高校科研課題檔案管理策略研究

文/大連大學(xué)檔案館 李龍鳳

高?？蒲姓n題檔案管理策略研究

文/大連大學(xué)檔案館 李龍鳳

高校科研課題檔案是課題研究過(guò)程中在各個(gè)階段所形成的具有保存價(jià)值的文獻(xiàn)資料。本文就高?？蒲姓n題檔案的內(nèi)容、特征入手，指出了當(dāng)下高?？蒲袡n案管理的癥結(jié)與對(duì)策。

科研課題檔案管理；特征；癥結(jié)；策略

科研課題主要是指具有相對(duì)獨(dú)立目標(biāo)和內(nèi)容的研究對(duì)象，是構(gòu)成科研的基本單位。而所謂的科研課題檔案，主要是指在各類(lèi)課題研究過(guò)程中所產(chǎn)生的、能夠反映所研究領(lǐng)域面貌以及具有非常高的保存價(jià)值的各種文獻(xiàn)資料，它是組成高校檔案的重要部分。它真實(shí)記錄了所研究課題的內(nèi)容、思想、方法、成果以及獲獎(jiǎng)等相關(guān)的科研活動(dòng)情況，對(duì)高校未來(lái)的科研發(fā)展具有很高的參考價(jià)值，能夠有效避免重復(fù)研究現(xiàn)象的發(fā)生，為教學(xué)提供豐富的教學(xué)素材，同時(shí)也是教研人員職稱(chēng)評(píng)定的主要依據(jù)。因此，做好高?？蒲姓n題檔案的管理工作，具有十分重要的價(jià)值和意義。

一、當(dāng)前高?？蒲姓n題檔案管理的癥結(jié)

通過(guò)對(duì)上述高?？蒲姓n題檔案內(nèi)容和特征的分析，不難發(fā)現(xiàn)，高?？蒲姓n題檔案管理工作是一項(xiàng)十分繁復(fù)，要求較高的工作，無(wú)形中帶來(lái)了許多無(wú)法忽視的問(wèn)題和困難。在實(shí)際的管理工作中，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

（一）管理體制不完善。對(duì)于整個(gè)科研項(xiàng)目的管理，高校一般只對(duì)課題的申報(bào)、成果評(píng)定、申報(bào)獲獎(jiǎng)等研究階段較為關(guān)注，對(duì)科研項(xiàng)目的數(shù)量和經(jīng)費(fèi)的較為注重，但是卻缺乏對(duì)研究過(guò)程中形成的各種文獻(xiàn)資料進(jìn)行及時(shí)收集、整理和歸檔，沒(méi)有建立完善的檔案管理體制，在檔案的具體管理過(guò)程中缺乏均衡發(fā)展的管理理念。

（二）管理方式不合理。主要表現(xiàn)為：首先，歸檔方式不統(tǒng)一；其次，保管期限不標(biāo)準(zhǔn)；最后，歸檔要求不嚴(yán)格。

（三）缺乏知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)。從權(quán)利人的角度來(lái)講，部分科研人員對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的相關(guān)法律知識(shí)缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有形成對(duì)科研成果的保管、安全利用以及科研檔案歸檔等問(wèn)題的正確理解和認(rèn)識(shí)。主觀地將課題研究的核心技術(shù)保留在自己的手中，造成科研課題檔案核心內(nèi)容的缺失，造成檔案的不完整性。部分科研人員缺乏足夠的檔案保管意識(shí)，只重視科研活動(dòng)本身，卻忽視了在科研過(guò)程中形成的非常具有保存價(jià)值的原始文獻(xiàn)資料的保管，種種原因，最終導(dǎo)致了歸檔檔案的不齊全和不完整，一定程度上喪失了科研課題檔案應(yīng)有的保存價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

二、加強(qiáng)高?？蒲姓n題檔案科學(xué)管理的策略

（一）建立健全高?？蒲姓n題檔案的形成和歸檔制度。對(duì)科研課題檔案的形成和整理必須實(shí)行“三納入”措施：第一，科研課題檔案的形成和整理必須要納入正常的科研工作體系；第二，科研課題檔案的形成必須要納入具體科研工作計(jì)劃的管理體系；第三，科研課題檔案的形成和整理工作必須要納入到課題研究組所有相關(guān)人員的崗位責(zé)任制，并派專(zhuān)職人員對(duì)科研課題的檔案形成和整理工作進(jìn)行管理。

（二）進(jìn)行及時(shí)有效的收集整理和預(yù)立卷工作?？蒲泄芾聿块T(mén)應(yīng)該準(zhǔn)備好相應(yīng)的臨時(shí)檔案盒，以便在科研過(guò)程中形成的課題檔案隨時(shí)進(jìn)行歸檔和預(yù)立卷工作。將那些已經(jīng)整理完的檔案，分別存放于不同分類(lèi)方案的檔案盒中。要在平時(shí)的歸檔工作中不斷強(qiáng)化立卷工作，一定要進(jìn)行及時(shí)有效的檔案收集整理和分類(lèi)。并要充分利用收文簿對(duì)處理完畢的檔案進(jìn)行催收和及時(shí)歸檔，避免出現(xiàn)由于時(shí)間拖延而造成的檔案丟失現(xiàn)象。

（三）建立科研管理部門(mén)和課題組立卷制度。由科研管理部負(fù)責(zé)實(shí)行立卷，能夠有效確保歸檔的科研課題檔案的完整性和系統(tǒng)性。由于科研管理部門(mén)以及課題研究小組成員對(duì)研究過(guò)程中形成的文獻(xiàn)材料了如指掌，能夠及時(shí)有效地對(duì)其進(jìn)行收集整理，再加上他們對(duì)業(yè)務(wù)比較熟悉，也十分明確科研課題檔案的存在價(jià)值和意義，了解檔案在研究過(guò)程中的具體的形成機(jī)制和原理，進(jìn)而能夠保持檔案的有機(jī)聯(lián)系來(lái)進(jìn)行整理和立卷。所以，建立科研管理部門(mén)和課題研究組立卷制度是科研課題檔案質(zhì)量的基本保障。

（四）認(rèn)真做好科研課題檔案管理的每一步工作。首先，要做好立卷。其次，嚴(yán)格按照相關(guān)步驟進(jìn)行組卷整理：第一，將科研過(guò)程中在各階段形成的檔案進(jìn)行時(shí)間排序，若有缺失或不齊全的，要注明原因。第二，修補(bǔ)破損的文件材料。排除材料的重復(fù)和倒翻問(wèn)題，將紙張和圖紙折疊成A4型。第三，編訂頁(yè)碼。第四，編制檔案號(hào)和案卷號(hào)，對(duì)案卷題名進(jìn)行擬寫(xiě)，并將案卷目錄、卷內(nèi)目錄以及全引目錄等進(jìn)行打印。第五，將檔案以“本”用卷皮訂卷成卷，采用線裝或不銹鋼裝，采取科技檔案袋形式進(jìn)行保管。第六，對(duì)每個(gè)案卷的保管期限和保密等級(jí)進(jìn)行設(shè)定，對(duì)案卷封面和備考表進(jìn)行填寫(xiě)。最后，做好歸檔移交工作。

（五）遵循集中管理原則。高?？蒲泄芾聿块T(mén)要將那些具有保存價(jià)值和意義的科研課題檔案及時(shí)移交給高校檔案部門(mén)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。高校檔案部門(mén)要對(duì)這些接受過(guò)來(lái)的科研課題檔案進(jìn)行及時(shí)的整理、分類(lèi)以及統(tǒng)計(jì)等工作，確?？蒲姓n題檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，以便能夠安全有效地開(kāi)發(fā)利用高?？蒲姓n題檔案資源，更好地為高校未來(lái)的科研發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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