網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/泰州學(xué)院　徐桂榮

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/泰州學(xué)院徐桂榮

檔案管理工作在高校管理中占據(jù)重要地位，對(duì)學(xué)生和教師的日常生活和工作具有較大影響。處于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展背景下，使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)前的流行趨勢(shì)。高校招生數(shù)量在不斷增長(zhǎng)，學(xué)生的信息檔案管理工作難度也在不斷加大，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，已經(jīng)成了高校檔案管理工作順利進(jìn)行的內(nèi)在要求。本文針對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出了一些具有實(shí)用性的對(duì)策。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；高校檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

應(yīng)用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的各項(xiàng)工作，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，能夠促進(jìn)高校檔案管理工作效率不斷提高、檔案管理更加規(guī)范化。當(dāng)前處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，存在著一定問(wèn)題，影響到高校其他各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，采取有效的對(duì)策予以解決，才能夠促進(jìn)檔案信息化服務(wù)朝著更加快捷、優(yōu)質(zhì)的方向發(fā)展。

一、當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）認(rèn)識(shí)不夠全面，組織體系不夠完善。當(dāng)前很多高校對(duì)于檔案信息化管理工作的認(rèn)識(shí)不夠全面，相應(yīng)的組織體系也不夠完善，主要表現(xiàn)在一些學(xué)校沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到建設(shè)檔案信息化管理工作的重要性和必要性，沒(méi)有完整的建設(shè)和規(guī)劃目標(biāo)，學(xué)校針對(duì)檔案信息化管理工作中的組織機(jī)構(gòu)設(shè)立不夠完善，沒(méi)有專門的建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行該項(xiàng)工作的建設(shè)，尤其是針對(duì)這項(xiàng)工作當(dāng)中出現(xiàn)的問(wèn)題和難度預(yù)計(jì)不夠，影響到了后期工作的具體進(jìn)展。

（二）技術(shù)層面存在著一定欠缺。高校在進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程中，使用的新舊系統(tǒng)不太一致，所錄入的信息數(shù)據(jù)存在著不夠統(tǒng)一的問(wèn)題，這就導(dǎo)致一些信息之間的交換工作無(wú)法順利進(jìn)行。比如說(shuō)，高校學(xué)生部門和教務(wù)部門的人數(shù)統(tǒng)計(jì)出現(xiàn)了偏差，給學(xué)校進(jìn)行各項(xiàng)工作都造成了困擾。同時(shí)因?yàn)殡娮有畔⒕W(wǎng)絡(luò)建立的不夠完全，電子文件缺乏統(tǒng)一的設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致一些檔案出現(xiàn)缺失的問(wèn)題，給學(xué)生和教師的正常生活、工作造成不利影響。高校在建設(shè)信息化檔案管理工作的過(guò)程中，缺乏較為有效的網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)體系，導(dǎo)致一些檔案信息的保密工作沒(méi)有做好，留下較大的安全隱患。

（三）檔案管理工作人員的自身素質(zhì)不高。檔案信息化管理工作人員沒(méi)有掌握較為專業(yè)的技術(shù)知識(shí)，很多工作人員的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，對(duì)于檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的一些問(wèn)題無(wú)法及時(shí)解決。高校檔案管理工作中嚴(yán)重缺乏一些對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理能力十分精通的復(fù)合型人才，影響到了檔案管理工作的順利進(jìn)行。

二、應(yīng)對(duì)高校檔案管理工作問(wèn)題的有效對(duì)策

（一）提高總體認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織建設(shè)。明確檔案管理工作的積極意義，明確將其和現(xiàn)代信息化技術(shù)有效結(jié)合的重要意義，提高高校全體師生對(duì)信息化檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。高校需要將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作積極納入到高校日常管理工作當(dāng)中，使得檔案管理工作能夠真正為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的良好機(jī)制。同時(shí)，加強(qiáng)信息化檔案管理的組織建設(shè)工作，逐步形成數(shù)字化的檔案管理體系，保證師生能夠直接在系統(tǒng)之中查詢到自身的各種信息，將數(shù)字化的管理優(yōu)勢(shì)逐漸凸顯出來(lái)。數(shù)字化的檔案管理體系，依靠全部檔案管理人員的努力和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持以及各個(gè)師生的有效配合。建立起較為完整的信息化檔案管理系統(tǒng)，能夠便于檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少了人工進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、輸出的工作量。

（二）加強(qiáng)技術(shù)層面的相關(guān)建設(shè)工作。信息化檔案管理工作的順利進(jìn)行，依靠著技術(shù)層面的重要支撐，加強(qiáng)技術(shù)層面相關(guān)建設(shè)工作，是保證檔案信息化管理高效率、高質(zhì)量完成的重要前提。加強(qiáng)技術(shù)層面的建設(shè)，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：第一，加快建立起較為完善標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建立要能參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，使用高質(zhì)量的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)高校還要結(jié)合自身的特色。第二，將電子文件進(jìn)行有效的歸檔處理，提高檔案信息化管理與辦公自動(dòng)化的銜接程度。電子檔案的建立，是檔案信息化管理的重要工作之一，做好歸檔處理，能夠及時(shí)進(jìn)行查詢和整理，與辦公自動(dòng)化工作進(jìn)行無(wú)縫銜接，能夠有效促進(jìn)檔案信息化管理工作的運(yùn)行。第三，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)工作。對(duì)所有進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的人員進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證，做好局域網(wǎng)的防護(hù)工作，減少黑客侵入的情況發(fā)生，數(shù)據(jù)傳輸需要進(jìn)行加密處理。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，逐步提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力，保證檔案管理人員能夠成長(zhǎng)為熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理專業(yè)知識(shí)以及現(xiàn)代化操作設(shè)備能力的綜合型人才。采用績(jī)效考核的方式逐步提升檔案管理工作人員的積極性和工作熱情，保證他們能夠正確面對(duì)日常工作，自覺(jué)主動(dòng)的進(jìn)行自我提升。比如說(shuō)，高?？梢詫?duì)檔案管理工作人員的日常表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，對(duì)那些業(yè)務(wù)能力突出的人員進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化管理已經(jīng)成了當(dāng)今社會(huì)的重要需求，尤其在高校中，人們都想要能夠?qū)ψ陨淼臋n案進(jìn)行有效查詢。檔案管理工作人員是執(zhí)行檔案信息化管理各項(xiàng)工作的直接人員，他們的綜合素質(zhì)高低，將會(huì)直接影響到檔案管理工作的效果是否良好。針對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)采取有效措施予以解決，能夠起到良好效果。

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