信息網(wǎng)絡(luò)的檔案個性化服務(wù)

文/兗礦國泰化工有限公司　劉曉丹

信息網(wǎng)絡(luò)的檔案個性化服務(wù)

文/兗礦國泰化工有限公司劉曉丹

本文主要從“信息網(wǎng)絡(luò)”環(huán)境出發(fā)，從網(wǎng)絡(luò)時代檔案服務(wù)的變革，檔案個性化服務(wù)以及建立數(shù)字化檔案的迫切需要三個方面闡述檔案的信息化建設(shè)。

信息網(wǎng)絡(luò)；個性化服務(wù)；數(shù)字化

目前，國內(nèi)許多單位的檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理工作自動化、檔案信息管理法制化。當前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強各項事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。

一、網(wǎng)絡(luò)時代檔案服務(wù)的變革

檔案服務(wù)主要是指檔案機構(gòu)，利用館藏優(yōu)勢，指導(dǎo)用戶利用檔案獲取檔案信息的過程。

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)主要是檔案人員坐等檔案用戶上門利用檔案的被動服務(wù)，這種服務(wù)方式是在我國長期的計劃體制下形成的，盡管在現(xiàn)代檔案服務(wù)的理念、方法和技術(shù)都發(fā)生了很大的變化，但是這種封閉、落后、被動的服務(wù)方式在檔案部門還廣泛存在，并直接導(dǎo)致了檔案利用效率低，利用效果欠佳的狀況。

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)對檔案和檔案工作的滲透和改造，特別是數(shù)字檔案館的應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式在檔案資源服務(wù)體系中只能占到很小的部分；一方面，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳播在時間、空間、速度和成本等方面都顯示出了無可比擬的優(yōu)越性；另一方面，網(wǎng)絡(luò)改變了現(xiàn)代人的生活方式，人們越來越依賴網(wǎng)絡(luò)來解決遇到的問題，網(wǎng)絡(luò)用戶開始在檔案用戶中占有很大的比重。

現(xiàn)代檔案用戶對檔案檢索的深度和廣度都提出了更高的要求。簡單的全宗介紹和目錄查詢，已經(jīng)不能滿足用戶的需要。對檔案全文信息的在線獲取已經(jīng)成為一個迫切的要求。檔案服務(wù)工作的環(huán)境發(fā)生了變革，電子文件的涌現(xiàn)、數(shù)字檔案館的應(yīng)用、檔案需求的多樣化，都推動著檔案服務(wù)模式的變革與創(chuàng)新。

二、檔案資源的個性化服務(wù)

所謂個性化服務(wù)是指一種能滿足用戶個體需求的服務(wù)方式。檔案信息服務(wù)和其他信息服務(wù)一樣都是面向用戶的服務(wù)，只有得到了用戶的肯定，才能獲得發(fā)展的空間。檔案信息資源的個性化服務(wù)措施，歸根到底是根據(jù)用戶利用檔案信息的行為特征、習(xí)慣和用戶的需求做出的。因此，檔案資源的個性化服務(wù)是以檔案用戶的需求為依據(jù)和核心的。

處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟時代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們的工作、學(xué)習(xí)和生活環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確的獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案管理部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

三、利用信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案數(shù)字化

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源。

信息技術(shù)的日新月異也給檔案工作帶來了新的研究課題——檔案數(shù)字化建設(shè)。目前，大多數(shù)檔案（室）館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的管理與傳播方式，即實施手工管理和以點到點的傳播，即便是經(jīng)過編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實現(xiàn)以點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達到網(wǎng)絡(luò)共享的程度。檔案信息資源的經(jīng)濟價值和社會價值也難以充分實現(xiàn)，更難適應(yīng)當代“數(shù)字化生存”的形勢。檔案原件數(shù)字化，對檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。其著眼點就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機存儲檔案信息，從而達到檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全。

檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容。以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為特征的信息科學(xué)技術(shù)是當代促進社會發(fā)展的最大推動力。檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)束語

檔案服務(wù)是檔案工作永恒的話題，檔案工作是以服務(wù)為中心的工作，服務(wù)的優(yōu)質(zhì)與否，將直接關(guān)系到檔案工作的對外形象和發(fā)展前途。只有搞好檔案服務(wù)工作，才能為檔案事業(yè)的發(fā)展鋪開道路。檔案服務(wù)中遇到的問題正是檔案事業(yè)發(fā)展中急需解決的問題，我們有責(zé)任去發(fā)現(xiàn)問題、研究問題、解決問題，有責(zé)任探索新的服務(wù)項目，使之適應(yīng)社會發(fā)展的需要。檔案部門只有為用戶準確、快速地提供本領(lǐng)域內(nèi)最權(quán)威信息服務(wù)，檔案工作才能獲得公眾的認可，才能獲得更進一步的發(fā)展空間。