大數(shù)據(jù)時代科研檔案工作面臨的問題與對策淺議

文/中南大學(xué)檔案館　楊健康 周新宏

大數(shù)據(jù)時代科研檔案工作面臨的問題與對策淺議

文/中南大學(xué)檔案館楊健康 周新宏

為了推進大數(shù)據(jù)時代背景下我國科研檔案的管理，在分析了大數(shù)據(jù)時代科研檔案工作特點的基礎(chǔ)上，本文提出了大數(shù)據(jù)背景下科研檔案工作亟待解決的幾個問題：資金和技術(shù)投入問題，資源分散，難以利用的問題和信息安全問題。同時，提出加大資金投入力度，建設(shè)專業(yè)化人才隊伍；完善科研檔案制度，實現(xiàn)標準化管理；確保檔案信息的保密性；提高科研檔案信息的共享性和服務(wù)性等建議。

大數(shù)據(jù)時代；科研檔案；問題；對策

科研檔案，作為眾多科技檔案的一種，是在基礎(chǔ)調(diào)研、科研設(shè)計與科研項目實施等科研過程中直接形成的應(yīng)存檔的圖、文字、影像等文件資料。在科研工作中，科研檔案不僅能夠提供和分類快速檢索原始憑證，各種檔案文獻資料，確?？蒲姓n題的順利完成，而且還能夠為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的依據(jù)。隨著科學(xué)技術(shù)和社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，信息量急劇增長，近年來，大數(shù)據(jù)成為業(yè)界關(guān)注的焦點，并引發(fā)科研檔案管理的技術(shù)發(fā)展與變革。在大數(shù)據(jù)時代到來的新背景下，科研檔案管理工作正面臨新技術(shù)的挑戰(zhàn)，同時也是推動科研檔案現(xiàn)代化管理的重要契機。因此，思考和研究大數(shù)據(jù)時代科研檔案管理，使科研檔案能夠適應(yīng)新的時代背景，從而更好地發(fā)揮其在科研工作和科學(xué)社會發(fā)展過程中的重要作用。

一、大數(shù)據(jù)時代背景

世界著名咨詢公司的負責(zé)任人麥肯錫是最早提出“大數(shù)據(jù)”時代到來的人，麥肯錫曾經(jīng)說，“數(shù)據(jù)，已經(jīng)滲透到每一個行業(yè)在和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域，逐漸成為重要的生產(chǎn)因素；而人們對于海量數(shù)據(jù)的運用將預(yù)示著新一波生產(chǎn)率增長和消費者盈余浪潮的到來?！边@一概念被《華爾街日報》，《紐約時報》等專欄封面所引用。大數(shù)據(jù)主要指超過傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)處理能力的那些數(shù)據(jù)，其內(nèi)涵并不局限于數(shù)據(jù)規(guī)模，還涵蓋數(shù)據(jù)速度以及數(shù)據(jù)多樣性的區(qū)別，它具有種類多（Variety）、流量大（Velocity）、容量大（Volume）和價值高（Value）的特征，麥肯錫曾發(fā)表研究報告證明，在醫(yī)療、零售和制造業(yè)，大數(shù)據(jù)可以每年提高勞動生產(chǎn)率0.5 ～ 1 個百分點，大數(shù)據(jù)時代對科研事業(yè)發(fā)展和科技帶動下社會生活和經(jīng)濟發(fā)展中的作用也日益凸顯，更對新背景下科研檔案管理工作的開展提出了新的要求。如今，大數(shù)據(jù)時代背景下科研檔案的建設(shè)已成為全世界檔案界關(guān)注的熱點問題之一，如：美國出臺大數(shù)據(jù)研發(fā)計劃，法國投1150萬歐元研發(fā)大數(shù)據(jù)市場項目，韓國建開放型大數(shù)據(jù)中心等，在全國全世界范圍內(nèi)引起日漸廣泛的關(guān)注和日益深遠的社會效應(yīng)。但總體而言，科研檔案工作如何適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代這一新背景還處于初期摸索階段，還缺乏系統(tǒng)深入的理論研究和實踐經(jīng)驗的積累。因此，分析研究新背景下科研檔案工作的問題和應(yīng)對策略變得十分必要和迫切。

二、大數(shù)據(jù)時代科研檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）科研檔案管理和利用模式發(fā)生轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)時代不僅改變了傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，也改變了對科研檔案的傳統(tǒng)管理和利用模式。無紙化辦公等新時代下海量電子文件的累積使信息由傳統(tǒng)保存模式向數(shù)字形態(tài)轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字電子檔案館轉(zhuǎn)變。在大數(shù)據(jù)時代背景下，科研檔案管理和利用模式將必須有所改變。處理結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)分析方法，如因子分析等，因其難以挖掘出非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)中適應(yīng)新時代的有關(guān)信息，而將不再適用于海量非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)的挖掘處理。因此，大數(shù)據(jù)時代背景下，科研檔案管理工作將面臨技術(shù)上的轉(zhuǎn)變。

（二）科研檔案信息從數(shù)字化向智能化方向發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代背景下，適應(yīng)新背景的數(shù)字資料檔案館將得以建立。海量科研檔案數(shù)據(jù)以數(shù)字資源的形式被現(xiàn)代化的技術(shù)進行資源整合集成，形成一套完整的在線管理和標準數(shù)據(jù)服務(wù)體系。同時，當(dāng)科研檔案電子化為信息，并經(jīng)科學(xué)管理利用成為規(guī)律，便有了知識轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄艿幕A(chǔ)，從而以知識和產(chǎn)品的方式，在線可視化地為人類社會服務(wù)。大數(shù)據(jù)時代背景下，科研檔案的管理理念將由傳統(tǒng)的“藏”為主要目的轉(zhuǎn)變?yōu)橐浴坝谩睘橹饕康?，從?被動服務(wù)”的方式轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃臃?wù)”。同時，科研檔案管理將從資料管理收藏向科技知識管理的方向轉(zhuǎn)變，科研數(shù)據(jù)資料之間的聯(lián)系和數(shù)據(jù)內(nèi)在的潛在價值將得以更廣泛和更深入地挖掘。

三、大數(shù)據(jù)背景下科研檔案工作亟待解決的問題

目前，大數(shù)據(jù)時代背景下，科研檔案管理工作的探索在進行和積極推動中，但依然存在一些亟待解決的問題。

（一）科研檔案信息化建設(shè)的資金投入力度還不夠?？蒲袡n案信息化建設(shè)毫無疑問是一項龐大的系統(tǒng)工程。其推動和時間需要較高程度信息化現(xiàn)代化的軟件和硬件設(shè)施的支持，較規(guī)范的信息化標準體系等，這些都需要各方統(tǒng)籌并投入大量的資金。然而，由于傳統(tǒng)時代下觀念的偏差，對科研檔案管理工作數(shù)字化、信息化重要性的認識還不夠，建設(shè)經(jīng)費雖正逐年在改善，但整體仍達不到建設(shè)需求。

（二）科研檔案工作者服務(wù)理念仍然落后。檔案部門服務(wù)理念是檔案部門價值觀的凝結(jié)和提煉，它為檔案部門的發(fā)展指明方向、確定目標。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，傳統(tǒng)的物理檔案部門已逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案館，其服務(wù)理念也在不斷發(fā)生改變，從傳統(tǒng)的收集、保管檔案和提供查檔的傳統(tǒng)服務(wù)理念轉(zhuǎn)變?yōu)榛跀?shù)據(jù)的服務(wù)，以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)展開五個層次的服務(wù)，即檔案搜集、數(shù)據(jù)分析、信息處理、知識服務(wù)與智慧服務(wù)，圍繞這五個理念展開一體化服務(wù)。但由于科研檔案具有的保密性特征，使得檔案部門長期處于封閉狀態(tài)，科研檔案管理工作人員在檔案提供利用方式上仍然處于被動狀態(tài)，這種“重保管、輕利用”的陳舊思想觀念導(dǎo)致只有部分科研檔案信息的價值得以實現(xiàn)，大部分科研檔案信息的價值埋沒在檔案部門，成為“死檔”。另外，由于檔案部門工作人員信息開發(fā)意識不強，不能深度挖掘科研檔案信息資源中所蘊含的海量科研信息，導(dǎo)致科研檔案信息資源的價值不能完全實現(xiàn)，不能滿足檔案用戶對科研檔案的需求。

（三）科研檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)還不夠完善。大數(shù)據(jù)時代背景下，科研檔案信息資源的開發(fā)者不僅僅需要了解科研檔案方面的專業(yè)知識，也需要了解數(shù)據(jù)類型與結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)的利用與開發(fā)，多種數(shù)據(jù)的融合等計算機專業(yè)的知識，但是目前科研檔案管理人員了解的知識主要是對傳統(tǒng)檔案的管理，對計算機技術(shù)的了解較少，因此對檔案管理信息系統(tǒng)的運用能力不強，只能進行簡單的數(shù)據(jù)錄入與刪除等工作，難以解決技術(shù)上的系統(tǒng)問題和來自網(wǎng)絡(luò)的危險攻擊。計算機專業(yè)出身的人才雖然能夠解決信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的問題，但是缺乏對科研檔案知識的系統(tǒng)了解，其開發(fā)的檔案信息資源管理系統(tǒng)難以適應(yīng)科研檔案信息資源開發(fā)利用工作的需要。正是由于檔案館工作人員的知識結(jié)構(gòu)不合理，導(dǎo)致不能充分利用檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)科研檔案信息資源的價值，制約著大數(shù)據(jù)時代下科研檔案管理工作的發(fā)展。

（四）科研檔案信息化資源和反饋機制較分散，難以充分利用。盡管科研檔案信息化在逐步發(fā)展，各科研院所、單位及部門等大多有其各自信息門戶網(wǎng)站和信息管理系統(tǒng)，將累計生成海量的電子資料。但這些資料大多分散于各自所在單位或部門，并未及時集中管理，難以充分利用。且由于部分分散的各個部門對電子資料重視程度不夠，一定時長下也將丟失大量珍貴的科研資料，導(dǎo)致嚴重的資源浪費。另外，長期以來，檔案部門不太關(guān)注科研檔案用戶的信息需求，檔案科研用戶的信息需求也沒有及時傳達給檔案部門，這使得檔案部門與檔案用戶間缺乏有機的聯(lián)系，導(dǎo)致檔案部門開發(fā)出來的科研信息不一定是檔案用戶所需求的信息，造成信息開發(fā)與信息利用的不一致，投入與收益不成正比。

（五）科研檔案數(shù)字信息存在隱患。由于數(shù)字信息對計算機硬件和軟件設(shè)備的依賴，和數(shù)據(jù)自身的特點及局限性，使得科研檔案數(shù)字資料檔案館在建立的同時，也留下了數(shù)據(jù)安全性的隱患。網(wǎng)絡(luò)黑客與計算機病毒的攻擊等破壞因素以及設(shè)備故障，工作人員操作失誤等因素都使得科研檔案數(shù)字信息安全問題不容忽視。

四、大數(shù)據(jù)背景下加強科研檔案工作的對策

（一）進一步加大各項投入，夯實好科研檔案管理基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)，是大數(shù)據(jù)時代科研檔案信息利用的前提，首先要加強對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，在數(shù)字化過程中，不僅要加強對檔案目錄的數(shù)字化，便于檔案用戶的信息檢索，更重要的是對檔案內(nèi)容的數(shù)字化，才能使檔案用戶遠程使用科研檔案信息；其次，一方面，需充分認識到科研檔案管理的重要性，加大科研檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，加大硬件設(shè)施建設(shè)，同時，制訂好在線管理和標準數(shù)據(jù)服務(wù)體系，與時俱進的優(yōu)化和升級數(shù)據(jù)庫等軟件設(shè)施，營造較好的管理環(huán)境。另一方面，引進相關(guān)人才，加大人才培養(yǎng)力度，提高科研檔案管理工作從業(yè)人員的職業(yè)素質(zhì)和大數(shù)據(jù)時代背景下的職業(yè)認知，建設(shè)一支知識和專業(yè)結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)化隊伍。

（二）完善科研檔案制度，實現(xiàn)標準化管理。健全和完善科研檔案管理制度，為大數(shù)據(jù)時代背景下科研檔案的管理量身制訂一套嚴格但切實可行的規(guī)章制度，并闡明具體實施細則，尤其是電子類科研檔案，標準化各類科研檔案的管理，從而實現(xiàn)科研檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理。同時將科研檔案與科研計劃、科研課題和科研成果切實有效的進行有機結(jié)合協(xié)調(diào)發(fā)展各項管理，從而最大化科研檔案在科研工作的重要作用。同時，為彌補基層科研檔案丟失的保存不善，盡快補充和豐富科研檔案資源，并及時更新和收集整理分類各類科研資料的價值，并從結(jié)構(gòu)上進行優(yōu)化，實現(xiàn)科研檔案數(shù)量和質(zhì)量的雙重管理。

（三）確?？蒲袡n案信息的保密性。首先，在標準化各類科研檔案管理規(guī)則的同時，有重點有區(qū)分地針對部分涉及機密級重要科研成果的檔案，要建立嚴格的保密制度，嚴格限制其傳播范圍，確保其安全性和保密性，維護知識產(chǎn)權(quán)。其次，防止在科研檔案管理中出現(xiàn)非法傳播、盜用等侵權(quán)行為，注明各類檔案的保密級別和相應(yīng)的使用范圍。但是，另一方面，對于并不涉及重要機密，不侵犯知識產(chǎn)權(quán)的科研方案信息，則應(yīng)最大化的實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)公開，將此類科研成果傳播至相應(yīng)領(lǐng)域、行業(yè)和部門。同時，提高技術(shù)水平，并嚴格定期維護和升級，嚴格確保數(shù)據(jù)不受非法泄露和攻擊，將科研檔案信息安全的威脅降至最低。

（四）提高科研檔案信息的共享性和服務(wù)性。檔案的最終是為了實現(xiàn)資源和信息共享，為了將以知識和觀念為意識形態(tài)的科研成果轉(zhuǎn)化了直接服務(wù)社會的生產(chǎn)力，創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會福利。因此，完善科研檔案共享平臺，更主動、更開放、更全面地提供合適可共享級別的科研檔案信息服務(wù)。編制符合科研進程的系列專題資料，完善科研檔案查詢系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，主動提供多角度、多層次、快速準確、全方位的科研檔案信息，最大限度地讓科研檔案服務(wù)于各行各業(yè)科研工作人員和社會大眾。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代為科研檔案的收集、整理等管理工作帶了新的發(fā)展機遇，也讓科研檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。新背景下，我國科研檔案的管理仍存在一些問題，科研檔案的初期管理模式和特點暫時還不能完全適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代這一快速發(fā)展的背景。但是，隨著科研檔案資源的有效管理和數(shù)字信息技術(shù)的推進，大數(shù)據(jù)時代下科研檔案管理工作將能更快速、更全面地推動科學(xué)的傳播和社會的發(fā)展。

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本文系湖南省檔案科研計劃課題“基于長株潭一體化視域下高?？蒲袡n案資源整合共享策略研究”階段性成果，2016-H—13）