打造適應(yīng)時(shí)代要求的陜西測(cè)繪文書(shū)“輕檔案”
——供給側(cè)改革下的檔案工作新思考

文/國(guó)家測(cè)繪檔案資料館大地測(cè)量檔案分館　李海霞

打造適應(yīng)時(shí)代要求的陜西測(cè)繪文書(shū)“輕檔案”
——供給側(cè)改革下的檔案工作新思考

文/國(guó)家測(cè)繪檔案資料館大地測(cè)量檔案分館李海霞

從供給側(cè)改革的角度出發(fā)，首次從“輕”載體、“輕”管理及“輕”利用三個(gè)方面對(duì)如何打造適應(yīng)時(shí)代要求的陜西測(cè)繪文書(shū)“輕檔案”進(jìn)行了探討，提供了有益的建議。

文書(shū)；檔案；供給側(cè)；改革

2015年11月10日，習(xí)近平在中央財(cái)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組第十一次會(huì)議上首次提出了供給側(cè)改革，為各行各業(yè)的發(fā)展提供了新思路、新方法，國(guó)家檔案局也提出了“推進(jìn)檔案工作提質(zhì)增效”的要求。2016年兩會(huì)期間，檔案工作也需從供給側(cè)發(fā)力被多次提及。

近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，測(cè)繪地理信息事業(yè)行政職能的強(qiáng)化、業(yè)務(wù)范圍的拓展、服務(wù)領(lǐng)域的延伸，測(cè)繪文書(shū)檔案的價(jià)值得到快速提升和凸顯。為進(jìn)一步發(fā)掘測(cè)繪文書(shū)檔案供給側(cè)的建設(shè)與管理，本文首次嘗試引入“輕檔案”進(jìn)行探討。

一、相關(guān)概念

所謂“輕檔案”，是相對(duì)傳統(tǒng)檔案而言的，就是引領(lǐng)新常態(tài)，減少無(wú)效檔案需求，擴(kuò)大有效檔案需求，打造優(yōu)質(zhì)高效的現(xiàn)代檔案。走出一條有質(zhì)量、有效益、可持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)代檔案新路子?！拜p檔案”是供給側(cè)改革在檔案事業(yè)的新應(yīng)用、新延伸，是搞活檔案事業(yè)的重要方法。

測(cè)繪文書(shū)檔案是在測(cè)繪工作中形成的真實(shí)記錄，內(nèi)容涵蓋人事、財(cái)會(huì)、黨政、工會(huì)、生產(chǎn)等多個(gè)方面，是反映測(cè)繪地理信息從業(yè)單位測(cè)繪文化、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)等發(fā)展進(jìn)程的重要記錄載體，是推動(dòng)測(cè)繪地理信息事業(yè)又好又快發(fā)展的寶貴財(cái)富。

二、打造適應(yīng)時(shí)代要求的陜西測(cè)繪文書(shū)“輕檔案”

陜西省測(cè)繪事業(yè)始于20世紀(jì)50年代，測(cè)繪文書(shū)檔案也相應(yīng)產(chǎn)生。經(jīng)過(guò)近60年的發(fā)展，陜西測(cè)繪文書(shū)檔案有了較快發(fā)展。隨著陜西邁向中等發(fā)達(dá)省份，各行各業(yè)即將步入快速發(fā)展期。為進(jìn)一步給各行各業(yè)提供測(cè)繪服務(wù)保障，就要求測(cè)繪文書(shū)檔案從供給側(cè)入手，緊緊圍繞測(cè)繪文書(shū)檔案“服務(wù)大局、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生”的宗旨，想方設(shè)法從檔案載體、管理、利用等方面打造適應(yīng)時(shí)代要求的陜西測(cè)繪文書(shū)“輕檔案”。

（一）加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案“輕”載體。隨著國(guó)家測(cè)繪地理信息局對(duì)檔案建設(shè)的進(jìn)一步規(guī)范，陜西測(cè)繪文書(shū)檔案目前由測(cè)繪文書(shū)檔案、大事記、照片檔案組成，部分測(cè)繪單位建設(shè)了具有自身特色的榮譽(yù)室。測(cè)繪文書(shū)檔案管理單位都能按照規(guī)定做好紙質(zhì)歸檔工作，但檔案數(shù)字化工作僅有部分單位開(kāi)展，測(cè)繪文書(shū)檔案的全部數(shù)字化尚需一段時(shí)間。一部分測(cè)繪文書(shū)檔案年代較為久遠(yuǎn)，存在紙質(zhì)易損、規(guī)格不統(tǒng)一、歸檔方法不一致等問(wèn)題，在數(shù)字化的過(guò)程中，從調(diào)卷、整理開(kāi)始，到拆卷、掃描、圖像處理、質(zhì)檢、還卷等環(huán)節(jié)，要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的數(shù)字化人員及復(fù)核人員，要確保紙質(zhì)檔案不缺損，電子檔案不漏項(xiàng)，同時(shí)，要對(duì)電子化的檔案進(jìn)行統(tǒng)一處理，確保圖像質(zhì)量一致、規(guī)格統(tǒng)一、技術(shù)規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。通過(guò)測(cè)繪文書(shū)檔案的全數(shù)字化，可以借助計(jì)算機(jī)真正實(shí)現(xiàn)檔案載體的“輕”，有效保護(hù)紙質(zhì)檔案，減少檔案管理人員的繁重工作；是實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化、自動(dòng)化管理的基礎(chǔ)；能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的異地傳輸與利用，大大提高檔案利用效率。

（二）做好文檔一體化建設(shè)，推動(dòng)檔案“輕”管理。

目前，部分測(cè)繪單位就文檔一體化建設(shè)推行OA內(nèi)網(wǎng)管理方式，真正實(shí)現(xiàn)了文檔一體化，有利于檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，同時(shí)，為檔案的預(yù)歸檔與查詢提供了極大便利，真正實(shí)現(xiàn)了“輕”管理。該OA內(nèi)網(wǎng)管理從公文發(fā)文開(kāi)始就按照統(tǒng)一的模板進(jìn)行規(guī)范，所有公文按照文種、標(biāo)題、簽發(fā)人、正文、附件等一一進(jìn)行填寫(xiě)，由系統(tǒng)按照文種形成字號(hào)標(biāo)準(zhǔn)、格式規(guī)范的公文。發(fā)文審批單隨即形成，經(jīng)OA系統(tǒng)由經(jīng)辦人、部分負(fù)責(zé)人、單位主管（分管）領(lǐng)導(dǎo)簽字后，打字員統(tǒng)一打印分發(fā)。分發(fā)的文件經(jīng)檔案管理人員篩選后，部分文件可以直接電子化，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子文件預(yù)歸檔，并根據(jù)發(fā)文時(shí)間自動(dòng)進(jìn)行編號(hào)排序。部分文件的請(qǐng)示與批復(fù)文件、來(lái)函與復(fù)函等可以輸入關(guān)鍵詞后，由系統(tǒng)或手動(dòng)劃分為一件歸檔文件。在OA后臺(tái)，可以根據(jù)發(fā)文部門(mén)、文種、年份、保管期限的不同，進(jìn)行粗略分類(lèi)，一旦需要查找，可以查詢?nèi)魏谓?jīng)OA系統(tǒng)發(fā)出的文件。到來(lái)年5月份正式歸檔時(shí)，只需從OA系統(tǒng)導(dǎo)出，即可實(shí)現(xiàn)測(cè)繪文書(shū)檔案的數(shù)字化歸檔工作。

（三）建立AMIS管理系統(tǒng)，實(shí)行檔案“輕”利用。結(jié)合陜西測(cè)繪文書(shū)檔案的特點(diǎn)，從真正實(shí)現(xiàn)“輕”利用的角度出發(fā)，著重從建立檔案管理信息系統(tǒng)（Archives Management Information System， AMIS）的角度出發(fā)，結(jié)合供給側(cè)的需求，分別探索AMIS的C/S（胖客戶端，主要適用于局域網(wǎng)）模式、B/S（瘦客戶端，主要適用于遠(yuǎn)程連接）模式及SC/S（智能客戶端，支持遠(yuǎn)程、局域網(wǎng)及單機(jī)工作）模式。

在建設(shè)的過(guò)程中，C/S模式主要承擔(dān)所有檔案的存儲(chǔ)、更新及測(cè)繪內(nèi)部人員使用的功能，要提供完整的目錄、檢索、分類(lèi)、更新等功能，具備提醒已過(guò)涉密期文件目錄功能，同時(shí)，要通過(guò)口令、授權(quán)等確保檔案安全。

B/S模式則通過(guò)在測(cè)繪單位門(mén)戶網(wǎng)站提供專(zhuān)門(mén)窗口，面對(duì)遠(yuǎn)程用戶，主要提供簡(jiǎn)單的瀏覽、查詢、數(shù)據(jù)輸入等服務(wù)。如有需要，則可以通過(guò)在線申請(qǐng)、來(lái)電來(lái)函等方式索取檔案。

SC/S模式則主要針對(duì)政府、企事業(yè)單位等高端用戶，通過(guò)不同的用戶名及授權(quán)，提供自動(dòng)更新、動(dòng)態(tài)加載及方便的單機(jī)服務(wù)，通過(guò)分門(mén)別類(lèi)的目錄、編研，為關(guān)系國(guó)計(jì)民生的一系列重大決策或企業(yè)運(yùn)行發(fā)展提供依據(jù)。

通過(guò)這三種AMIS模式，對(duì)測(cè)繪文書(shū)檔案利用客戶進(jìn)行細(xì)分，將大大提高供給側(cè)需求，為客戶提供更滿意服務(wù)。

三、打造測(cè)繪文書(shū)“輕檔案”應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

通過(guò)檔案的“輕”載體、“輕”管理、“輕”利用真正實(shí)現(xiàn)適應(yīng)時(shí)代要求的測(cè)繪文書(shū)“輕檔案”。同時(shí)，為保證陜西測(cè)繪文書(shū)“輕檔案”的實(shí)現(xiàn)，還需要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

（一）要統(tǒng)一“輕檔案”建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。為保證陜西測(cè)繪文書(shū)“輕檔案”的統(tǒng)一、有序開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)不同測(cè)繪部門(mén)、測(cè)繪單位間的無(wú)縫接續(xù)，迫切需要測(cè)繪文書(shū)檔案管理部門(mén)出臺(tái)系列制度，對(duì)“輕檔案”建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，為將來(lái)陜西乃至全國(guó)測(cè)繪文書(shū)大數(shù)據(jù)“輕檔案”奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）要注意“輕檔案”保密問(wèn)題。部分測(cè)繪文書(shū)檔案為涉密檔案，要嚴(yán)格按照涉密檔案進(jìn)行保存與管理。保密期限到期后，要按照相關(guān)手續(xù)進(jìn)行解密，及時(shí)向公眾公開(kāi)，提高文件的利用效率。

（三）要做好“輕檔案”人才儲(chǔ)備。陜西測(cè)繪“輕檔案”的建設(shè)，對(duì)測(cè)繪文書(shū)檔案管理人員提出了更高的要求，因此要做好具有較高計(jì)算機(jī)水平、較好檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)、較為敏銳市場(chǎng)意識(shí)的檔案人才的培養(yǎng)儲(chǔ)備工作，以滿足未來(lái)測(cè)繪文書(shū)檔案的發(fā)展需求。

四、結(jié)語(yǔ)

文章從三個(gè)方面就如何建設(shè)陜西測(cè)繪文書(shū)“輕檔案”進(jìn)行了嘗試與探討，“輕檔案”的建設(shè)成為測(cè)繪文書(shū)檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著測(cè)繪文書(shū)檔案管理部門(mén)制度的進(jìn)一步建立與完善，將來(lái)“輕檔案”的建設(shè)必將會(huì)有更多更好的思路與建議。

［1］李尚才.實(shí)施“六大工程”打造現(xiàn)代活力的“輕檔案”［J］.中國(guó)檔案報(bào)，2016（3）.

［2］國(guó)家檔案局.全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要［J］.蘭臺(tái)世界，2016（4）.

［3］供給側(cè)改革成中國(guó)經(jīng)濟(jì)熱詞，國(guó)企加速清退僵尸企業(yè)［DB/ OL］.新浪網(wǎng)，2015-12-17.

［4］許祥生.淺談檔案信息化建設(shè)［DB/OL］.中國(guó)檔案資訊網(wǎng)，2014-6.4.