淺談福利院收養(yǎng)人員檔案的收集與整理

文/陜西延安市兒童福利院　張旭

淺談福利院收養(yǎng)人員檔案的收集與整理

文/陜西延安市兒童福利院張旭

檔案作為人類在社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的清晰、準(zhǔn)確的原始性記錄。福利院收養(yǎng)人員檔案屬于福利院的特色檔案，是保障福利院收養(yǎng)人員合法權(quán)益的重要憑證。本文從福利院收養(yǎng)人員檔案收集整理的意義出發(fā)，明確了收養(yǎng)人員檔案收集范圍和建檔方式，提出了收養(yǎng)人員檔案管理利用的措施。

收養(yǎng)人員；檔案；收集；整理

檔案收集和整理工作是社會(huì)福利工作中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，它有利于福利院實(shí)現(xiàn)其社會(huì)保障功能，也對(duì)社會(huì)精神文明建設(shè)有著重要意義。而收養(yǎng)人員檔案的收集和管理更關(guān)系到收養(yǎng)人員的切身利益。因此，要做好檔案管理工作，就必須重視檔案的收集與整理工作。

一、收養(yǎng)人員檔案收集整理的意義

福利院收養(yǎng)人員檔案是指收養(yǎng)人員在進(jìn)入福利院開始到離院為止，期間在福利院形成的真實(shí)原始記錄。其中包括收養(yǎng)人員的個(gè)人基本信息、具有保存價(jià)值的相關(guān)文字和影像記錄，以及收養(yǎng)家庭的相關(guān)文件。這些檔案的收集和整理對(duì)收養(yǎng)人員今后的成長和教育提供了保障，為他們今后的生活奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，福利院收養(yǎng)人員檔案作為福利院檔案管理的重要組成部分，不僅滿足福利院自身管理的需要，還是收養(yǎng)人員的重要保障。

二、收養(yǎng)人員檔案收集范圍及建檔方式

（一）收養(yǎng)人員檔案收集范圍。收養(yǎng)人員檔案收集范圍設(shè)定主要參考三個(gè)方面，一是要確保真實(shí)、完整記錄收養(yǎng)人員信息，二是保證檔案收集的成本和便利性，提高檔案的歸檔率和完整率。如果范圍過窄，則會(huì)漏掉一些收養(yǎng)人員的重要信息，為以后收養(yǎng)人員的學(xué)習(xí)和生活造成困擾；如果范圍過寬，不僅增加了檔案收集成本，而且造成部分檔案歸檔率較低，完整性較差。在依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合收養(yǎng)人員檔案工作的實(shí)際情況，筆者整理了收養(yǎng)人員檔案收集范圍如下：心理檔案、健康檔案、入院、離院時(shí)間和照片，入院登記表、病歷記錄、康復(fù)日志、體格檢查、成長報(bào)告、成長狀況表、受教育記錄、家庭收養(yǎng)記錄、反饋信息等資料。1.收養(yǎng)人員入院記錄，包括由民政局提供準(zhǔn)確信息和審批的收養(yǎng)人員和社會(huì)棄嬰。內(nèi)容要求具備兒童照片、形成孤兒情況說明，當(dāng)?shù)卣畽C(jī)構(gòu)的證明，如果是棄嬰的話還要有撿拾報(bào)案證明、確認(rèn)棄嬰（兒）身份證明、棄嬰（兒）移送單、撿拾棄嬰登記表、福利院機(jī)構(gòu)接收棄嬰人院登記表及其他相關(guān)材料。2.相關(guān)健康檢查記錄，包括收容孤兒、棄嬰（兒）初檢情況記錄以及入院時(shí)的體檢記錄、入院后建立的健康檔案等。3.康復(fù)性治療記錄，即收養(yǎng)人員在院期間的康復(fù)等材料。4.家庭收養(yǎng)記錄。即有關(guān)收養(yǎng)情況的材料，主要包括申請(qǐng)、證明、中國收養(yǎng)兒童養(yǎng)父母情況證明材料、送養(yǎng)過程中產(chǎn)生的各類文字及照片材料。5.受教育記錄，即收養(yǎng)人員在福利院期間接受教育的相關(guān)記錄。6.離院記錄。即收養(yǎng)人員因收養(yǎng)、回原籍、轉(zhuǎn)院、死亡等原因離院時(shí)的材料。尤其是收養(yǎng)家庭的相關(guān)檔案，必須翔實(shí)準(zhǔn)確。主要內(nèi)容包括收養(yǎng)關(guān)系確定文件、收養(yǎng)公證書、收養(yǎng)登記申請(qǐng)書、收養(yǎng)協(xié)議收養(yǎng)人夫婦影印件、結(jié)婚證影印件、家庭狀況調(diào)查報(bào)告及公證書、收養(yǎng)人的出生證和身體健康檢查表及公證書、財(cái)產(chǎn)證明及公證書、工作單位證明、無犯罪記錄證明及公證書、國家證明上述出證的公證所合法的材料。7.其他，包括尋親記錄和收養(yǎng)人員及家庭回訪記錄等。

（二）收養(yǎng)人員檔案建檔方式。收養(yǎng)人員檔案不同于福利院其他文書類檔案，它是以收養(yǎng)人員的基本信息和生活軌跡為主要依據(jù)，隨著收養(yǎng)人員在入院時(shí)、入院后及離院時(shí)的各類文字、表格、影像資料為內(nèi)容的檔案。基于以上內(nèi)容，我們可以按照人事檔案的建檔方式為他們建立檔案，按照內(nèi)容和步驟進(jìn)行整理。收養(yǎng)人員檔案的立卷原則要保證一人一卷，重點(diǎn)關(guān)注法律關(guān)系的確定文件。因?yàn)槭震B(yǎng)人員尚是未成年人，沒有明確的保護(hù)人，只有通過檔案來保護(hù)收養(yǎng)人員的生存權(quán)、受教育權(quán)及其他一切合法權(quán)利不受侵犯。從收養(yǎng)人員進(jìn)入福利院開始，其個(gè)人檔案就要開始建立，包括其基礎(chǔ)健康材料收集整理、戶籍建立等內(nèi)容。建立檔案后，要有專門的部門負(fù)責(zé)檔案的管理，包括為收養(yǎng)人員建立統(tǒng)一的檔案編碼，每個(gè)人都有著獨(dú)立的個(gè)人檔案。在檔案建檔過程中，要注重檔案的獨(dú)立性和連貫性。并且其檔案要有一定的開放性，便于后期檔案的錄入，尤其是收養(yǎng)人員離院后，后期的反饋信息也能及時(shí)進(jìn)行添加，不斷充實(shí)其個(gè)人檔案。

三、加強(qiáng)收養(yǎng)人員檔案管理的措施

要做好收養(yǎng)人員檔案收集整理工作，可以從以下幾個(gè)方面入手。第一是提高檔案工作人員的素質(zhì)，把專業(yè)能力過硬、政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)的同志充實(shí)到檔案管理中。二是強(qiáng)化檔案室硬件建設(shè)，加快檔案信息化建設(shè)，提高檔案收集整理工作的效率和水平。三是健全收養(yǎng)人員檔案收集整理相關(guān)制度和流程，要依據(jù)國家民政部和檔案局的相關(guān)政策，詳細(xì)制定收養(yǎng)人員檔案的操作流程和職責(zé)劃分，確保收養(yǎng)人員檔案規(guī)范齊全。四是提高檔案工作人員服務(wù)意識(shí)和水平。把被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，充分分析和挖掘收養(yǎng)人員檔案數(shù)據(jù)中隱含的信息，更好地為收養(yǎng)人員及相關(guān)社會(huì)組織服務(wù)。

總之，收養(yǎng)人員檔案管理工作是一項(xiàng)影響到福利院日常管理和收養(yǎng)人員自身權(quán)益的重要工作，要重視檔案的收集，加強(qiáng)檔案的管理，挖掘檔案中存在的信息，更好的為社會(huì)福利保障事業(yè)提供信息支持。

［1］俞樂奕.福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理初探——以南京市社會(huì)兒童福利院檔案為例［J］.云南檔案，2011（11）.

［2］羅佳靖.兒童福利院檔案管理研究［J］.民營科技，2016（1）.