如何規(guī)范化進(jìn)行檔案管理工作

文/山東省濱州貝殼堤島與濕地國家級自然保護(hù)區(qū)管理局　賈稀超

如何規(guī)范化進(jìn)行檔案管理工作

文/山東省濱州貝殼堤島與濕地國家級自然保護(hù)區(qū)管理局賈稀超

檔案管理工作是我國檔案事業(yè)中的重要內(nèi)容，能夠有效發(fā)揮檔案的實際作用，促進(jìn)我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。為了實現(xiàn)我國檔案管理工作的快速發(fā)展，采用規(guī)范化管理模式是我國檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢。

檔案管理工作；規(guī)范化；新形勢

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作逐漸趨向于現(xiàn)代化和信息化，這種發(fā)展形勢檔案管理工作能夠為我國人民帶來更多的方便。但在實際的檔案管理中，盡管人們制定了有關(guān)的檔案管理制度規(guī)范，但由于其受到的影響因素較多，導(dǎo)致我國檔案管理工作中仍然存在著一些規(guī)范化問題，影響檔案管理的工作質(zhì)量。

一、提高檔案管理工作人員的意識水平

檔案資源管理本身具有一定的時效性，若在進(jìn)行管理的過程中無法采用規(guī)范化的操作方法，往往會導(dǎo)致檔案本身的價值浪費。因此，在進(jìn)行檔案管理的過程中，管理人員需要端正態(tài)度，完善工作流程和制度。具體的內(nèi)容為：首先是檔案管理工作的前期，這一階段需要加強(qiáng)對自身資料整理的規(guī)范化，同時對資料進(jìn)行全面的匯總和分類。對于檔案管理來說，不同類型的檔案需要分類進(jìn)行整理，這樣有助于檔案的科學(xué)化使用。因此，檔案工作管理人員需要結(jié)合自身工作中存在的問題，制定對應(yīng)的管理制度，對于工作中的不同環(huán)節(jié)，需要制定對應(yīng)的規(guī)范化說明，將所有的責(zé)任落實到每一位工作人員身上。像濱州貝殼堤島與濕地國家級自然保護(hù)區(qū)管理局，其對工作人員進(jìn)行強(qiáng)化型的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，結(jié)合三會一課制度，對工作人員進(jìn)行理論知識教育等，幫助檔案管理工作人員加強(qiáng)規(guī)范化工作意識教育，提高工作人員的工作素質(zhì)。

二、引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)

隨著我國科技的快速發(fā)展，各種新型科技正在逐漸得到推廣，像計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等。為了促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，有關(guān)部門需要盡快引進(jìn)新型科學(xué)技術(shù)，通過科技改善自身工作中存在的問題，提高自身的工作效率。此外，通過新技術(shù)的引進(jìn)和使用，還能夠?qū)n案管理工作模式進(jìn)行改善，比較常見的有條碼技術(shù)的應(yīng)用，通過該技術(shù)的引進(jìn)，能夠?qū)λ械臋n案資料進(jìn)行條碼粘貼，然后通過條碼實現(xiàn)對檔案的高效管理。此外，還有檔案管理工作中的信息技術(shù)應(yīng)用，是我國檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，通過科學(xué)技術(shù)的融入和使用，我國的檔案管理工作正在向著現(xiàn)代化方向發(fā)展，而科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用在另一方面反應(yīng)的則是我國檔案管理工作的業(yè)務(wù)范圍增加，檔案管理工作的價值得到了充分的利用。

三、檔案管理人員的素質(zhì)能力提升

隨著新時期的到來，所有行業(yè)的工作人員都需要不斷了解自身行業(yè)中的新型技術(shù)和發(fā)展方向，對于檔案管理工作人員來說同樣如此，檔案管理工作人員只有不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)和成長，才能更好地適應(yīng)新時代挑戰(zhàn)。在日常的工作中，檔案管理工作人員需要不斷借鑒和學(xué)習(xí)國外檔案管理工作的形式和先進(jìn)模式，提高自身的工作能力，然后結(jié)合我國檔案管理工作的實際情況，制定適合我國檔案管理的制度，最后通過制度規(guī)范檔案管理人員的工作。伴隨著我國檔案管理的業(yè)務(wù)范圍增加，很多的新技術(shù)得不到有效的應(yīng)用，這使得我國的檔案管理工作人員很難對新型的業(yè)務(wù)完全適應(yīng)，影響檔案管理工作的發(fā)展。為此，檔案管理工作人員需要不斷了解當(dāng)前檔案管理工作的新技術(shù)和新方法，然后通過不斷的學(xué)習(xí)提高自身的操作能力。對于新檔案管理人員的招聘來說，其需要對其專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格的考核，并對其未來的工作能力進(jìn)行全面的審核，只有能夠適應(yīng)新時代檔案管理工作的人才才能進(jìn)行招聘，提高檔案管理工作的整體素質(zhì)。而對于檔案管理工作人員自身來說，其也需要具備一定的危機(jī)意識，明白自身需要不斷規(guī)范工作內(nèi)容和操作流程等，促進(jìn)自身的進(jìn)步和發(fā)展。另外，我國的高校檔案管理專業(yè)在進(jìn)行課程教學(xué)的過程中，還需要對規(guī)范化管理工作內(nèi)容進(jìn)行講解，幫助學(xué)生了解規(guī)范化管理工作的相關(guān)理論以及實踐操作方法等，提供我國檔案管理工作的整體人員素質(zhì)。

四、檔案管理模式的創(chuàng)新

隨著科技的不斷發(fā)展，創(chuàng)新逐漸成為社會發(fā)展的主要動力，對于檔案管理工作來說，其也需要不斷創(chuàng)新自身管理模式，提高檔案管理工作效率，同時，還需要對當(dāng)前的檔案使用模式進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案的使用價值，促進(jìn)檔案的價值提升。新技術(shù)的融入，使得檔案管理手段不斷增多，同時也為檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)，信息量的增加使得傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容更多，為此，如何開展規(guī)范化的整理和收集模式是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的重點項目，通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，結(jié)合信息權(quán)限的設(shè)定，使檔案管理工作的信息收集和使用更加便捷，增強(qiáng)檔案的使用效率。

五、總結(jié)

綜上所述，隨著新技術(shù)和新形態(tài)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也需要不斷改善，同時，還需要不斷完善檔案管理工作的規(guī)范化，實現(xiàn)檔案管理的時效性。

［1］張園園.試論檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化［J］.改革與開放，2009（07）:119.

［2］楊巍巍.試論如何促進(jìn)新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化［J］.中國校外教育，2015（21）:33.