對電子檔案紙質(zhì)檔案長期并存的思考

文/白銀礦冶職業(yè)技術(shù)學院　郭昱伶

對電子檔案紙質(zhì)檔案長期并存的思考

文/白銀礦冶職業(yè)技術(shù)學院郭昱伶

信息技術(shù)的發(fā)展為我們的辦公生活等帶來了巨大的便利，尤其是自動化辦公，更是大大提高了工作效率。目前，我們的檔案管理工作已經(jīng)逐漸實現(xiàn)了信息化，企業(yè)中電子檔案也逐漸占有較大的比例，但是，當前企業(yè)中仍然不能完全淘汰紙質(zhì)的檔案，為此對于電子檔案與紙質(zhì)檔案兩者共存的現(xiàn)象也成為當前的一個問題，就如何處理兩者之間的問題，共同促進也成為本文的研究重點。

電子檔案；紙質(zhì)檔案；共存

一、企業(yè)檔案概述

（一）紙質(zhì)檔案。企業(yè)的紙質(zhì)檔案的應(yīng)用主要具有以下特點：1.必須有紙質(zhì)的存在才能保存檔案信息；由于紙質(zhì)檔案的信息保持必須借助紙張來完成，為此，在完成記錄后，信息同紙張就不能再分開。2.能夠長期保存；雖然紙張是有一定的使用壽命的，并且受水、火等因素的影響，其保存環(huán)境也是比較嚴格的，否則會導致檔案的損傷。雖然紙張檔案的保存比較麻煩，但是相比與皮質(zhì)、石頭等很久以前的記錄載體來說，紙張還是具有其優(yōu)點的，首先紙張具有較長的使用壽命，并且能存儲豐富的數(shù)據(jù)信息。3.紙質(zhì)檔案的工作效率相對較低一些。紙質(zhì)檔案的管理工作耗費的人工比較大，并且在同一時期內(nèi)，該檔案信息是不能完成共享的，并且紙質(zhì)檔案的保管必須要由專人進行，同時保存起來需要占用一定的空間。

（二）電子檔案。電子檔案是隨著計算機技術(shù)的發(fā)展進步而逐漸產(chǎn)生的，它是建立在計算機基礎(chǔ)之上的。電子檔案的應(yīng)用具有以下的特點：1.占用的空間非常少；電子檔案大多存儲在磁盤、u盤等介質(zhì)中，并且這些電子產(chǎn)品能夠存儲非常多的數(shù)據(jù)信息，同時占用的空間特別小。2.存儲的電子信息種類比較多；文字、圖片、聲音、視頻等都可以存儲為電子檔案，種類多且生動是電子文檔的特性。3.電子文檔可以及時的共享；電子文檔利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠即時傳遞，人們也可以隨時進行修改處理，同時，工作人員能夠在不同地點同時對一個文檔進行處理，使得文檔的共享程度達到了一個新的高度。此外，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文檔能夠?qū)崿F(xiàn)即時性的傳遞，其存儲與傳輸非常便利，這也是其一大優(yōu)點。

電子文檔的數(shù)據(jù)相對于紙質(zhì)檔案來說非常容易修改，并且電子檔案的傳遞及存儲如果出現(xiàn)故障，非常容易導致數(shù)據(jù)的失真及錯誤。

二、電子檔案及紙質(zhì)檔案的并存現(xiàn)狀分析

（一）紙質(zhì)檔案不能完全被電子檔案替代。紙質(zhì)檔案具有無與倫比的權(quán)威作用，尤其是在司法系統(tǒng)中發(fā)揮的作用更是無法替代的，在長期的歷史過程中紙質(zhì)檔案一直都是第一位的，紙質(zhì)檔案的管理工作非常成熟，并且電子檔案只有經(jīng)過拷貝存檔后才能作為憑證。因此，即使電子檔案不斷地發(fā)展進步，紙質(zhì)檔案仍然是不能被完全替代的。

（二）共存發(fā)展。在未來長期的一段時間內(nèi)，電子檔案與紙質(zhì)檔案是會共存發(fā)展的。紙質(zhì)檔案需要對檔案的日期、內(nèi)容等進行分類整理；而電子檔案必須要專門的硬件設(shè)施來完成。兩者的特點及試壓范圍是存在一定區(qū)別的，并且電子檔案及紙質(zhì)檔案都能夠發(fā)揮自身的優(yōu)點，兩者都有自己的特性，不能互相替代。紙質(zhì)檔案具有原始性的特點，電子檔案的易儲存、即時性等特點也非常適用。但是，電子檔案的完整性、安全性以及管理等都存在一定的制約性，因此，在很長一段時期內(nèi)，電子檔案仍然不能完全取代紙質(zhì)檔案。

三、對于兩者檔案的共存思考

（一）保證紙質(zhì)檔案與電子檔案同步進行。鑒于電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存，為此，兩者的檔案管理工作必須要同步進行，保證相關(guān)的數(shù)據(jù)信息能夠一同記錄、一同整理保存，確保兩者檔案能夠切實的實現(xiàn)互補的目的。檔案管理工作人員必須能夠及時對紙質(zhì)檔案進行格式的轉(zhuǎn)換，同時也要對一些珍貴的數(shù)據(jù)盡量轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案進行保存，提高其安全性，通過兩種檔案緊密的聯(lián)系，確保各種數(shù)據(jù)能夠更完整、更安全的獲得保存。

（二）加強管理工作。對于兩種檔案的管理工作來說，它們必須獲得妥善的保管，才能保證數(shù)據(jù)發(fā)揮其真正的作用。紙質(zhì)檔案必須嚴格按照分類進行保管，并且紙質(zhì)檔案占有的空間比較大，并且時間越久，檔案越多，還需要專人來進行保管工作。而電子檔案的保管更是對硬件設(shè)施有著一定的要求，單位必須要有專門的設(shè)備來對電子檔案進行保存，保證其安全性，同時還要能滿足檔案的保密性需求。此外，電子檔案還要能夠滿足防水、火以及防塵等要求。

（三）加強對工作人員的培訓。電子檔案在企業(yè)中已經(jīng)存在了一段時期，但是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)仍然算是一個比較新的技術(shù)，并且該技術(shù)的更新速度非?？欤S多企業(yè)的工作人員對紙質(zhì)檔案的管理工作比較熟悉，不能滿足電子檔案的管理需求。為此，我們必須要加強對工作人員的培訓工作，提高其專業(yè)素質(zhì)，能夠?qū)堎|(zhì)檔案及電子檔案進行處理，同時，工作人員也要具備一定的職業(yè)道德，能夠認識到檔案保密的重要性，確保檔案的安全完整。

四、總結(jié)

對于企業(yè)的檔案的管理工作來說，在很長一段時期內(nèi)，電子檔案是不能完全取代紙質(zhì)檔案，兩者分別具有自己的特點，能夠發(fā)揮自身的特點。為此作為檔案管理工作人員，必須要努力提升自身的專業(yè)素質(zhì)，確保檔案管理工作能夠完整安全。

［1］黃亞軍.對電子檔案紙質(zhì)檔案長期并存的思考［J］.管理觀察，2015（27）.

［2］張建國.對電子檔案與紙質(zhì)檔案在現(xiàn)階段長期并存的思考［J］.山東檔案，2007（1）.

［3］劉迎春.高校紙質(zhì)檔案和電子檔案建設(shè)研究［J］.才智，2011（18）.