事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)困境及對(duì)策

文/吉林省疾病預(yù)防控制中心　孟爽

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)困境及對(duì)策

文/吉林省疾病預(yù)防控制中心孟爽

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)正在逐漸融入人們的工作和生活中，特別是事業(yè)單位的檔案管理，隨著檔案信息、內(nèi)容的日益豐富，僅靠紙質(zhì)憑證存儲(chǔ)，不但容易損壞、變質(zhì)，也增加了檔案管理成本，因此，完善事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)，已成為事業(yè)單位電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容。本文對(duì)當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中面臨的困境進(jìn)行探討，并提出有效的應(yīng)對(duì)策略，以供參考。

事業(yè)單位；檔案信息化；困境；對(duì)策

檔案的管理工作對(duì)每個(gè)單位都十分重要，特別是事業(yè)單位，其檔案信息具有重要的保存價(jià)值。接下來筆者就事業(yè)檔案信息化建設(shè)中面臨的困境以及解決對(duì)策進(jìn)行探討，以期為事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)提供有效的建議。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理面臨的困境

（一）缺乏專業(yè)的管理人才。當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人才，部分管理人員從未接受過檔案信息化的培訓(xùn)，導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)的過程中，常常存在工作誤差，不能有效發(fā)揮檔案信息化管理的作用。而部分事業(yè)單位甚至沒有專門的檔案管理人員，而是由其他人員兼任，致使檔案信息化的工作中，不僅不能順利進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)，還造成許多檔案人員工作時(shí)敷衍了事，缺乏必要的責(zé)任心與耐心做好檔案信息化建設(shè)，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)過程中的問題。

（二）缺乏完善的離職交接制度。當(dāng)今社會(huì)很少有人能在一個(gè)崗位上工作至退休，特別是事業(yè)單位，其人員換屆更是有制度性。因此，檔案管理人員的離職交接一直是檔案管理部門面臨的一大困境，尤其是突發(fā)性離職，如檔案管理人員離職、出國(guó)學(xué)習(xí)、生病等突發(fā)狀況，都會(huì)對(duì)檔案管理工作造成極大的影響。由于目前多數(shù)檔案管理部門缺乏完善的交接制度，導(dǎo)致檔案管理人員在離職工作交接時(shí)，不能有章可循，而造成許多檔案變成“棄檔”“死檔”，給事業(yè)單位造成嚴(yán)重?fù)p失。

（三）在檔案信息管理上缺乏有效的措施。保管好檔案信息是檔案管理的重要內(nèi)容，雖然電子檔案已越來越普及，但是涉及機(jī)密、重要的檔案信息，還應(yīng)同時(shí)采用紙質(zhì)檔案的方式管理備案。然而當(dāng)前事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)以后，針對(duì)重要、機(jī)密檔案的備案缺乏有效措施，造成紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理制度不銜接，以致造成許多檔案丟失、損壞。而在查找使用中不能充分發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值，極大阻礙了事業(yè)單位檔案信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

（四）缺少高科技管理和保護(hù)檔案的意識(shí)。隨著社會(huì)的進(jìn)步，事業(yè)單位舊的檔案管理方式和設(shè)備已無法適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展。然而當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位，還未認(rèn)識(shí)到該問題的嚴(yán)重性，導(dǎo)致在日常管理中多數(shù)事業(yè)單位的檔案信息不能及時(shí)更新，或是更新速度很緩慢。同時(shí)，事業(yè)單位也未根據(jù)社會(huì)發(fā)展以及工作需求引進(jìn)高科技設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行管理和修復(fù)，其對(duì)檔案的信息的保護(hù)意識(shí)還很弱。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘。作為檔案信息化建設(shè)的執(zhí)行者，檔案管理人員專業(yè)水平的高低直接影響了信息化建設(shè)的程度。因此，要進(jìn)一步完善事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)其檔案管理人員的招聘與培訓(xùn)非常關(guān)鍵。第一，應(yīng)該定期安排檔案管理人員進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的培訓(xùn)，加強(qiáng)其專業(yè)技能，使其認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性；第二，對(duì)外招聘優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，為單位引入新鮮血液，加快事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，以提高其檔案管理人員的專業(yè)技能和知識(shí)，使事業(yè)單位的檔案管理跟上時(shí)代的發(fā)展。

（二）做好檔案管理人員的離職交接工作。事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理人員的離職交接做出嚴(yán)格規(guī)定，以使交接工作做到有章可循。如事業(yè)單位的工作人員因特定原因需離開崗位時(shí)，要在臨走前做好檔案的交接并留下聯(lián)系方式，以方便原單位發(fā)現(xiàn)問題時(shí)能及時(shí)聯(lián)系。同時(shí)，還應(yīng)做好交接工作的書面?zhèn)渥?，以區(qū)分工作責(zé)任，方便日后查閱。

（三）做好檔案信息的更新管理。由于事業(yè)單位時(shí)刻都可能有新變動(dòng)，因此，事業(yè)單位的檔案管理人員，需要及時(shí)收集新的檔案信息，不斷充實(shí)和完善檔案信息庫。同時(shí)根據(jù)事業(yè)單位的需求，及時(shí)更換落后的設(shè)備，引入先進(jìn)設(shè)備來管理檔案，為完善檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，從根本上加快事業(yè)單位收集信息的速度，更好地服務(wù)于單位。

（四）建立自身的檔案信息化管理規(guī)則。進(jìn)一步完善檔案信息化的建設(shè)，制定一定的檔案管理規(guī)則就非常重要。因?yàn)槿魏喂芾砉ぷ鳎茧x不開對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度。所以在事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，逐步形成和完善自身的管理規(guī)則，應(yīng)采取科學(xué)有效的方式促進(jìn)檔案信息化的建設(shè)，以最小的人力、財(cái)力、物力管理更多的檔案，唯有此才能真正加快檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

三、結(jié)語

綜上所述，我們更清楚地認(rèn)識(shí)到，檔案信息作為事業(yè)單位分析決策的重要依據(jù)，在事業(yè)單位工作中占有十分重要的地位。因此，如何完善事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，將其真正落實(shí)到事業(yè)單位的日常章程中，是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的首要工作，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

［1］李萍，胡曉艷.對(duì)事業(yè)單位“流動(dòng)編”人員人事檔案管理的幾點(diǎn)思考［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2008（06）.

［2］孫艷平.論事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)［J］.科技咨詢導(dǎo)報(bào)，2007（21）.

［3］張青玉.檔案信息化建設(shè)的問題與對(duì)策［J］.蘭臺(tái)世界，2005（09）.