關(guān)思考［J］.東方企業(yè)文化，2015（19）.

［2］韓梅榮.關(guān)于中學(xué)檔案管理工作的再思考［J］.中學(xué)時(shí)代，2014（24）.

［3］黃粵.中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀和對(duì)策分析［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（15）.