民辦高校學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

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民辦高校學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/鄭州澍青醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校段瑤 嚴(yán)巍

學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、龐雜、細(xì)致且重要的工作，隨著社會(huì)信息化建設(shè)程度的推進(jìn)，民辦高校原有的學(xué)籍管理模式已不能適應(yīng)發(fā)展的要求。對(duì)當(dāng)前民辦高校學(xué)籍檔案管理進(jìn)行分析和研究，針對(duì)其中存在的問(wèn)題提出相關(guān)建議和對(duì)策。

民辦高校；學(xué)籍檔案；管理

學(xué)籍檔案是在校學(xué)生活動(dòng)中產(chǎn)生的，記載和反映個(gè)人履歷、德能勤績(jī)、學(xué)習(xí)實(shí)訓(xùn)和工作表現(xiàn)的文字、表格及其他各種形式的具有保存價(jià)值的歷史真實(shí)記錄。具體包含高考成績(jī)、錄取審批、入學(xué)注冊(cè)、在校成績(jī)、考勤、升留復(fù)轉(zhuǎn)、實(shí)習(xí)報(bào)告、在校階段表現(xiàn)和獎(jiǎng)懲情況等。學(xué)籍檔案管理是高等學(xué)校檔案管理的必要手段和重要環(huán)節(jié)，是依據(jù)教育有關(guān)法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程所進(jìn)行的質(zhì)量考核管理。它是規(guī)范學(xué)籍管理、掌握學(xué)籍情況、培養(yǎng)合格人才的重要依據(jù)，是高校教學(xué)檔案的重要組成部分，是改進(jìn)學(xué)籍管理工作、提高管理水平的信息資源。它對(duì)于學(xué)校的管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。所以，要做好學(xué)籍檔案工作，必須對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)合理、規(guī)范的管理。

從學(xué)籍檔案形成規(guī)律來(lái)看主要包含檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用及轉(zhuǎn)遞等幾個(gè)階段。但因?yàn)楦咝W(xué)籍檔案涉及內(nèi)容豐富、采集時(shí)間跨度長(zhǎng)、種類較多，在檔案形成與保存的多環(huán)節(jié)中常出現(xiàn)收集不完整，甚至丟失等問(wèn)題。因此，提高學(xué)籍檔案管理水平，就必須對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行深入分析、仔細(xì)研究、認(rèn)真探討和有效地利用學(xué)籍檔案，解決學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題。

一、民辦高校學(xué)籍檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，管理分散。學(xué)籍檔案作用的發(fā)揮具有滯后性、潛在性，但對(duì)學(xué)籍檔案的管理的投入與建設(shè)成效卻不能同步顯現(xiàn)，容易導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)忽略學(xué)籍檔案的重要性，勢(shì)必會(huì)造成學(xué)籍檔案工作被領(lǐng)導(dǎo)忽視。久而久之表現(xiàn)為檔案辦公設(shè)備老舊更新不及時(shí)、信息化建設(shè)程度落后、場(chǎng)館面積、經(jīng)費(fèi)和專職管理人員配備均不能滿足工作需要。

（二）制度不健全，歸檔范圍不統(tǒng)一，收集不完整。學(xué)籍檔案管理中保存的多為單獨(dú)一份的原始檔案，隨著學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)出，學(xué)校僅留存學(xué)生的錄取審批、在校成績(jī)、家庭狀況等檔案材料，其他動(dòng)態(tài)信息隨檔案轉(zhuǎn)出而缺失，這種制度上的不完善導(dǎo)致學(xué)籍檔案的不完整。加之，由于缺乏統(tǒng)一管理，學(xué)籍檔案管理分散在各院系，部分兼職檔案管理單位工作不規(guī)范，歸檔范圍不清楚，收集重點(diǎn)不明確，導(dǎo)致學(xué)籍檔案形成、收集、歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)銜接不及時(shí)，致使學(xué)籍檔案收集不完整。

（三）檔案意識(shí)淡漠，信息化水平落后。當(dāng)前民辦高校學(xué)生中廣泛存在對(duì)檔案不了解、不關(guān)心、不重視甚至存在“檔案無(wú)用論”心態(tài)。具體表現(xiàn)為：有的畢業(yè)多年，檔案還在學(xué)校；有的將檔案放在家里，有的不知檔案丟在哪里，還有些誤以為學(xué)校免費(fèi)保存二年，就無(wú)須再到人才交流機(jī)構(gòu)托管，因此出現(xiàn)畢業(yè)后人檔分離、無(wú)人問(wèn)津的棄檔現(xiàn)象。久而久之，這些檔案有增無(wú)減，漸漸地成為“死檔”，種種棄檔行為恰恰又給學(xué)校帶來(lái)了很大的負(fù)擔(dān)，庫(kù)房壓力增大，更無(wú)暇顧及檔案信息化建設(shè)。致使學(xué)籍檔案管理工作仍然停留在紙質(zhì)檔案管理層面。

二、民辦高校學(xué)籍檔案管理對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想。加強(qiáng)學(xué)籍檔案建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。將學(xué)籍檔案管理工作列入校領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，要求“四同步”即把各類活動(dòng)與學(xué)籍檔案工作同布置，同落實(shí)，同檢查，同考核，做到“三納入”：即把學(xué)籍檔案工作列入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子抓好管理工作的重要內(nèi)容，列入全年工作目標(biāo)，列入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位目標(biāo)責(zé)任制考核。為加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，從而使整個(gè)學(xué)籍檔案管理工作做到了有組織方案、有規(guī)劃措施，統(tǒng)一思想，形成齊抓共管的良好格局。

（二）完善制度建設(shè)，規(guī)范歸檔范圍。建立并推行學(xué)籍檔案年報(bào)制度和檔案獎(jiǎng)懲制度，定期督促各相關(guān)部門收集、歸檔學(xué)生在校期間的成績(jī)、紀(jì)律考勤、升留復(fù)轉(zhuǎn)、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎(jiǎng)懲情況，確保學(xué)籍檔案收集的完整性。同時(shí)要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化。

（三）普及檔案知識(shí)，提升學(xué)生檔案意識(shí)。學(xué)籍檔案管理者要全力改變過(guò)去“默默無(wú)聞”的被動(dòng)工作狀態(tài)，增強(qiáng)檔案法律法規(guī)的宣傳。提升各業(yè)務(wù)部門及大學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案工作的認(rèn)知度和重視程度，從新生入學(xué)到在校期間及畢業(yè)前夕，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、微信、廣播、宣傳手冊(cè)等途徑來(lái)普及檔案知識(shí)，使業(yè)務(wù)部門和學(xué)生本著對(duì)學(xué)生、對(duì)自己負(fù)責(zé)的態(tài)度，積極主動(dòng)、動(dòng)態(tài)的提供各類學(xué)籍檔案，變被動(dòng)為主動(dòng)。

（四）加快學(xué)籍檔案信息化的建設(shè)步伐。學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是順應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是全面提升檔案管理工作為社會(huì)服務(wù)的必要手段。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的主導(dǎo)地位將漸漸被數(shù)字化、電子化學(xué)籍檔案所代替。現(xiàn)階段學(xué)籍檔案管理應(yīng)盡快實(shí)施紙質(zhì)學(xué)籍檔案與電子學(xué)籍檔案同步抓，利用信息技術(shù)建立完整、高效學(xué)籍管理系統(tǒng)。

綜上所述，學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、龐雜、細(xì)致且重要的工作，我們應(yīng)該不斷完善學(xué)生學(xué)籍檔案管理制度，加快學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)步伐，切實(shí)提高學(xué)籍檔案管理工作水平，為學(xué)校檔案工作作貢獻(xiàn)。

［1］李爾東.高校學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題及解決辦法探析［J］.延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（4）.

［2］譚春霞.高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策［J］.信息化建設(shè)，2015（9）.

［3］高敏杰.加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理的途徑［J］.中國(guó)科技縱橫，2001（12）.