分析檔案集約化管理的必要性及優(yōu)勢(shì)

文/黑龍江省大慶油田第七采油廠基建管理中心　高紅英

分析檔案集約化管理的必要性及優(yōu)勢(shì)

文/黑龍江省大慶油田第七采油廠基建管理中心高紅英

當(dāng)前，面對(duì)全面深化改革的新形勢(shì)新任務(wù)，對(duì)檔案工作提出了新要求，要求進(jìn)一步創(chuàng)新檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制，進(jìn)一步提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)。本文從創(chuàng)新檔案管理模式入手，深入分析檔案集約化管理的必要性，并結(jié)合實(shí)際情況，闡述該管理方式的優(yōu)勢(shì)。

集約化管理；降本增效；優(yōu)勢(shì)

一、前言

當(dāng)今社會(huì)是信息社會(huì)，信息無(wú)處不在。它是資源，更是財(cái)富，只有實(shí)行系統(tǒng)控制，才能達(dá)到有效利用，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。檔案集約化管理， 從節(jié)約與效率入手， 體現(xiàn)了降本增效的思維理念。

二、檔案集約化管理的必要性

（一）降本是創(chuàng)新檔案管理模式的基礎(chǔ)。

1.節(jié)約人力。作為一個(gè)獨(dú)立的企事業(yè)單位，在進(jìn)行政治、經(jīng)濟(jì)、生產(chǎn)等活動(dòng)與社會(huì)各方面聯(lián)系在所難免。由此而產(chǎn)生和形成的檔案信息， 它既是不能再生的潛在資源， 又是事業(yè)發(fā)展的必備財(cái)富。例如：文書(shū)、科技、人事、聲像、財(cái)務(wù)等檔案， 分別保管在相關(guān)部門由專職或兼職人員負(fù)責(zé)， 管理水平參差不齊， 規(guī)章制度的執(zhí)行難以統(tǒng)一， 工作質(zhì)量不能保證， 難以形成推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的合力。只有把各類檔案信息都集中到檔案部門， 由專業(yè)技術(shù)人員管理，才能最大限度地發(fā)揮檔案管理專業(yè)人才的優(yōu)勢(shì)。

2.節(jié)約物力。管理現(xiàn)代化是一個(gè)動(dòng)態(tài)概念， 他更多的是被賦予了時(shí)代的內(nèi)容。必要的物質(zhì)、設(shè)備已成為檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化中的不可缺少的硬件部分。而分散管理，有些專業(yè)設(shè)備重復(fù)或難以備齊； 信息整理、存儲(chǔ)等設(shè)備共用， 又使檔案信息的安全性難以保障， 而集中統(tǒng)一管理檔案信息， 能對(duì)檔案管理的現(xiàn)狀和發(fā)展做出適時(shí)的統(tǒng)籌考慮， 它可以根據(jù)單位的特點(diǎn)， 利用情況及時(shí)整合各類檔案信息， 集中優(yōu)勢(shì)力量， 主攻最迫切， 最關(guān)鍵的問(wèn)題， 解決設(shè)備使用中的優(yōu)化配置， 減少檔案信息中物化了的知識(shí)損耗，以達(dá)到物盡其用。

3.節(jié)約財(cái)力。從信息的收集、整理、歸檔、編研、利用等一系列工作中， 各環(huán)節(jié)都含有科學(xué)管理的因素。因此， 在技能的培訓(xùn)、設(shè)備的使用中，必然有一定的財(cái)力投入和知識(shí)、設(shè)備的更新。有限的資金能否用好， 能否起“到“好鋼用在刀刃上”的效果，能否及時(shí)捕捉到管理最好的方法、科技的最新動(dòng)態(tài)。

（二）增效是檔案集約化管理的必然結(jié)果。

1.集中統(tǒng)一管理能促進(jìn)專業(yè)水平的提高。各類檔案信息集中到專業(yè)人員手中進(jìn)行管理， 它突出的是規(guī)范化， 各類檔案千差萬(wàn)別， 但它的管理思路是一致的?？陀^上， 各類檔案信息， 數(shù)量大，范圍廣，利用的人多， 整理、編研所花費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)， 給檔案人員造成很大壓力；在主觀上要求檔案人員必須要自覺(jué)地鉆研業(yè)務(wù)，潛心研究各類檔案的特點(diǎn)、現(xiàn)狀及發(fā)展，爭(zhēng)取更多的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)， 以掌握最新的管理方式、方法， 通過(guò)對(duì)各類信息的了解和把握， 從多角度開(kāi)發(fā)、介紹、推廣檔案信息， 增加信息中的含金量， 實(shí)現(xiàn)信息間的互補(bǔ)， 進(jìn)而培養(yǎng)和挖掘自我創(chuàng)新的能力，在社會(huì)上找準(zhǔn)發(fā)揮自己專業(yè)特長(zhǎng)的位置。

2.集中統(tǒng)一管理，使檔案部門真正成為信息源。各類檔案信息在檔案部門交叉匯總，統(tǒng)一對(duì)外提供利用，檔案部門在此起到了信息集散地的作用。這既有利于信息的篩選和互補(bǔ)，更有利于形成綜合性強(qiáng)的信息。

3.集中統(tǒng)一管理， 在服務(wù)上凸現(xiàn)了“ 以人為本”的理念?？茖W(xué)管理的最終目的就是更好地為社會(huì)所利用， 在服務(wù)層面上，表現(xiàn)為信息廣泛，方便快捷，利用者可以在同一地點(diǎn)查閱了解到各類相關(guān)的信息，感受到專題匯編、特色檢索、專業(yè)咨詢、網(wǎng)上查找、瀏覽等“一站式”服務(wù)，它順應(yīng)檔案信息形成到利用的自然過(guò)程，理順了信息之間相互滲透、相互聯(lián)系的關(guān)系， 在節(jié)約檔案信息管理投入各要素的同時(shí)，提高了檔案信息的利用率。

三、檔案集約化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）確保了檔案資源的完整和安全。一是方便擴(kuò)大檔案收集范圍，將有用的檔案收集齊全；二是可以避免檔案重復(fù)收集，保證數(shù)據(jù)源的唯一性；三是能夠?qū)ⅰ八罊n案”變?yōu)椤盎顧n案”，建立動(dòng)態(tài)有機(jī)的檔案資源體系。在油田企業(yè)中，很多資料檔案是具有聯(lián)系性的，比如油田勘探開(kāi)發(fā)類檔案，反映地下形態(tài)、結(jié)構(gòu)的資料與地面施工資料都有相關(guān)性，但是這些資料由兩個(gè)不同的部門產(chǎn)生，分別存放在不同的檔案室，如利用者需要就要分別去兩個(gè)檔案室查閱，既大大增加了借閱的難度，又浪費(fèi)了大量的時(shí)間。

（二）減少了大量的重復(fù)投入和不必要的浪費(fèi)。一是能夠集中力量加強(qiáng)檔案“八防”管理，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房精細(xì)管理；二是能夠按照涉密檔案標(biāo)準(zhǔn)，提升涉密檔案管理水平。三是減少檔案庫(kù)房低水平建設(shè)，降低企業(yè)成本。目前油田企業(yè)三級(jí)單位的檔案室雖然不大，但是大都有相應(yīng)的配套設(shè)施，仔細(xì)算一下每個(gè)小檔案室的投資不少于幾十萬(wàn)，20個(gè)這樣的檔案室，就是幾百萬(wàn)的資金投入，檔案數(shù)量不多，借閱量不足庫(kù)存的十分之一，是三級(jí)檔案室普遍存在的現(xiàn)象。

（三）全面實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享。一是能夠?qū)ⅰ皺n案庫(kù)”變?yōu)椤八枷霂?kù)”，為企業(yè)決策提供有力支持；二是能夠方便用戶查閱，提高用戶滿意度；三是能夠促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，提供便捷檔案服務(wù)；四是有利于開(kāi)發(fā)檔案編研成果，提升檔案價(jià)值。全面實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享利用。將多個(gè)小檔案室的檔案資源進(jìn)行合理整合，去除重復(fù)檔案、密級(jí)檔案，將有價(jià)值檔案的電子件上載到公司局域網(wǎng)內(nèi)，方便更多人查詢利用。

四、結(jié)論

在檔案管理的新形勢(shì)下，檔案人員應(yīng)該不斷思考、與時(shí)俱進(jìn)，將現(xiàn)有的檔案資源有機(jī)整合，集中管理，實(shí)現(xiàn)去粗存精、去劣存優(yōu)，加強(qiáng)檔案資源、安全、利用體系建設(shè)，提升檔案服務(wù)能力，提高檔案整體管理水平，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)、檔案事業(yè)的發(fā)展提供有力保障。

［1｝辦公廳.國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》［Z］.2014-5.

［2］長(zhǎng)沙市檔案局.改革檔案管理模式實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案資源集約化管理［Z］.2009-11.