用發(fā)現(xiàn)的眼光看科技檔案工作

文/黑龍江省農(nóng)科院草業(yè)研究所 杜優(yōu)穎

用發(fā)現(xiàn)的眼光看科技檔案工作

文/黑龍江省農(nóng)科院草業(yè)研究所 杜優(yōu)穎

以科技檔案工作為研究對象，對科技檔案工作進行分析，辨析科技檔案與科研檔案的概念與外延的區(qū)別、探索科技檔案管理標(biāo)準化實施設(shè)想、提出檔案工作應(yīng)增加立項建議。旨在完善科技檔案管理工作，使其更好地為科技創(chuàng)新服務(wù)。

科技檔案；概念；標(biāo)準化

習(xí)總書記在出席全國科技創(chuàng)新大會、兩院院士大會、中國科協(xié)第九次全國代表大會時發(fā)表重要講話，在我國發(fā)展新的歷史起點上，把科技創(chuàng)新擺在更加重要的戰(zhàn)略位置上，吹響建設(shè)世界科技強國的號角?？萍寂d則民族興，科技強則國家強。隨著我國科技加速發(fā)展，作為科技創(chuàng)新活動記錄的載體——科技檔案，由于其具有法律憑證作用，應(yīng)被妥善保管，高效高質(zhì)管理，使其形成于科技創(chuàng)新，最終服務(wù)于科技創(chuàng)新。隨著科技檔案的建設(shè)工作完成，科技檔案管理經(jīng)驗的不斷積累，用發(fā)現(xiàn)的眼光看科技檔案管理理論標(biāo)準與實踐落實相結(jié)合過程中的若干細節(jié)，大膽辨析，以資同行共同探討，完善科技檔案管理工作。

一、科技檔案與科研檔案的概念

科技檔案，在2008年國家質(zhì)監(jiān)總局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》中對科學(xué)技術(shù)文件材料（以下簡稱科技文件材料）定義為：記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)運營、項目建設(shè)活動和設(shè)備儀器運行、維護及其管理工作的圖表、文字、聲像等不同形式文件材料的總稱。科學(xué)技術(shù)檔案定義為：科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡稱科技檔案）國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事社會各項活動中形成的，對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件。劉偉編著的《科技檔案管理》作為黑龍江省檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)教材，將科技檔案闡述為，是記錄和反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及管理活動的各種不同載體的原始記錄總稱。

科研檔案，1987年由國家檔案局與國家科委聯(lián)合發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，將其定義為，在科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的載體的文件材料。其中第7條概括科研檔案的收集范圍，將其分為科研準備階段、實驗研究階段、總結(jié)鑒定驗收階段、成果獎勵申報階段、推廣應(yīng)用階段等。

由此可見，科技檔案與科研檔案是不同的概念，有著不同的形成內(nèi)容與外延。科技檔案涵蓋科研檔案，科研檔案是科技檔案的一部分。

二、科技檔案標(biāo)準化建設(shè)與管理

一項工作若想獲得最佳的質(zhì)量需要在完善的制度指導(dǎo)下加以高效的落實?？萍紮n案作為科技創(chuàng)新活動的記錄載體，帶有科技創(chuàng)新活動所具有的先進性、科學(xué)嚴謹性與創(chuàng)新性的特點。這就對科技檔案管理工作提出了更高的要求。

（一）按照專業(yè)領(lǐng)域建立科技檔案工作流程手冊。一百個人眼中有一百個哈姆雷特，如何保障檔案管理人員在科技檔案工作國家法規(guī)與標(biāo)準的落實過程中不走彎路，使科技檔案建設(shè)與管理工作做到有據(jù)可依，是保障科技檔案管理標(biāo)準化實施、科技檔案工作高效運轉(zhuǎn)的前提。

根據(jù)以往科研檔案建設(shè)與管理過程中查找相關(guān)材料發(fā)現(xiàn)，針對科技檔案工作我國自19世紀80年代起制定了多項相關(guān)法規(guī)。如1987年由國家科委與國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，明確了科研檔案的定義、收集范圍與內(nèi)容、制定了科研檔案的形成及歸檔、檔案工作的檢查與管理、開發(fā)與利用等相關(guān)要求，提出了檔案管理人員工作的基本任務(wù)和職責(zé)，在科研檔案工作實踐中可作為主要依據(jù)。其他相關(guān)法規(guī)還有2008年國家質(zhì)監(jiān)總局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，1980年國家經(jīng)委、科委、基建委與檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，工作中還應(yīng)遵循1998年5月起實行的新《檔案法》，2015年國家科技部、國家保密局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》。

以上國家標(biāo)準與科技檔案工作依規(guī)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合各領(lǐng)域（專業(yè)）工作特性加以落實。建議各領(lǐng)域（專業(yè)）以國家法規(guī)及標(biāo)準為依據(jù)，建立科技檔案建設(shè)與管理工作手冊。建議國家檔案局與各科技領(lǐng)域（專業(yè)）主管單位合作，共同梳理科技檔案建設(shè)與管理工作各項環(huán)節(jié)，制定科技檔案建設(shè)與管理工作法規(guī)與標(biāo)準。指導(dǎo)該領(lǐng)域（專業(yè)）科技檔案工作標(biāo)準化的落實。

（二）考核與逐級檢查制度落實情況。《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》中第14條對于科研檔案的定期檢查工作做出了指導(dǎo)。除國家各級檔案部門實行定期走訪檢查外，各科研單位應(yīng)當(dāng)形成考核制度與逐級定期檢查制度，以提高檔案管理標(biāo)準化的落實。

三、提高重視，增加立項，促進成果推廣轉(zhuǎn)化

適當(dāng)增加科技檔案研究課題的立項。黑龍江省作為農(nóng)業(yè)大省，項目資助應(yīng)以農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新、農(nóng)民增收為主。但隨著科技創(chuàng)新向縱深發(fā)展，隨之形成的日益增多的科技檔案需要高效管理；隨著知識產(chǎn)權(quán)保護受到前所未有的重視，作為具有法律憑證作用的科技檔案，不應(yīng)受到忽視。

如何將科技檔案管理做到提質(zhì)增效，是一項值得關(guān)注的問題，應(yīng)當(dāng)運用科學(xué)的方法予以研究。在CNKI中以“科技檔案”為關(guān)鍵詞，共檢索到科技論文7484篇。2006～2016年，共有相關(guān)論文2619篇。檔案工作者已進行了很多研究，但將研究成果大多停留紙上，落地熟化的卻不多。應(yīng)當(dāng)將成熟的研究成果加以立項，大力推廣具有專業(yè)特性的科技檔案規(guī)范化管理方法，以指導(dǎo)、完善科技檔案工作。

四、保密工作不應(yīng)忽視

《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》中第2條規(guī)定，科學(xué)項目規(guī)劃、計劃、科技項目和成果中關(guān)系國家安全和利益，依照國家法定程序規(guī)定，在一定時期一定范圍內(nèi)可知的事項，稱為國家科學(xué)技術(shù)秘密。《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》第10條將密級分為，秘密、機密、絕密三個等級。并提出，科學(xué)技術(shù)原則上不確定為國家科技秘密?！犊茖W(xué)技術(shù)保密規(guī)定》第11條，規(guī)定對國內(nèi)外已公開、無國際競爭力不涉及國家安全、難以控制知悉范圍、已流傳或受自然條件制約的傳統(tǒng)工藝等情況之一的，不確定為國家科技秘密。

科學(xué)技術(shù)雖然原則上不確定為國家科技秘密，但保密工作仍不容忽視。隨著各國間科技創(chuàng)新的不斷發(fā)展，知識產(chǎn)權(quán)保護重視程度的加深，網(wǎng)絡(luò)安全等問題不斷產(chǎn)生。作為農(nóng)業(yè)科技領(lǐng)域，各國間植物資源、有益基因爭奪的加劇，要求農(nóng)業(yè)科研工作者對于保密工作需要持有警醒的態(tài)度。

科技檔案建設(shè)與管理是服務(wù)科技創(chuàng)新的一部分，使各領(lǐng)域（專業(yè)）科技檔案管理各環(huán)節(jié)操作有據(jù)可依，是科技檔案工作高質(zhì)運轉(zhuǎn)的有力保障。本研究以發(fā)展的眼光，探索工作實際遇到的困惑與瓶頸，并提出設(shè)想，以期讓科技檔案工作更好地服務(wù)科研。

［1］中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局.GB/ T11822-2008 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求［S］.北京:中國標(biāo)準出版社，2008.

［2］劉偉.科技檔案管理［M］.哈爾濱:黑龍江人民出版社，2008:2.

［3］國家科委，國家檔案局.科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定［Z］.北京:1987.

［4］國家科技部，國家保密局.科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定［EB/OL］.科學(xué)技術(shù)部國家保密局令第16號，（2015-11-16）.