淺談新時(shí)期如何加強(qiáng)縣級(jí)人力資源和社會(huì)保障檔案的管理工作

文/新疆伊犁新源縣人力資源和社會(huì)保障局　劉何明

淺談新時(shí)期如何加強(qiáng)縣級(jí)人力資源和社會(huì)保障檔案的管理工作

文/新疆伊犁新源縣人力資源和社會(huì)保障局劉何明

根據(jù)筆者十幾年檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，通過分析目前縣級(jí)人力資源和社會(huì)保障檔案的管理現(xiàn)狀，對(duì)新時(shí)期如何加強(qiáng)人社系統(tǒng)的檔案管理工作提出了幾點(diǎn)意見和建議。

民生檔案；干部人事檔案；流動(dòng)人員人事檔案；社會(huì)保險(xiǎn)檔案；電子信息化

縣級(jí)人力資源和社會(huì)保障檔案主要包括社會(huì)保險(xiǎn)檔案、干部人事檔案、人力資源市場(chǎng)人事檔案和文書檔案四個(gè)方面的檔案，人力資源和社會(huì)保障檔案的管理，是將有關(guān)人力資源和社會(huì)保障檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它是為人事人才和社會(huì)保障各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作，更是關(guān)乎民生的重大問題，由于人社檔案的服務(wù)和管理對(duì)象比較廣泛，檔案信息資源龐大、項(xiàng)目繁多，檔案管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)。在新時(shí)期下只有實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理，才能最大程度發(fā)揮和體現(xiàn)人社檔案的功能作用。

一、配強(qiáng)配齊檔案員，加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)、提升檔案人員綜合素質(zhì)

人是社會(huì)生產(chǎn)力的第一要素，加強(qiáng)檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，是做好檔案管理工作和服務(wù)質(zhì)量的決定因素，檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對(duì)檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無可替代的作用。人社系統(tǒng)的檔案項(xiàng)目種類多、業(yè)務(wù)量大，不僅僅要有一個(gè)好的專職檔案員做好監(jiān)督指導(dǎo)培訓(xùn)工作，還需要各個(gè)業(yè)務(wù)科室兼職檔案員的密切配合，才能做到檔案材料的應(yīng)收盡收、保質(zhì)保量地完成檔案收集、整理和歸檔工作。

二、扎實(shí)開展縣級(jí)人社局民生檔案的收集、開發(fā)利用和服務(wù)工作

近年來隨著對(duì)農(nóng)民工問題的重視和我國勞動(dòng)保障方面的法律法規(guī)的日趨完善，各種勞動(dòng)人事糾紛不斷涌現(xiàn)，并呈現(xiàn)出逐年上升的趨勢(shì)。與企業(yè)和農(nóng)民工有密切聯(lián)系的勞動(dòng)監(jiān)察、勞動(dòng)仲裁以及工傷認(rèn)定檔案也在日益增多，其重要性也逐漸地突現(xiàn)出來，除了嚴(yán)格遵循一案一卷、及時(shí)規(guī)范的檔案整理原則外，還應(yīng)注意對(duì)有價(jià)值的各種圖表、聲像、證物等材料的收集和保存，我們一般只注重文件資料的收集容易忽略對(duì)這些資料的收集整理。同時(shí)也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于勞動(dòng)力轉(zhuǎn)移、就業(yè)培訓(xùn)、勞動(dòng)技能鑒定工作中產(chǎn)生的圖表、聲像材料的收集與整理，開展這些業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為本局工作留下珍貴的歷史資料，同時(shí)積極開發(fā)關(guān)于就業(yè)、創(chuàng)業(yè)、人事人才服務(wù)工作的提供利用工作。

縣級(jí)人社系統(tǒng)的人事審批工作，是一項(xiàng)政策性和專業(yè)性都很強(qiáng)的工作，近年來各單位的人員調(diào)整和工作調(diào)動(dòng)都比較頻繁，當(dāng)新的工作人員接手新的人事審批工作時(shí)，對(duì)政策的了解和專業(yè)性都不強(qiáng)，需要大量的人事審批工作翔實(shí)的政策依據(jù)，需要我們檔案室積極開展為各項(xiàng)人事審批工作需要的文件資料匯編工作，比如，將歷年由國家和上級(jí)部門下發(fā)的工資福利調(diào)整、養(yǎng)老退休政策、社會(huì)保險(xiǎn)政策等的相關(guān)政策性文件做成資料匯編，不僅可以解決日常的人事審批工作，同時(shí)也為人社系統(tǒng)解決信訪案件檔案提供政策依據(jù)。

三、以干部人事檔案專項(xiàng)審核工作為契機(jī)，做好干部人事檔案的人事信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作

干部人事檔案記錄著一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位以及人生經(jīng)歷，不僅要收集整理紙質(zhì)材料，更需要積極的提供利用。在檔案管理日常工作應(yīng)該做到四個(gè)不：不散（不使檔案分散）、不亂（不使檔案互相混亂）、不丟（檔案不丟失不泄密）、不壞（不使檔案遭到損壞）。要做到以上四個(gè)不，最重要的是減少對(duì)檔案的查閱和使用，通過干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，進(jìn)一步加大對(duì)人事檔案材料的收集和整理工作，同時(shí)將形成的關(guān)于每個(gè)干部的三齡二歷一身份，以及日常干部人事審批工作中需要的必要的信息數(shù)據(jù)錄入干部信息數(shù)據(jù)庫中，以方便干部人事審批工作的需求。

四、進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員和下崗企業(yè)職工的人事檔案管理服務(wù)信息化建設(shè)

人力資源市場(chǎng)檔案主要有應(yīng)歷屆畢業(yè)的學(xué)生檔案、破產(chǎn)和下崗企業(yè)職工檔案，目前縣級(jí)人力資源市場(chǎng)檔案的管理僅限于對(duì)學(xué)生檔案的存取，對(duì)退休企業(yè)職工檔案的存取，并沒有開展流動(dòng)人員檔案數(shù)字化、信息化、資源共享、異地查詢、統(tǒng)計(jì)分析功能，應(yīng)當(dāng)建立流動(dòng)人員人事檔案基本情況定期統(tǒng)計(jì)分析和信息報(bào)送制度，全面及時(shí)掌握流動(dòng)人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布、流向等情況，做好畢業(yè)大學(xué)生的學(xué)歷信息、就業(yè)信息的統(tǒng)計(jì)情況，為企業(yè)招聘提供第一手的人才信息服務(wù)，為流動(dòng)人員和企業(yè)做好服務(wù)工作。

五、進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的電子信息化技術(shù)建設(shè)

近幾年，隨著社會(huì)的發(fā)展和國家加大對(duì)民生問題的重視和投入，社會(huì)保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)已經(jīng)由最初的城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，發(fā)展增加到現(xiàn)在的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)、城鄉(xiāng)居民醫(yī)療保險(xiǎn)、失地農(nóng)民養(yǎng)老保險(xiǎn)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保障業(yè)務(wù)，由于它涉及面廣，人員數(shù)量多，專業(yè)性強(qiáng)，工作環(huán)節(jié)多，業(yè)務(wù)管理繁雜，辦理過程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量也很龐大。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，以往的檔案管理手段顯得相對(duì)滯后。如何將檔案管理融入現(xiàn)代化科技之中，發(fā)揮科技優(yōu)勢(shì)，更快、更便捷地搞好檔案服務(wù)，是我們面對(duì)的緊迫問題。電子信息化的建設(shè)可以極大地減少社會(huì)保險(xiǎn)檔案紙質(zhì)材料的儲(chǔ)存量，更方便、快捷、準(zhǔn)確的查詢和利用社保信息。