新形勢下企業(yè)文書檔案保密工作

文/中國建筑第二工程局有限公司深圳分公司　華玉婷

新形勢下企業(yè)文書檔案保密工作

文/中國建筑第二工程局有限公司深圳分公司華玉婷

企業(yè)文書檔案管理人員經(jīng)常聯(lián)系黨政領(lǐng)導(dǎo)，參加各種重要會議，管理許多重要的檔案和文件，有更多的機會聯(lián)系黨和國家的機密文件和檔案。因此，增強保密意識及保密性的理念，對做好文書檔案保密具有重要意義。

企業(yè)文書；檔案管理；檔案保密

一、企業(yè)發(fā)展過程中文書檔案管理的重要性

企業(yè)文書檔案管理工作應(yīng)嚴格按照國家規(guī)定施行，依照相關(guān)的法律條例完成工作。隨著時代的進步，檔案管理會給公司運營帶來很大的便捷。基層員工檔案的建立會幫助高層領(lǐng)導(dǎo)人對于員工詳細情況的掌握，更加全面的對公司情況進行了解。檔案工作的健全也有益于員工之間的團結(jié)，和睦相處， 是各單位穩(wěn)定與統(tǒng)一，和諧發(fā)展的關(guān)鍵，是公司有序發(fā)展，高效管理，協(xié)調(diào)運作的基礎(chǔ)，對單位的管理和執(zhí)行有一定的幫助。

部分文書檔案記載了國家的發(fā)展歷史，科研成果，經(jīng)濟數(shù)據(jù)，背景資料等。這些文書檔案不僅記錄了歷史的來源，也為未來的職業(yè)發(fā)展指明了方向，這些資料一旦泄露，將會為企業(yè)甚至國家的發(fā)展帶來不可估計的災(zāi)難。同時，文書檔案的保密也有利于工作崗位的公平競爭，保證了工作崗位的純潔性。保證企業(yè)文件和檔案的安全性，為企業(yè)創(chuàng)造一個公平、公正、安全的工作環(huán)境。

工作過程中一定要保證檔案的安全。當(dāng)檔案管理工作出現(xiàn)紕漏時要及時修改補救。想要做好文件保密工作，就必須嚴守工作制度，堅持安全保密理念。

不得私自泄露任何工作內(nèi)容。文書檔案保密工作的安全性必須要引起各方高度重視，齊心協(xié)力，共同做好文書的保密工作。

檔案安全是確保檔案保密工作的基礎(chǔ)，因此，加強檔案保密工作是保障檔案安全的重要措施。做好檔案的保密工作才能提高檔案管理的安全性，為員工的基本工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、強化企業(yè)檔案保密工作的管理機制

企業(yè)文書檔案管理工作要嚴格制定工作計劃和規(guī)章制度。加強各級領(lǐng)導(dǎo)的分工作用，把每一個任務(wù)都進行細節(jié)化，做到所謂的“包產(chǎn)到戶”，落實文書檔案和保密工作責(zé)任制。明確各個檔案管理制度的重要性，作為企業(yè)文書檔案管理的工作人員，一定要熟悉檔案的管理流程，高標(biāo)準(zhǔn)的要求每一步都不允許出錯。要健全完善的檔案管理制度，定期要進行工作管理的視察和不定期抽查。規(guī)定時間對檔案管理的硬件設(shè)施做維修和防護，為防止檔案內(nèi)容泄露，應(yīng)保證每次進入檔案室或檔案庫有兩個人以上的密碼合并開啟。設(shè)立標(biāo)語，在工作環(huán)境中張貼各種關(guān)于檔案工作要保密的宣傳標(biāo)語，保證每個人每日都能見到，以起到強化工作精神的目的。要建立定期的檢查監(jiān)督制度，由專人進行定期對工作進行抽查維護，指導(dǎo)保密工作的進行。

在日常機密文件的交流使用中，要確保工作負責(zé)人同意后方可進行檔案閱讀，要設(shè)置檔案閱覽簽到制度，即閱讀過該本檔案的人員必須進行實名簽到，并注明詳細時間段。同時要有文書檔案保密管理人員的備注簽字，這樣才得以確保檔案管理過程中不出現(xiàn)安全紕漏。過期檔案的銷毀必須經(jīng)由專項負責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)人簽字同意，各小組單位負責(zé)人統(tǒng)一表決后進行檔案銷毀。經(jīng)過銷毀的檔案在檔案管理室內(nèi)不能私自遺留，信息全面清洗。經(jīng)過銷毀的檔案各單位不得私自備份，一旦違規(guī)，一定要嚴格按照法律規(guī)章制度處理。

企業(yè)文書檔案管理人員要熟悉每份檔案的使用內(nèi)容和文書檔案存在的現(xiàn)實意義，依照它的使用價值和保存價值來評判檔案的保管期限。企業(yè)文書的檔案保密制度由國家相關(guān)法律規(guī)定，保密期限是國家秘密事項受國家有關(guān)保密法律和法規(guī)的保護所產(chǎn)生法律效力的時限?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定以外，絕密級事項不超過三十年，機密級事項不超過二十年，秘密級事項不超過十年。保密期限在一年及一年以上的以年為單位標(biāo)密，在一年以內(nèi)的以月標(biāo)密。而這里所指的“特殊規(guī)定”是表示制定保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密的文件、資料，在制作機關(guān)或上級單位未做出解釋前，其他機關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期保管的秘密管理措施，不得擅自給予解密或隨意對外提供及銷毀。

制定長期檢查制度，防患于未然。檔案保密工作要求每位與檔案管理有關(guān)的人員必須接受單位其他工作人員的監(jiān)督檢查。而各級領(lǐng)導(dǎo)和與秘密檔案有關(guān)的人員要接受檔案管理人員的檢查和督促。同級保密工作部門要保證檔案信息的準(zhǔn)確性和嚴密性。檔案管理人員要及時查漏補缺，對于檔案監(jiān)督檢查必須要嚴格按照檢查的規(guī)章制度來進行，定期對工作內(nèi)容進行梳理，對于存在的問題要提出后集思廣益進行解決。同時保密工作要和保密教育同步進行，在保密工作的施行過程中也要進行教育工作，對于檔案管理人員多進行思想灌輸，以高標(biāo)準(zhǔn)要求檔案管理人員思維的嚴謹和行為的規(guī)范。

制定一定的考核制度，要求每個檔案管理人員嚴格按照工作制度進行規(guī)范操作，獎罰分明。將每一階段的工作效率和工作業(yè)績納入考核當(dāng)中，以分數(shù)的形式定期進行評優(yōu)。同時，檔案管理人員要建立與單位各個管理階層的聯(lián)系渠道，熟悉單位的人員調(diào)配問題。明確各個人員規(guī)定負責(zé)的人員數(shù)量，規(guī)定任務(wù)、職責(zé)和聯(lián)系方式。工作業(yè)績將作為人員離職時主要的業(yè)務(wù)評價。

三、要加強檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

當(dāng)今社會發(fā)展迅速，許多檔案管理已經(jīng)由原來的紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的電子化。這就要求檔案管理人員要充分熟悉電子軟件的操作，擁有一定的電子技巧。同時對于檔案管理人員的學(xué)歷必須嚴格要求，不得有任何的疏忽泄露。在高標(biāo)準(zhǔn)要求檔案管理人員學(xué)歷的條件下，還要求工作人員有一定的職業(yè)道德素養(yǎng)，尊重自己的職業(yè)，尊重自己的工作內(nèi)容。

要注意選拔有經(jīng)驗、有專業(yè)培訓(xùn)背景的文書檔案管理人員，企業(yè)還要進行定期或不定期的抽查考核制度， 保證檔案管理人員的工作態(tài)度嚴謹。同時，我們還可以實行檔案管理人員優(yōu)秀的評級獎金發(fā)放制度，以此來調(diào)動人員對于工作態(tài)度的積極性和參與性。工作單位要在保證工作人員高素質(zhì)高標(biāo)準(zhǔn)的前提下，有一定的資金儲備來為檔案保密工作奠定基礎(chǔ)。要提供一定計量的高技術(shù)電子設(shè)備為檔案保密工作保駕護航。要定期對電子設(shè)備進行維護和修理，查殺木馬等，以此保證在檔案管理過程中硬件軟件雙項齊全的工作目標(biāo)。

四、結(jié)語

在科技時代，經(jīng)濟的繁榮和文化的昌盛與時俱進。越來越多的工作崗位對于人員的信息要求也越來越詳細，這樣就彰顯了如今文書檔案保密工作的重要地位。

我們應(yīng)該認識到，社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)和科教興國戰(zhàn)略，這都需要檔案保密工作更加完善和成熟。

如何做好檔案的保密工作任務(wù)艱巨，而每一個檔案管理人員都必須在工作中積累更多的經(jīng)驗，根據(jù)企業(yè)的規(guī)章制度，制定合理的檔案保密規(guī)章制度。不斷提高自己的文書檔案管理工作，既要保證國家的工作需求，也要滿足企業(yè)日常的工作需求。對于一個企業(yè)來說，想要在飛速發(fā)展發(fā)展的今天有一個良好的平臺，就必須要保證高質(zhì)量的工作水平和高素質(zhì)的人員配置。切實落實工作計劃和工作要求，不做紙上談兵之事。這樣才能切實提高企業(yè)文書檔案管理工作，確保文書檔案的保密性。我們要在檔案保密工作中既要堅守舊法還要勇于創(chuàng)新，努力將企業(yè)的文書檔案保密工作推上一個新的平臺。

［1］張璐.論新形勢下企業(yè)文書檔案保密工作［J］.機電兵船檔案，2012，（4）:20-21.

［2］黃瑛.論新形勢下企業(yè)文書檔案保密工作［J］.機電兵船檔案，2013，（5）:38-40.

［3］尹玲.新形勢下企業(yè)文書檔案保密工作［J］.科學(xué)時代，2015，（14）:62-62.