試論電子文件在檔案管理應(yīng)用中的必要性

文/山西省陽泉市郊區(qū)食品藥品稽查隊　任愛鳳

試論電子文件在檔案管理應(yīng)用中的必要性

文/山西省陽泉市郊區(qū)食品藥品稽查隊任愛鳳

隨著電腦、電子技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案呈現(xiàn)出了存放數(shù)量冗多，保管條件差，查找利用率低，受時間和地域的限制等許多弊端，遠遠不能適應(yīng)當(dāng)前信息年代的需求。而電子文件與紙質(zhì)文件相比，省錢、省力、省時、高效，利于保存，制取設(shè)備簡單，易于推廣普及，為社會提供了更快捷、更高效、更方便的檔案信息服務(wù)。但針對電子文件取得難、收集難、管理難的問題，就要建立健全各項規(guī)章制度；加強對相關(guān)人員進行專業(yè)技能的培養(yǎng)和檔案管理人員的道德素質(zhì)建設(shè)；要加強電子文件的保存和保護，防止數(shù)據(jù)的丟失和破壞，確保安全。所以，電子文件在檔案管理中的應(yīng)用已成為一種必然趨勢，也是一項長期而艱巨的任務(wù)。加快電子文件在檔案管理中的應(yīng)用，需要領(lǐng)導(dǎo)重視、轉(zhuǎn)變觀念、提高認識，加大投入，培養(yǎng)人才等，扎扎實實抓好電子檔案管理的基礎(chǔ)性工作，使“死檔案”變成“活資料”，為社會提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。

電子文件；檔案管理；應(yīng)用；迫在眉睫

檔案是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。近年來，隨著電腦、電子技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作方式呈現(xiàn)出了諸多弊端，已經(jīng)遠遠不能適應(yīng)當(dāng)今信息年代的需求。因此，實現(xiàn)電子文件在檔案管理中的應(yīng)用勢在必行。

一、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的問題

檔案工作是一項細致而復(fù)雜的長期性的工作，要做好、做優(yōu)檔案管理工作就必須認清當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀。

（一）檔案管理手段落后?，F(xiàn)在大部分單位還靠人工管理紙質(zhì)檔案，無論是在收集整理，還是在存檔查閱，工作量都很大，效率很低，費時費力。

（二）檔案儲備設(shè)施落后。從保存檔案角度來講，紙質(zhì)檔案資料一旦保存不好，就會受到損壞，甚至丟失，檔案資料零亂、分散勢必也會給工作管理造成混亂，為今后的工作帶來了不必要的麻煩。

（三）檔案工作重藏輕用。檔案工作的最終目的是為了向社會提供服務(wù)和利用。但有些單位在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料來提高工作效率，造成大量信息資源的閑置與浪費。有的在紙質(zhì)檔案利用中還要受時間和距離的限制。

二、電子文件在檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)勢

（一）電子文件定義及其特點。所謂電子文件，是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、電子存儲設(shè)備、磁盤和光盤等化學(xué)、磁性材料為載體的文字材料、圖片等。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點：

1.電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；

2.電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；

3.電子文件的利用是可共享的，不受時間和距離的影響；

4.電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

（二）與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件具有以下優(yōu)點。

1.省錢。采用電子文件管理檔案，只在初期取得文件夾時要投入一定的資金，文件取得后，只需花少量費用復(fù)制即可，而采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件對檔案進行手工編研，需要很多的經(jīng)費，由此給國家和檔案部門造成財力負擔(dān)。

2.省力。采用電子文件管理檔案，可充分利用和發(fā)揮計算機、網(wǎng)絡(luò)等各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備的潛能，使文件的查詢、修改、保存、傳輸?shù)裙ぷ鞲淄瓿桑纱罅抗?jié)省人力、物力。

3.省時。采用電子文件管理檔案，可以縮短二次文獻信息的加工時間，從而提高檔案信息的時效性。

4.高效。采用電子文件管理檔案，信息成果可多份拷貝，從而擴大了檔案的應(yīng)用領(lǐng)域，拓寬了服務(wù)范圍，取得良好的社會效益。

（三）與傳統(tǒng)檔案縮微技術(shù)相比，電子文件具有如下優(yōu)點。

1.電子文件制取設(shè)備簡單，易于推廣普及，一般的單位或檔案管理部門利用現(xiàn)有的計算機設(shè)備再附加一些設(shè)施，操作人員稍加培訓(xùn)，按照提示進行操作即可取得。

2.電子文件易于保存，電子文件可保存在光盤上，光盤存儲密度高，一張普通的光盤能存儲的內(nèi)容相當(dāng)于上面的A4文件或16毫米縮微膠卷的存儲量。

三、電子文件在檔案管理應(yīng)用中的必要性

（一）電子文件的優(yōu)勢對檔案管理的轉(zhuǎn)型提出了新的要求。當(dāng)前，各項檔案管理工作中，電子文件以其自身的優(yōu)勢，取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，不僅提高了檔案管理的效率，也為信息的使用者提供了較為先進的信息查詢方式，對檔案管理工作提出了新的要求。

（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的分類方法已經(jīng)無法適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展的需要。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理分類，往往都是套用簡單的分類模式，無法做到具體問題具體分析。因此，在新時期為了適應(yīng)信息化管理的需要，必須要將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案分類方法進行改進，通過不同的信息標(biāo)簽，對檔案信息進行科學(xué)分類。為了更加適應(yīng)實際需要，不同的檔案管理部門在檔案信息的分類方式上會不盡相同，但檔案分類將更貼近信息使用者的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理實際狀況，分類也將更合理、更科學(xué)、更規(guī)范。

（三）檔案工作的重心從收集保管向開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。檔案工作的最終目的是為了開發(fā)利用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息工作注重收藏保管，輕視開發(fā)利用。電子文件檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)異地遠程利用，為需要者提供更方便、更快捷的檔案信息服務(wù)。

四、電子文件在檔案管理應(yīng)用中的難點及對策

當(dāng)前，電子文件在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)成為必然的趨勢。如何能通過有效的策略實現(xiàn)由紙質(zhì)檔案向電子檔案的有效轉(zhuǎn)型，是當(dāng)前我們面臨的一個重要問題，筆者認為，可以從以下3個方面來實現(xiàn)。

（一）建立健全規(guī)章制度。針對電子文件取得難、收集難、管理難的問題，就要建立健全各項規(guī)章制度，促使檔案的相關(guān)部門把收集、保管和利用好電子文件當(dāng)成一項重要任務(wù)來完成，以保證電子檔案內(nèi)容的齊全和完整。

（二）加強對管理人員隊伍素質(zhì)的建設(shè)?，F(xiàn)代檔案管理的工作人員要求要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。為此，一方面是對相關(guān)人員進行專業(yè)技能的培養(yǎng)，使他們熟練掌握電子檔案的收集、分類、歸檔等相關(guān)技能；另一方面則要加強對檔案管理人員的道德素質(zhì)建設(shè)，不斷完善崗位責(zé)任制度，使檔案工作人員形成較強的責(zé)任感。

（三）切實解決好電子文件的安全問題。檔案的安全性一直以來都是檔案管理工作的重點，由于電子文件信息具有一定的特殊性，容易受到人為的破壞或者篡改，因此，要加強電子文件的保存和保護，防止數(shù)據(jù)的丟失和破壞，確保安全。

綜上所述，電子文件在檔案管理中的應(yīng)用已成為一種必然趨勢，也是一項長期而艱巨的任務(wù)。加快電子文件在檔案管理中的應(yīng)用，需要領(lǐng)導(dǎo)重視、轉(zhuǎn)變觀念、提高認識，加大投入，培養(yǎng)人才等，扎扎實實抓好電子檔案管理的基礎(chǔ)性工作，使“死檔案”變成“活資料”，為社會提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。