關(guān)于人事檔案管理信息化的探究

文/中陜核工業(yè)集團(tuán)二一一大隊(duì)有限公司　劉嬋

關(guān)于人事檔案管理信息化的探究

文/中陜核工業(yè)集團(tuán)二一一大隊(duì)有限公司劉嬋

隨著時(shí)代的進(jìn)步，電子業(yè)的發(fā)展，人事檔案的利用率越來越高。因此，以系統(tǒng)理論為指導(dǎo),運(yùn)用當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，分析人事檔案信息化管理的障礙因素，進(jìn)行分析解剖,提出人事檔案信息化管理建議，使之更好地服務(wù)于社會(huì)。

人事檔案；電子；信息化；服務(wù)

檔案是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段的文明產(chǎn)物，人事檔案是人事管理活動(dòng)的重要依據(jù)，人事檔案信息化管理有利于提高人事檔案使用效果，它關(guān)系到每個(gè)人的利益，是我國人事檔案管理與世界接軌重要途徑。因此，通過信息化改變改善人事檔案管理，能更好地增強(qiáng)人事檔案管理的科學(xué)性。

一、關(guān)于人事檔案及信息化

人事檔案是以個(gè)人為單位按照規(guī)定組成的專卷，是由組織、人事、勞動(dòng)部門以現(xiàn)職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個(gè)人情況的文件材料所組成。它客觀地記錄了以往的歷史情況，是昨天的歷史紀(jì)錄。真實(shí)性是人事檔案的生命，能反映現(xiàn)實(shí)狀況，從建立之日起就是動(dòng)態(tài)的而不是靜止的。人事檔案在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)是保密的，人事檔案應(yīng)該完整系統(tǒng)，不宜對(duì)外開放。

人事檔案來源于人事管理活動(dòng)，我國人事制度產(chǎn)生很早，是隨著官吏選拔制度的健全而逐步發(fā)展的。如漢代產(chǎn)生了我國最早的人事檔案，魏晉南北朝時(shí)期產(chǎn)生了簿狀和譜牒。

新中國成立后，我國的人事檔案工作開始向正規(guī)化邁步，在中國共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)下，不斷進(jìn)行深化改革，自我完善，人事檔案管理體系已形成規(guī)模，并以為人事工作和其他工作服務(wù)為原則，為了人事檔案管理制度初步建立。隨著我國人事檔案工作的深入開展，適應(yīng)人事制度改革的需要，人事檔案工作者隊(duì)伍正日益壯大，注重對(duì)個(gè)人德、能、勤、績(jī)綜合材料的收集，使人事檔案發(fā)揮了應(yīng)有經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益。如今，信息經(jīng)濟(jì)已成為世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新動(dòng)力。為了充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，使得檔案信息快速地向數(shù)字化方向發(fā)展，解決好檔案的保存和利用的問題。在全球檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)一體化浪潮下，要求人事檔案必須采用新技術(shù)和手段，才能更好地發(fā)揮其作用，提高其管理水平。

二、 人事檔案信息化管理中出現(xiàn)的問題

國內(nèi)人事檔案的數(shù)字化處理始于2000年。從我國現(xiàn)狀來看，人事檔案信息化建設(shè)缺乏總體規(guī)劃。大面積鋪開檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)條件還存在困難，也有一定局限性，如信息量不足，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)缺少統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，受資金、人力等多方面條件限制，不能夠向紙質(zhì)檔案那樣翔實(shí)充分。

缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。引進(jìn)的系統(tǒng)軟件移植性差，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在使用過程中難免會(huì)出現(xiàn)很多問題，制約了人事檔案信息管理的發(fā)展。檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息化程度低，只能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的基本查詢功能，對(duì)于信息化的復(fù)雜技術(shù)顯得力不從心，尚達(dá)不到設(shè)計(jì)初衷。使得各個(gè)科室數(shù)據(jù)通用性能低下，另外，由于流動(dòng)人口多，導(dǎo)致“無頭檔案”的增多，嚴(yán)重阻礙了信息化管理進(jìn)程。

人事檔案材料在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中出現(xiàn)的各種各樣的安全問題也越來越令人擔(dān)憂，計(jì)算機(jī)安全管理問題越來越重要。網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)也變得更加嚴(yán)重和復(fù)雜，內(nèi)部網(wǎng)物理安全是整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的前提，因此需要加強(qiáng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)安全，防止局域網(wǎng)核心設(shè)備出現(xiàn)故障，防范黑客和病毒的攻擊，對(duì)不同系統(tǒng)應(yīng)用檢測(cè)安全漏洞采用相應(yīng)安全配置，必須采取相應(yīng)的安全措施。

目前，檔案隊(duì)伍中信息化人才隊(duì)伍建設(shè)滯后，無法適應(yīng)人事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展需要，與信息產(chǎn)業(yè)可持續(xù)發(fā)展對(duì)人才需求不對(duì)稱，不少檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化知之甚少，且現(xiàn)有信息化人才還在大量地流失，全員信息化素養(yǎng)有待提高，尤其是復(fù)合型人才嚴(yán)重匱乏，嚴(yán)重制約了我國人事工作改革的深入進(jìn)行。具體地說，信息化人才培訓(xùn)多而能取得實(shí)效培訓(xùn)少，信息化人才緊缺與培訓(xùn)相對(duì)不足的矛盾，學(xué)歷教育與職業(yè)培訓(xùn)之間的矛盾，參與檔案信息化人才培訓(xùn)的教師，參加培訓(xùn)的檔案工作人員存在著各種動(dòng)機(jī)，成為必須考慮的問題。

三、人事檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)建議

首先，可以采用社會(huì)化開放式人事檔案管理模式，使其更具有社會(huì)性，充分實(shí)現(xiàn)社會(huì)公共管理，可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)。更有利于人才流動(dòng)，人盡其才，把不屬于個(gè)人隱私的內(nèi)容采用網(wǎng)絡(luò)化管理，有利于人事檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化。

其次， 建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高科學(xué)性、高效性和超前性。加快人事檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，提高數(shù)據(jù)的利用率。需要強(qiáng)調(diào)的是，要重視人事檔案信息安全保密問題，培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才，真正做到有法可依，有章可循，適應(yīng)人事檔案信息化、數(shù)字化管理的需要。

第三，建立檔案信息網(wǎng)站，根據(jù)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的實(shí)際情況，提高檔案采集的效率。為了保證系統(tǒng)安全可靠地運(yùn)行，在這每一個(gè)子系統(tǒng)中，引入了一個(gè)數(shù)據(jù)備份服務(wù)器，為組織工作提供快捷、精確的信息。

最后， 提高工作人員素質(zhì)和水平。要具備較好的政治素質(zhì)和良好的保密意識(shí)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，必須學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作檔案信息，對(duì)所管人事檔案的內(nèi)容了如指掌，培養(yǎng)出一支過硬的檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍，提高人事檔案工作者的整體素質(zhì)。人事檔案工作人員自身一定要增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的緊迫感，成為合格的檔案信息化建設(shè)人才，以適應(yīng)當(dāng)今人事檔案管理工作的實(shí)際需要。

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