高校干部人事檔案管理存在的問題及對策

文/莆田學(xué)院 陳桂香

高校干部人事檔案管理存在的問題及對策

文/莆田學(xué)院 陳桂香

當(dāng)前高校人事檔案的地位越來越重要，針對目前高校人事檔案管理的現(xiàn)狀，指出存在的一些管理問題，并討論如何有效解決的對策。

人事檔案；管理；問題；對策

高校人事檔案是指高校在人事檔案活動中形成的，記述和反映教職工個經(jīng)歷、德、能、勤、績、工作表現(xiàn)，以教職工個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種材料形成的歷史記錄。

高校人事檔案在選拔干部、教學(xué)科研和評定職稱方面有重要的參考價值。開發(fā)利用檔案信息資源可以促進(jìn)學(xué)校管理水平的提高、正確使用干部、促進(jìn)高校各項(xiàng)工作都有重大作用。隨著教育改革的深入發(fā)展，高校人事檔案管理工作中存在的一些問題進(jìn)行探討并提出解決措施，在當(dāng)前的檔案管理工作實(shí)踐中具有重大的意義。

一、目前高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）領(lǐng)導(dǎo)和教職工普遍存在檔案意識淡薄現(xiàn)象。受傳統(tǒng)觀念的影響，很多高校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作重視程度不夠，在工作計劃和工作總結(jié)中很少提起檔案工作，只注重教師等專業(yè)技術(shù)人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)而忽視了檔案管理人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。檔案室一開始人員的定位和起點(diǎn)就比其他部門低，高素質(zhì)的人安排在重要崗位上，素質(zhì)一般的人安排在檔案室。學(xué)校部門整體檔案管理意識不強(qiáng)，在人、財、物的投入上也明顯不足。一些教職工忙于教學(xué)、科研等工作，在本部門形成的檔案材料不能及時上交檔案管理部門，造成了檔案收集的不齊全和完整。全體教職員工應(yīng)提高檔案意識，提高宣傳力度，檔案對公和對私都起著非常重要的作用。

（二）收集、鑒別、歸檔等工作流程中干部人事檔案存在的不足。筆者在高校干部檔案部專項(xiàng)審查工作中發(fā)現(xiàn)，干部人事檔案材料收集工作力度不夠，普遍存在著一些問題比如：歸檔材料不全和不及時，鑒別工作不夠仔細(xì)深入、收集渠道不暢通等，未能為選拔和任用干部人才時提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。人事檔案收集范圍廣，材料形成部門多，檔案形成部門不明確材料的歸檔范圍，該歸檔的材料沒有及時移交檔案部門。檔案人員經(jīng)常更換和調(diào)整崗位，這樣會對檔案工作連續(xù)性造成影響，不利于掌握檔案工作的具體情況。

（三）檔案利用率極低和管理手段落后。目前很多高校檔案利用率低，主要表現(xiàn)為人事檔案管理手段還很傳統(tǒng)，處于被動服務(wù)的封閉半封閉狀態(tài)，主要進(jìn)行紙面管理，還有很多是手工操作現(xiàn)象，檔案利用率低，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)僅應(yīng)用于存檔。這些表現(xiàn)有：一是管理方法落后，當(dāng)前很多單位在人事檔案管理當(dāng)中仍然運(yùn)用傳統(tǒng)管理方法進(jìn)行手工整理，沒有應(yīng)用當(dāng)前較為先進(jìn)的技術(shù)手段和設(shè)備，工作效率依然低下，計算機(jī)的應(yīng)用主要用于編制姓名索引，個人檔案目錄的錄入和輸出等方面，與信息化管理還有一定的差距，計算機(jī)設(shè)備用來編制一些個人檔案目錄、姓名索引等，與信息化和數(shù)字化管理的要求有很大差距，影響了檔案的利用。較為先進(jìn)的設(shè)備和辦法主要用于建立目錄和索引方面，管理的手段和方法相對落后。在干部人事檔案工作的管理模式、技術(shù)方法和專業(yè)隊伍建設(shè)方面都提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。人事檔案信息缺乏開發(fā)利用的信息和意識，在人力、物力和財力的存在本位思想，投入與產(chǎn)出方面不成比例。

（四）高校干部人事檔案管理員的綜合能力有待提高。很多檔案從業(yè)人員大都是非專業(yè)出身，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識的培訓(xùn)和崗前培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平大多數(shù)不高，并且有些人是兼職人員，沒有辦法投入足夠的時間和精力，由于人事檔案管理工作量大，人員流動性強(qiáng)，管理水平差，管理手段落后，沒有足夠的精力去進(jìn)行人事檔案的管理，造成檔案資料的殘缺、損毀等現(xiàn)象，這也對干部人事檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生影響。

二、改善高校干部人事檔案管理問題的對策

（一）全面普及領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識，加大宣傳力度。首先，主管部門要加強(qiáng)對干部人事檔案工作的管理與建設(shè)，加強(qiáng)與兄弟院校間的管理工作的經(jīng)驗(yàn)交流。人事檔案管理部門要積極爭取校領(lǐng)導(dǎo)的支持，建立專用檔案庫房，購買各項(xiàng)管理設(shè)備比如鐵質(zhì)檔案柜和專用檔案密集架，加強(qiáng)配套空調(diào)、去濕、防火、防潮的設(shè)備；解決工作中遇到的困難和問題，加大資金投入，督促檔案工作的檢查和指導(dǎo)。其次，加強(qiáng)學(xué)校全體教職工對于檔案管理工作的支持力度，高校有關(guān)部門應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，開展各種渠道的檔案宣傳活動比如會議、校園網(wǎng)絡(luò)、校報廣播等形式的宣傳，充分認(rèn)識檔案的重要作用和提高檔案意識，經(jīng)常向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，增加領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的支持。

（二）健全人事檔案管理規(guī)章制度，促進(jìn)工作規(guī)范化運(yùn)作。高校干部人事檔案應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定收集、接收、審查、整理、傳遞、保管、借閱等工作環(huán)節(jié)，配備足夠的人力和物力，建立健全制度，確保檔案工作規(guī)范開展。把這項(xiàng)基礎(chǔ)性、專業(yè)性、政策性、保密性強(qiáng)的工作落實(shí)好，規(guī)范開展形成制度，保證各個環(huán)節(jié)規(guī)范有序。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門也要加大資金支持，配齊檔案工作的硬件和相應(yīng)的軟件。要立足“以人為本”的管理和服務(wù)理念，健全科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度，拓寬人事檔案信息的來源渠道和收集手段，推動人事檔案管理工作更加制度化和規(guī)范化，用新成果和新手段實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，提高工作效率和服務(wù)水平，用堅強(qiáng)的制度保障來實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，以適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的制度建設(shè)，積極推動社會民主與法制化進(jìn)程。

（三）加大干部人事檔案工作信息化建設(shè)的力度。在當(dāng)前形勢下，一方面要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案干部隊伍業(yè)務(wù)新知識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化的工作流程。利用信息系統(tǒng)軟件程序，建立起內(nèi)容翔實(shí)的干部檔案信息庫。拓寬檔案新視野、開辟資源建設(shè)的新渠道、樹立檔案利用服務(wù)的新觀念、準(zhǔn)確的查閱各種所需信息，提升檔案服務(wù)社會化水平，探索新形勢發(fā)展的現(xiàn)代化管理之路。公布一些檔案目錄、干部年度考核結(jié)果等部分內(nèi)容，共享各種人力資源信息，提高工作效率和質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案從靜態(tài)管理向動態(tài)管理轉(zhuǎn)變。

（四）提高檔案人員的綜合素質(zhì)，加大培訓(xùn)力度。為確保檔案管理工作的規(guī)范化，須重視檔案管理隊伍的建設(shè)。高校應(yīng)加大檔案人員專業(yè)培訓(xùn)力度，抓住各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)時機(jī)，充分掌握新的知識和管理技術(shù)方法，盡快適應(yīng)新時期檔案管理工作發(fā)展需要。提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟悉干部人事檔案的歸檔和整理要求，強(qiáng)化檔案的意識，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)知識培訓(xùn)，為檔案管理手段的技術(shù)升級做好充分的知識準(zhǔn)備。配備具有一定政治素養(yǎng)、科學(xué)文化知識和檔案學(xué)理論知識的專（兼）職工作人員，具備檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識和寬廣的知識面，富有責(zé)任心和耐心，具備現(xiàn)代管理能力和計算機(jī)能力。樹立終身學(xué)習(xí)理念，通過自學(xué)和參加各種檔案管理人員的培訓(xùn)及網(wǎng)上學(xué)習(xí)等形式來提高自己的業(yè)務(wù)素養(yǎng)及綜合能力，增強(qiáng)服務(wù)意識和法律意識，認(rèn)真研究新型管理模式，培養(yǎng)出既懂專業(yè)又懂現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案人才，以適應(yīng)人事檔案的現(xiàn)代化工作發(fā)展要求。

總之，高校人事檔案的管理工作只有與社會的發(fā)展相適應(yīng)，才能更好地發(fā)揮出檔案信息的功能優(yōu)勢，必須緊跟時代的潮流，積極改變現(xiàn)狀，提高工作水平和管理手段，與高等院校的改革發(fā)展相適應(yīng)。今后，要對新形勢下高校人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題高度重視起來，運(yùn)用現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化的手段和技術(shù)不斷提升其管理水平，逐步解決這些問題，為學(xué)校的人力資源開發(fā)以及利用發(fā)揮更為積極的作用。

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