關于加強學院檔案工作的若干思考

文/山東省濟南市技師學院 于紅麗

關于加強學院檔案工作的若干思考

文/山東省濟南市技師學院 于紅麗

在學院人才培養(yǎng)過程中，檔案工作顯示出其舉足輕重的作用，它是研究改進、提高教育事業(yè)不可多得的寶貴史料和學院管理工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)。從檔案管理的組織保障和制度建設、檔案資料的規(guī)范保存、檔案工作者知識能力的培養(yǎng)等方面進行了一些探討，并對進一步加強檔案工作提出了幾點建議。

學院；檔案工作；知識管理

一、檔案管理的組織保障和制度建設

檔案管理工作是提高學院工作效率和進行教育教學重要基礎和必要條件，筆者認為，要抓好學院檔案工作，首先要提升檔案管理水平。

（一）檔案管理的組織保障。建立健全管理機構，加強對檔案工作的領導。學校要成立以院長為組長、各處室負責同志參與的檔案工作領導小組，健全檔案機構管理網絡，建立綜合檔案室，配備專職檔案員。學院黨委、院長辦公室、教務處、人事處、招就處、培訓處、總務處、工會、團委以及各系等都要設有兼職檔案員，從組織上、人員配備上保證檔案工作的順利開展。檔案工作領導小組要認真研究解決檔案管理工作中所涉及的經費、設備、檔案用房等硬件問題，改善檔案管理條件和工作環(huán)境，建立指揮靈活的檔案管理信息網絡，使檔案工作與學院其他各項管理工作同步發(fā)展 。學院要組織好《檔案法》學習與宣傳活動。院領導要結合本院實際，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工增強檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺維護學院檔案工作的氛圍。

（二）檔案工作的規(guī)范化管理。學院要建立論文聯盟、健全完善的檔案管理工作制度，使檔案工作逐步實現規(guī)范化管理。學院還應把檔案工作納入處室和各系工作目標管理責任制的檢查考核中，各部門按工作目標責任制和學院制定的檔案、臺賬資料考評表的要求，結合年終考核與個人獎勵掛鉤外，還要作為年終評優(yōu)選先的依據，認真研究落實本部門的檔案工作任務，做到各部門、各科室，職責明確，建立規(guī)范化的制度，基本做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標，這就在細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。

二、檔案資料的收集整理和規(guī)范保存

檔案資料是學院正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，搞好各類文件材料的收集整理是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎。而檔案資料的規(guī)范保存也直接反映了本單位的工作實績。

（一）檔案資料的收集和整理工作。學院檔案形成不同于一般的文書檔案，它形成的時間具有特殊性，是每年的9月1日至下一年的8月31日而形成的，如學生的學籍表（卡）、學生登記表、各科成績表等，是按學制年度形成的，在最后一個學年內才立卷歸檔；學院檔案還具有很強的周期性，即每一屆學生從入學到畢業(yè)為一個教學周期，檔案材料是每屆學生從入學到畢業(yè)這段時間延續(xù)產生。這就要求檔案管理人員要勤收集、勤整理、勤檢查核實立卷，把好收集整理關。檔案的收集要不分巨細，悉數保存，原始的東西往往是最寶貴的東西，在大量收集留存的基礎上“去粗取精”。對于教師資料，學院要抽出專人搞好收集整理，幫助教師建立個人檔案，并幫助他們整理保存，教職工個人資料每年要由教職工本人填寫一次，這樣將對教師產生凝聚和促進作用；圖片資料，學院舉行的各類活動，比如重要會議、學術交流、培訓、觀摩、接待來訪、采訪錄像、師生獎懲等等，這些都要按年度登記保存；學術資料，也應整理好編印成冊，全部歸檔保存；新聞資料，國內外各類報紙刊物及電臺互聯網上發(fā)表的圖片和文字材料，平時要注意收集；榮譽檔案，即獲獎的資料，除登記外，還將獎品的照片、證書的復印件及原件作為資料存檔。

（二）規(guī)范檔案簿、冊管理，健全登記檢索系統(tǒng)。檔案資料收集整理齊全后，接下來的重要工作就是把好質量關和利用關。要特別抓好《教師登記簿》《學生的學籍表》《畢業(yè)生登記簿》《統(tǒng)計資料登記簿》《后勤職工登記簿》等重要賬簿的管理?！督處煹怯洸尽肥呛苤匾牡怯洸?，它是教師情況總的登記簿，它的檢索要素為總順序號。要按照時間順序進行流水登記，并進行逐個編號。編號可由三個成分組成，即教師的編號、登記簿的順序號和資料室總順序號；《后勤職工登記簿》主要記錄后勤職工的個人資料，登記方法同《教師登記簿》；《學生的學籍表》《畢業(yè)生登記簿》是以班級為單位建立戶頭的登記簿，設置項目與《教師登記簿》大體相同，要分別按系別、班級逐個登記，這樣，任何人都可以毫不費力地找出其中的相關資料；《統(tǒng)計資料登記簿》即登記教育教學數據統(tǒng)計資料等。此外還有《活動圖冊》《獎懲登記簿》等等眾多簿、冊，就不一一列舉。

（三）改善檔案的保存條件。學院檔案大多是紙質資料，保存檔案是至關重要的工作，要注意調節(jié)檔案室濕度，保持通風良好，并要做好藥物防蠹等工作。除了改善保存條件之外，還需要在材料和制作技術上進行改善，而這一途徑目前尚待探索。在高科技飛速發(fā)展的現代，媒介手段日趨電子化、信息化，檔案資料不能只滿足于有幾本登記簿和圖錄，而應注意于針這些資料融匯到信息媒介的汪洋大海中去，打破時空界限，通過電腦上網流通。

三、檔案工作者知識和能力的培養(yǎng)

面對不斷發(fā)展的檔案工作的需要，要不斷加強檔案人員的業(yè)務能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。要不斷拓寬知識面，學習技術，學習相關領域的知識，開闊視野，整理專長技能，以提高工作能力。在加強檔案管理員政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案員真正做到“業(yè)務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務現實”理念；要選配工作責任心、事業(yè)心強的檔案工作人員來充實學院檔案工作崗位；增加智力投資，定期開展培訓，加強檔案人員自身業(yè)務建設。一方面學習檔案專業(yè)知識理論，另一方面學習現代化管理知識和先進技術設備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學院的檔案工作跟上辦公自動化步伐。使他們能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實實地做好檔案工作，為學院教學、科研和其他工作服務。

四、進一步加強檔案工作的建議

（一）加強檔案館建設。提高學院檔案服務功能進一步加強檔案基礎建設，擴大館藏能力，切實改善檔案保管條件。要把檔案資源建設作為重點任務，進一步豐富和優(yōu)化館藏，加強基礎業(yè)務建設，特別是要做好重點教學檔案工作，為檔案館充分發(fā)揮服務功能、更好地為滿足學院各方面需求提供基礎性保障。

（二）加強檔案利用工作。拓展學院檔案公共服務功能檔案工作在為領導決策、工作查考做好服務的同時，要主動、自覺地做好相關服務工作。要創(chuàng)新學校檔案服務工作思路，豐富服務手段，改善服務條件，提高服務水平。要積極主動地深入探索檔案信息資源的深度開發(fā)，大力拓展檔案館的公共服務功能，不斷提升檔案部門的服務能力。

（三）加強科技帶動作用。依靠科技加強檔案工作要集中優(yōu)勢力量和資金，對學院檔案工作中亟待解決的瓶頸問題進行重點研究，充分利用國內外先進的科研成果，進一步提高檔案工作的科技含量。要充分認識人才隊伍建設在檔案工作中的關鍵性作用，為檔案人才的成長進步和施展才能創(chuàng)造有利條件。