教學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案管理之我見

文/云南省昭通市中醫(yī)醫(yī)院　吳正榮

教學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案管理之我見

文/云南省昭通市中醫(yī)醫(yī)院吳正榮

臨床教學(xué)是醫(yī)學(xué)生理論知識(shí)與臨床實(shí)踐的銜接，是醫(yī)學(xué)生轉(zhuǎn)變?yōu)榕R床醫(yī)生的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，教學(xué)檔案是臨床教學(xué)工作客觀評(píng)價(jià)，直接反映出臨床教學(xué)工作開展的好與壞。所以，管理好臨床教學(xué)過程中產(chǎn)生的檔案就尤為重要。本文就云南省昭通市中醫(yī)醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作開展情況進(jìn)行探討，旨在闡述個(gè)人對(duì)教學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案管理的一些看法和建議。

醫(yī)院；教學(xué)；檔案；管理

一、教學(xué)檔案管理的意義

臨床教學(xué)是醫(yī)學(xué)生理論知識(shí)與臨床實(shí)踐的銜接，是醫(yī)學(xué)生轉(zhuǎn)變?yōu)榕R床醫(yī)生的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，教學(xué)檔案是臨床教學(xué)工作客觀評(píng)價(jià)，直接反映出臨床教學(xué)工作開展的好與壞。教學(xué)醫(yī)院應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)在“科教興院”發(fā)展戰(zhàn)略中的重要性，它不僅是繼承和發(fā)展醫(yī)療水平的基本途徑，也是開展科研、進(jìn)行創(chuàng)新的重要手段。而教學(xué)檔案管理是衡量醫(yī)院教學(xué)工作和醫(yī)學(xué)生臨床實(shí)踐效果的有效標(biāo)尺，是教學(xué)醫(yī)院教學(xué)工作經(jīng)驗(yàn)傳承和發(fā)展的原始依據(jù)。臨床教學(xué)檔案是醫(yī)院廣大師生和教學(xué)管理人員在教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究中所形成和積累的具有保存價(jià)值的教學(xué)文件材料。教學(xué)醫(yī)院應(yīng)充分加強(qiáng)教學(xué)工作，增強(qiáng)教學(xué)檔案意識(shí)，提升教學(xué)質(zhì)量，只有做好教學(xué)檔案管理工作，才能實(shí)現(xiàn)以教促醫(yī)，醫(yī)教相長(zhǎng)，從而提升醫(yī)院醫(yī)、教、研全面發(fā)展。

二、開展教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀

云南省昭通市中醫(yī)醫(yī)院建于1981年，經(jīng)過三十多年的建設(shè)和發(fā)展，現(xiàn)已成為一所具有較強(qiáng)綜合實(shí)力的“三級(jí)甲等”醫(yī)院，是云南中醫(yī)學(xué)院（非直屬）附屬醫(yī)院，設(shè)有23個(gè)教研室?，F(xiàn)目前我院每年接收各類實(shí)習(xí)生500余人，這給我們教學(xué)檔案管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)。

為做好教學(xué)檔案管理工作，我院依據(jù)《檔案法》《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識(shí)匯編》《檔案歸檔目錄分類》《檔案歸檔方法》等，結(jié)合自身實(shí)際制定出了《昭通市中醫(yī)醫(yī)院科教檔案管理辦法》《教學(xué)檔案歸檔制度匯編》《檔案銷毀制度》等。將教學(xué)檔案從收集、整理、保管、利用、銷毀等做出詳細(xì)規(guī)定，界定檔案管理范圍和內(nèi)容。

教學(xué)管理科根據(jù)醫(yī)院檔案管理制度和各院校各專業(yè)大綱要求，先后制定出了入出科、考核、組織紀(jì)律檢查、考核題庫(kù)等50余條教學(xué)檔案目錄；教研室設(shè)有入科宣教、帶教計(jì)劃、出科考核等20余條教學(xué)檔案目錄。為檔案工作收集到第一手資料，真實(shí)反映學(xué)生實(shí)習(xí)生活，將日常教學(xué)工作全部納入檔案管理，為以后用人單位選拔人才提供標(biāo)尺。通過制度規(guī)范檔案工作，明確了各部門、各崗位在教學(xué)檔案管理中的工作職責(zé)，各司其職，只有這樣才能真正做到教學(xué)檔案管理規(guī)范、完整。

三、教學(xué)檔案管理存在的問題

1.在教學(xué)檔案管理工作中，教學(xué)檔案管理制度和檔案目錄還有待進(jìn)一步規(guī)范和完善。

2.在教學(xué)檔案管理工作方面缺乏與外單位之間工作經(jīng)驗(yàn)交流和借鑒?，F(xiàn)目前教學(xué)檔案管理沒有全國(guó)統(tǒng)一的教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，均為各地、各單位根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際，制定出適合本單位的教學(xué)檔案工作的管理制度，這樣不利于相互借鑒和交流。

3.現(xiàn)目前大部分教學(xué)檔案收集工作人員多為兼職，檔案專業(yè)知識(shí)缺乏，對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不到位，這勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致教學(xué)檔案歸檔缺乏及時(shí)性、完整性和系統(tǒng)性等。

4.醫(yī)院的中心工作是醫(yī)療，在醫(yī)院管理中重視醫(yī)療工作輕視檔案管理工作的現(xiàn)狀較為普遍。把教學(xué)檔案當(dāng)作可有可無(wú)，對(duì)教學(xué)檔案管理的資金和設(shè)備投入不足，缺乏專門的庫(kù)房存放教學(xué)檔案，以至于教學(xué)檔案不能完整的反映出醫(yī)院臨床教學(xué)工作。

5.教學(xué)檔案管理缺乏信息化，主要表現(xiàn)在現(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用程度不高，工作效率長(zhǎng)期不高。傳統(tǒng)的館藏檔案主要以紙張、照片、錄音、錄像等形態(tài)為主，其利用方式主要是閱覽、咨詢和編輯出版檔案史料等，這種陳舊的服務(wù)方式明顯落后于社會(huì)發(fā)展，已遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息化社會(huì)的需要。

6.進(jìn)一步完善教學(xué)檔案管理考核辦法，要開展好教學(xué)檔案管理工作必須建立完善的評(píng)價(jià)考核指標(biāo)，只有這樣才能“事事有人做，所做有所得，管理規(guī)范化”，真正體現(xiàn)出工作的價(jià)值。

四、教學(xué)檔案管理建議

1.進(jìn)一步規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度。邀請(qǐng)檔案管理專家到醫(yī)院對(duì)教學(xué)檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)，通過專業(yè)的理論和現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，改進(jìn)醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作。只有完善制度，明確崗位職責(zé)才能保證教學(xué)檔案管理工作順利開展。

2.建議主管部門建立全國(guó)統(tǒng)一的教學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)與外單位交流和借鑒。

3.加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)和宣傳，為檔案工作提供外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，通過系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高從業(yè)者的專業(yè)素養(yǎng)。開展檔案管理知識(shí)競(jìng)賽，答辯、演講等不同形式的檔案知識(shí)主題活動(dòng)。讓一線工作者增加對(duì)檔案工作的了解，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。

4.教學(xué)檔案管理的好壞是醫(yī)院整體管理水平的體現(xiàn)，醫(yī)院應(yīng)將教學(xué)檔案工作列入醫(yī)院年度工作計(jì)劃，建立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入機(jī)制，才能使醫(yī)院實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。

5.建議開發(fā)教學(xué)檔案管理APP軟件。在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)化發(fā)展日新月異的今天，教學(xué)檔案工作應(yīng)充分利用設(shè)備、技術(shù)、人員、電子信息等，與軟件開發(fā)公司合作，建立一款適合醫(yī)院自身發(fā)展的教學(xué)檔案管理APP軟件開發(fā)。今后入出科、輪轉(zhuǎn)表、教學(xué)講課、考勤等日常工作管理全部在APP上即可實(shí)現(xiàn)，日常管理痕跡資料根據(jù)檔案管理要求自動(dòng)歸入到相應(yīng)模塊，支持一鍵式導(dǎo)出打印歸檔。

6.教學(xué)檔案材料的收集、整理、保管和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分，應(yīng)該實(shí)行“三納入”“四同步”，即納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入各級(jí)管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。通過考核規(guī)范檔案管理工作，以考促建，以考促改，以考促管，以促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作再上一個(gè)新臺(tái)階。

［1］涂師平.教學(xué)醫(yī)院的教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策［J］.中外醫(yī)療，2013（2）:143-144.

［2］李魯.社會(huì)醫(yī)學(xué)（第2版）［M］.人民衛(wèi)生出版社，2005:24.

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